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하자보수비 요청하는 공문서를 건설공제 조합에 보내려고 합니다.

서식/양식 > 행정민원서식 > 신규행정서식
등록자 ql**jdals 사용목적 건설공제조합에 보내는 협조문 등록일 2008-08-27
질문
저는 경기도 성남시 중원구 상대원 5026번지 주상복합 아파트에 살고 있는 주민대표입니다.

지은지 3년 되었습니다. 저희가 관리를 인수인계 받은것은 준공이 떨어지고 1년5개월이 지나서였구요. 그때부터 하자가 많이생겨 건설회사에 하자보수에 관한 공문도 보내고 내용증명도 보내고 전화도하고 그때마다 오기는 하는데 완벽하게 해준건 없습니다.

그래서 건설공제조합에 하자보수비 신청을 하였는데 건설회사에 연락을 보내는지 그때마다 오기는 합니다. 하지만 근본적인 하자보수는 안해줍니다. 그리고 시간만 흐르고 있구요.

따라서 저희가 할 수있는 길은 건설공제조합 담당자가 와서보고 해결해주던지 아니면 건설회사에서 하자보수를 정확하게 하게하던지 아니면 하자보수비를 저희에게 줘서 하자보수를 하게하던지 요청하는 공문서를 건설공제 조합에 보내려고 합니다.

작성요령을 가르쳐 주시면 정말 감사하겠습니다.
감사합니다.
답변

안녕하세요~
예스폼 정보운영자입니다.

문의주신 하자보수비를 요청하는 공문으로는 일반적인 공문서 양식에 요청하시고자 하는 내용에 대해 기재하시어 관련기관에 제출해 보시기 바라오며 관련서식에는 공문서와 요청과 관련된 문서서식을 안내해 드리오니 참고하시기 바랍니다.

저희 예스폼을 이용해 주셔서 감사드립니다.



이 답변은 예스폼 서식 전문가 류은경 상담역이 답변하였습니다. 회계/세무/인사
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[공문서] 공문서 작성요령

1. 공문서의 개념

문서의 문자 또는 기호를 사용하여 어떤 특정인의 구체적 의사를 연속적인 상태로 표시한 것이라 할 수 있다. 기관의 정책사항은 그 기관의 의사의 결정․표시로서 나타나며, 기관의 의사는 특별한 경우를 제외하고는 문서의 형태로 표시되는데, 이것이 곧 공문서이다.

공문서는 각급 기관이 그 직무상 작성․시행․보존하는 등 행정기관의 활동과정에서 생산된다. 따라서 공문서가 유효하게 성립되기 위한 일반적 요건은 다음과 같다.

1) 당해 기관의 의사표시가 명확하게 표시될 것

2) 내용적으로 위법․부당하거나 시행 불가능한 사항이 없을 것

3) 당해 기관의 권한 내 사항 중에서 작성될 것

4) 법령에 규정된 절차에 따라 형식이 정리될 것

2. 문서의 필요성

'모든 사무는 문서에서 시작하여 문서로서 끝난다.'고 할 수 있다.
오늘날 사무자동화기기 등 사무활동 매체가 급격히 발전하고 있으나 기본적인 매체는 역시 문서인 것이다.

문서의 주요기능은 의사전달과 의사보존이라고 할 수 있으며, 일반적으로 다음과 같은 경우 문서가 필요하다.

1) 내용이 복잡하여 문서가 없이는 당해 업무의 처리가 곤란할 때

2) 사무처리결과의 증빙자료로서 문서가 필요할 때

3) 사무처리의 형식상 또는 체제상 문서의 형식이 필요할 때

4) 사무처리에 대한 의사유통이 대화로는 불충분하여 문서에 의한 소통이 필요할 때

5) 사무처리의 결과를 일정 기간 동안 보존할 필요가 있을 때

3. 문서처리의 원칙

1) 즉일처리의 원칙

문서는 내용 또는 성질에 따라 그 처리기간이나 방법이 다를 수 있으나 효율적인 업무수행을 위하여 그날로 처리하는 것이 바람직하다.

2) 책임처리의 원칙

문서는 여러 단계를 거쳐 처리되므로 정해진 사무분장에 따라 각자가 직무의 범위 내에서 책임을 가지고 관계규정에 따라 신속․정확하게 처리하여야 한다. 문서처리에 있어서 어느 선까지 결재를 받을 것인가 또는 내용에 따라 과와의 관련성 등을 고려하여 필요한 조치를 하여야 하며, 문서시행 후 기관내부의 다른 과와 의사불일치로 인하여 행정업무 추진의 통일성․일관성 이 결여되지 않도록 하여야 한다.

3) 법령적합의 원칙

문서는 법령의 규정에 따라 일정한 형식 및 요건을 갖추어야 함은 물론 권한 있는 자에 의해 작성․처리되어야 한다. 따라서 중요한 요건을 결함으로써 문서의 신뢰성을 저해하거나 법령위반 등의 문제가 발생하지 않도록 하여야 한다.

4. 용지의 여백

문서의 편철 및 관리상의 필요에 의하여 용지에 일정한 여백을 둔다.

* 문서의 여백

1) 위로부터 3㎝

2) 왼쪽으로 부터 2㎝

3) 오른쪽으로 부터 1.5㎝

4) 아래로 부터 1.5㎝

5. 문서의 용어

1) 글 자 : 쉽고 간명하게 한글로 작성하되 한글맞춤법에 따라 가로로 쓴다.

2) 숫 자 : 아라비아 숫자를 쓴다.

3) 연 호 : 서기연호를 쓰되 '서기'는 표시하지 않는다.

4) 날 짜 : 숫자로 표시하되 연, 월, 일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점(.)을 찍어 표시한다.
( 예시 : 1998. 12. 13)

5) 시 분 : 24시각에 따라 숫자로 표시하되 시․분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점(:)을 찍어 구분한다.
( 예시 : 오후 3시 20분----- 15:20)

6. 항목의 구분

1) 각 항목의 표시위치 및 띄우기

가) 첫째 항복부호는 제목의 첫 글자와 같은 위치에서 시작하고, 그 다음 항목부터는 바로 앞 항목의 위치로부터 2타(즉, 영문과 숫자 2자, 한글로 1자)씩 오른쪽에서 시작한다.

나) 항목부호와 그 항목의 내용 사이에는 1타를 띄운다.

* 항목구분의 예

(예시 : 항목의 구분, 표시위치 및 띄우기)

수신# @@@ 장관

참조# @@@@ 과장

제목# 문서작성요령

1. * 문서작성 @@@@@@@@@@@@@@@@@@@@@ (첫째 항목)

가. * 문서작성 @@@@@@@@@@@@@@@@@@@ (둘째 항목)

(1) * 문서작성 @@@@@@@@@@@@@@@@@ (셋째 항목)

(가) * 문서작성 @@@@@@@@@@@@@@@ (넷째 항목)

1) * 문서작성 @@@@@@@@@@@@@@@ (다섯째 항목)

가) * 문서작성 @@@@@@@@@@@@@ (여섯째 항목)

참고 : #표시는 2타(한글1자), *표시는 1타(숫자 1자)를 띄움.

* 하나의 본문 아래 항목구분 예

(예시 : 항목의 구분, 표시위치 및 띄우기)

수신# @@@@@

참조# @@@@@

제목# 문서관리교육 실시

# # # 문서관리교육을 다음과 같이 실시하오니 참석하여 주시기 바랍니다.

# # # 1. * 일 시 : 1998년 12월 10일 (월) 13:00

# # # 2. * 장 소 : 회의실

# # # 3. * 참석대상 : 일반행정 실무자. # 끝.

참고 : #표시는 2타(한글1자), *표시는 1타(숫자 1자)를 띄움.

7. 문서의 '끝' 표시

1) 본문이 끝났을 경우 1자 띄우고 '끝'자를 쓴다.

2) 첨부물이 있는 때에는 첨부의 표시를 한 다음에 1자 띄우고 '끝'자를 쓴다.

3) 본문 또는 첨부의 표시문이 오른쪽 한계선에서 끝났을 경우 다음 줄의 왼쪽 기본선에서1자 띄우고 '끝'자를 표시한다.

4) 기재사항이 서식의 중간에서 끝나는 경우는 기재사항 마지막자 다음에 '이하 빈칸' 표시를 하며, 기재사항이 서식의 마지막까지 작성되는 경우에는 칸 밖의 오른쪽 아래에 '끝'자를 표시한다.

8. 첨부물의 표시

1) 문서에 서식, 금전, 유가증권, 참고서류 기타 물품이 첨부될 때에는 본문이 끝난 다음 줄에 첨부의 표시를 한다.

( 예 시)

(본 문) ---------------------------------------------------------- @@@ 하시기 바랍니다.

첨 부 # 1.* @@@ 계획서 1부.

2.* @@@ 서류 1부. # 끝.

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