직장인들은 일을 하다 보면 자기 생각을 다른 사람에게 전달하고 업무나 정보를 공유해야 할 때가 많습니다. 이때 사용할 수 있는 가장 편리한 도구가 바로 이메일입니다. 업무상 중요한 내용과 의사결정에 필요한 내용 등은 반드시 이메일을 통해 소통한다고 볼 수 있습니다. 전날 퇴근 이후부터 수신된 메일 내용을 살펴보면서 오늘 할 업무를 정리하기도 하고, 이슈사항이 있다면 발 빠르게 대처하기도 합니다. 그만큼 비즈니스에서 이메일이 아주 중요한 역할을 한다고 볼 수 있는데요. 그래서 오늘은 직장인의 필수 의사소통 도구인 이메일을 보다 효과적으로 작성하는 기법에 대해 알아보도록 하겠습니다.


비즈니스 이메일 작성의 중요성


이메일은 글을 남기는 기록 매체입니다. 간혹 이메일 내용에 문제가 생겨 곤란한 경우도 생깁니다. 글로 감정을 충분히 표현하기는 쉽지 않고 표현을 잘못하면 오해가 생기기 쉽기 때문입니다. 그런 의미에서 대화는 오해가 생기면 바로 풀 수 있기에 서로 이해하는 폭이 크다고 할 수 있습니다. 따라서 직장에서 비즈니스로 쓰는 이메일은 오해가 덜하도록 이성적으로 사용하는 게 좋습니다. 즉, 설명과 설득을 목적으로 쓰면 됩니다. 설명은 업무와 상황을 보고하고, 정보를 공유합니다. 설득은 어떤 주제에 대해 의견을 교환하고 토의를 바탕으로 합니다. 직장인에게 편리한 이메일은 잘 쓰면 약이 될 수 있지만, 잘 못 쓰면 독이 될 수 있으므로 비즈니스 이메일 작성 기법을 숙지하여 이메일을 작성하는 것이 좋습니다.

비즈니스 이메일의 기본 예절


1. 제목을 명확하게

비즈니스 메일에서 가장 중요한 부분은 바로 제목입니다. 사실 이메일 만에 국한되어 있는 것은 아닌데요. 기획안, 제안서, 보고서 등 어떤 업무 행위에도 제목은 모든 내용을 함축하는 역할을 충분히 소화해야 합니다. 또한, 낚시성의 제목을 활용하는 것은 지양해야 합니다. 자극적이거나 긴급을 요구하는 것처럼 제목을 넣고 막상 내용을 보면 제목과는 다른 내용인 것을 의미하는데요. 이런 낚시성 제목은 바쁜 상대방에게 내용 전달 실패는 물론 오히려 역효과를 낼 수 있는 행동입니다. 이메일을 통해 긴급하고 중요한 내용이 담긴 내용을 전달하고자 한다면 함축적이고 정리된 단어와 문장으로 긴급한 내용 자체를 제목에 노출하는 것이 현명한 방법입니다.

2. 내용은 두괄식으로

일반적인 상황을 보면 내용을 길게 나열해 상대방이 집중하지 못하고, 또 어떤 내용인지 이해가 되지 않아 결국 전화를 하는 경우도 종종 있습니다. 그 때문에 짧은 인사 후에 이 이메일의 목적이 무엇인지 총체적인 내용을 한 두 줄로 명확히 요약한 후 내용을 서술하는 것이 효과적입니다. 만약 제안이나 요청 내용이 다수인 경우에는 번호를 매겨 사용하는 것도 좋은 전달 방법입니다. 이 경우는 내용을 보다 명확하고 간결하게, 논리적으로 표현하는 데 아주 효과적입니다.

3. 인사는 간결하게

인사는 최대한 짧고 간결하게 하는 것이 좋습니다. 친근함을 표시하기 위해 쓸데없는 문구를 집어넣기 보다는 메일의 목적에 집중할 수 있도록 하는 것입니다. 의례적이고 딱딱해 보일 수 있지만 길고 장황한 인사보다 짧고 굵은 인사가 비교적 내용에 힘을 실어 준다는 사실은 잊지 않았으면 합니다.

4. 사담은 마지막에

보통 비즈니스 관계라도 친한 관계라면 메일 내용에 이런저런 사담을 하는 경우가 많습니다. 하지만 메일에서도 공과 사는 명확히 구분 지을 필요가 있습니다. 사담에 집중하다 보니 정작 중요한 제안사항이나 요청사항을 정확히 이해하지 못하거나 혹은 중요성을 깨닫지 못하는 경우가 종종 생기기 때문인데요. 일단 사담이라면 비즈니스 메일에서는 삼가는 것이 가장 좋습니다. 하지만 굳이 해야 한다면 중요한 내용을 먼저 써넣고 끝인사 후에 가볍게 전달하는 방법을 권해드립니다.

5. 이모티콘을 자제하라

최근 들어 많은 문제가 되고 있는 사항입니다. 사실 적당한 이모티콘 사용은 메일의 내용을 지루하지 않게 하는 순기능적인 역할을 하기도 합니다. 하지만 과도한 이모티콘 사용은 제안 혹은 요청사항의 이미지와 신뢰성을 떨어뜨리게 됩니다. 따라서 이모티콘은 최대한 자제하도록 하는 것이 좋습니다.


비즈니스 이메일 작성 기법


1. 나를 소개하기

직장인으로서 자신을 보여주는 것에는 명함, 휴대전화 번호, 첫인상 등 다양하지만, 일면식 없는 거래처 직원에게 자신을 보여주는 것은 '이메일 주소'와 이메일에 삽입된 '서명'입니다. 특히, 명함을 보고 이메일을 보내려는 사람이나 이메일에 답장하는 사람에게 자신의 존재를 각인시키기 위해서는 자신을 가장 잘 보여주는 이메일 주소를 가지고 있어야 합니다. 보편적으로 이름이나, 이름의 약자를 비즈니스 이메일 주소로 바로 사용하곤 하는데, 이때 인상적인 문구를 함께 조합한다면 훨씬 경쟁력이 있습니다. 그뿐만 아니라 메일에 항상 삽입되는 '서명' 역시 이메일 작성 기법에서 굉장히 중요한 부분을 차지하는데요. 메일 외에 회신을 줄 수 있도록 이름, 전화번호, 주소를 포함하는 것은 물론, 자신을 보여주는 좌우명이나 인상 깊은 문구를 넣어두는 것이 좋습니다.

2. 핵심을 요약하기

직장인은 하루에도 여러 건의 이메일이 수신되기 때문에 메일함에 메일이 금세 쌓이고, 그러다 보니 필요한 내용을 찾기 위해 이메일 검색을 자주 하게 됩니다. 이때, 원하는 정보를 쉽게 찾을 수 있도록 이메일 제목과 첨부 파일 제목만 보고도 내용이 무엇인지 알 수 있도록 핵심을 요약하는 것이 좋습니다. 비즈니스 이메일은 제목이 중요하다 보니, 하나의 메일에 여러 가지의 업무 내용을 담기보다는 업무 내용이 달라진다면 아예 이메일을 새롭게 쓰는 것이 좋습니다. 그리고 이메일 내용이 길어진다 싶으면 서론 부문에 내용을 요약하여 정리하여 보여주고, 이후 자세한 내용을 써 내려가는 것이 좋습니다.

3. 참조 활용하기

직장에서 근무하다 보면 자신에게 주어진 업무는 하나라 할지라도 그 업무에 관련된 사람은 여러 명일 수 있습니다. 이를테면, 자신이 작성한 보고서를 보내야 할 곳은 거래처 직원 단 한 사람뿐이지만 이 업무가 어떻게 진행되고 있는지 프로세스를 파악해야 할 사람은 직속상사입니다. 그렇기에 보고서를 메일로 보낼 때, 거래처 직원을 수신인(To)으로 지정하고 직장상사는 참조인(cc)으로 지정하여 메일을 보내는 것이 좋습니다. 이때, 거래처 직원에게 직장상사의 이메일을 굳이 알려 줄 필요가 없다면, 직장상사를 숨은 참조인(bcc)으로 설정하여 이메일 주소를 숨기는 것도 중요한 이메일 작성 기법입니다.

4. 파일 첨부하기

이메일을 작성하다 보면, 단 몇 줄로 메일내용이 끝나는 경우도 있고 회신내용이 복잡하여 메일 본문 자체가 하나의 보고서처럼 길어지는 경우도 있습니다. 그뿐만 아니라 텍스트로는 전달이 어려워 오피스 프로그램을 이용해 문서를 작성하고 그 파일을 메일에 첨부하기도 합니다. 하지만 이때 메일 내용을 작성해놓고 정작 중요한 첨부 파일을 빠트려 다시 메일을 보내야 하는 경우가 종종 생기기도 합니다. 따라서 이때 메일 작성화면을 열고 가장 먼저 해야 할 일은 파일을 첨부하는 것입니다. 메일 작성화면을 열고 가장 먼저 파일을 첨부했다 하더라도 혹시 잘못된 파일을 선택했거나, 오타가 났을 수 있으니 발송 전 다시 한 번 확인하는 것이 좋습니다.

5. 신속하게 답장하기

급한 업무가 아니더라도 자신에게 수신된 메일은 그 내용이 확인되는 대로 신속하게 답장하는 것이 예의입니다. 본인에겐 중요하지 않은 업무라 하더라도 메일을 받는 당사자에겐 급한 일일 수 있기 때문입니다. 하지만 이메일 내용을 확인하는데 시간이 소요되어 답변이 늦어지는 경우도 생길 수 있습니다. 이때는 수신자가 원하는 답변 내용이 아니라 할지라도 '이러한 사정 때문에 답변이 늦어져서 죄송하며, 언제까지 답변을 드리겠다.'는 메일로 답장하는 것이 예의 있는 이메일 작성 기법입니다.



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2017. 07. 27 (목)

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