직장인 업무보고 노하우 - 예스폼 서식 이슈

직장인이라면 하루에도 몇 번씩 상사의 지시나 명령에 따라 업무를 진행하고 그 결과를 보고하게 됩니다. 지시와 보고는 직장생활에선 빠질 수 없는 부분이고, 이에 대한 보고가 반드시 뒤따라야 하는데요. 특히 자신의 판단만으로 일을 진행하기 어려운 경우도 있어 상사에게 보고함으로써 새로운 지시와 명령을 받고 그에 따라 일을 진행하게 됩니다. 보고의 목적과 종류에 따라 다양한 방법이 있겠지만, 공통으로 상사에게 칭찬받는 업무 보고 노하우를 정리해보았습니다.

보고란?

보고란 조직 내에서 상하 계층 간이나 부서 상호 간 또는 기관 상호 간에 법령의 규정 또는 지시나 명령 때문에 구두, 전화, 전신, 서면 등으로 일정한 의사 또는 자료를 전달하는 과정을 말합니다. 일반적으로 하급자가 상급자에게 일정한 의사전달을 하는 경우 보고라 하며, 동일직급이나 동급의 부서 간 또는 기관 간 수평적 관계에서의 일정한 의사전달 과정은 통보라는 용어를 사용합니다.

보고의 원칙

1. 즉시 보고

문제를 발견하면 발견 즉시 직장 상사나 부서장에게 알리는 것이 중요합니다. 문제가 발생했을 때 문제를 과소평가하여 늑장보고를 하거나, 보고 후에 일이 늘어날 것을 생각하여 보고하지 않으면 더 큰 문제를 불러올 수 있게 됩니다. 최초에는 간단하게 문제 발생 사실을 보고하고, 이차적으로 해당 문제에 대한 경과나 피해 상황 등을 보고하며, 마지막으로 전반적인 내용에 대해 보고해야 합니다.

2. 동시 보고

급한 문제가 발생했는데 부서원들끼리 정보 공유가 제대로 되지 않는다면 상황을 반복하여 설명하게 되어 문제 해결까지 많은 시간이 소요됩니다. 이런 문제를 해결하기 위해서는 문제 발생 시에 최초에 관련 부서들에도 동시에 통보를 해주는 것이 중요합니다.

3. 무격식 보고

문제가 발생했는데 보고서를 작성하다 초동조치를 제대로 못 한다면 회사에는 더 큰 손실을 불러올 수 있습니다. 일단 주요 문제가 발생했다면, 전화나 문자메시지, 이메일 등을 활용하여 빠르게 보고하는 것이 중요합니다.

구두 보고와 문서 보고

보고의 방법에는 구두에 의한 것과 문서에 의한 것이 있습니다. 대체로 급한 경우와 간결하게 끝내야 할 경우 구두로 보고하고, 내용이 복잡하거나 숫자나 지표가 필요한 경우 문서로 보고합니다.

1. 구두 보고

- 일상 업무의 진행 상황을 보고할 때
- 긴급을 필요로 할 때
- 업무수행 중 실수했을 때
- 다른 부서에 연락이나 보고할 때
- 외출 중 급한 일이 생겼을 때

2. 문서보고

- 문서로 보고할 것을 지시받았을
- 내용이 구두로 보고하기에는 적합하지 않을 때
- 내용이 회람, 기록, 보관을 해야 할 때
- 보고 내용에 숫자나 지표가 필요할 때

업무보고 노하우

보고의 방법에는 구두에 의한 것과 문서에 의한 것이 있습니다. 대체로 급한 경우와 간결하게 끝내야 할 경우 구두로 보고하고, 내용이 복잡하거나 숫자나 지표가 필요한 경우 문서로 보고합니다.

1. 신속함

첫 번째 업무보고 노하우는 신속함입니다. 업무보고의 목적은 업무의 진행과정을 공유하는 것으로, 해당 과정이 지나고 난 뒤 보고하는 것은 아무런 의미가 없습니다. 따라서 과정마다 이슈가 발생했을 때 바로 보고하는 신속함이 필요합니다. 특히, 많은 직장인이 부정적인 이슈가 발생한 업무에 대해서 보고하는 것을 두려워하지만, 사실 긍정적인 이슈보다 더 빨리 보고해야 하는 것이 바로 부정적인 이슈에 대한 보고입니다. 부정적인 이슈에 대한 신속한 업무보고는 문제점을 바로잡고 개선하는 데 큰 역할을 한다는 점을 명심해야 합니다.

2. 결과보고

두 번째 업무보고 노하우는 결과에 대한 보고입니다. 보고자는 일의 과정에 대해 말하고 싶겠지만, 보고받는 상사가 가장 알고 싶어하는 내용은 일의 결과입니다. 여러 가지 일을 검토하고 지시해야 하는 상사로서는 바쁜 업무 중에 부하 직원의 보고를 받는 것이므로, 보고할 때는 결론부터 서술하는 습관을 들여야 합니다.

3. 객관성

세 번째 업무보고 노하우는 본인의 주관을 배제한 객관적인 보고입니다. 특히 신입사원들이 업무보고를 하면서 주관적인 의견과 객관적 사실을 혼동하여 복합적으로 사용하는데, 이것은 업무 진행에 큰 문제를 불러올 수 있습니다. 주관적인 의견이 포함된 내용을 객관적 사실인 것처럼 보고할 경우 향후 업무에 대한 정확한 판단과 효과적인 전략을 구성하는 데 방해가 될 수 있으므로 보고할 때는 의견과 객관적 사실을 정확하게 구분하여야 합니다.

4. 중간보고

네 번째 업무보고 노하우는 중간보고의 필요성을 인지하는 것입니다. 복잡하고 장기간 지속되는 프로젝트의 경우 중간보고의 필요성과 중요성이 더욱 커집니다. 특정 이슈가 발생했을 때 또는 계획에 차질이 생겼을 때 신속하게 중간보고를 하는 것이 기본이며, 꼭 장기간 소요되는 프로젝트가 아니더라도 직장상사가 원활한 업무과정 확인을 위해서라도 중간보고는 진행되어야 합니다. 별다른 이슈 없이 계획대로 업무가 진행된다고 하더라도 정기적으로 중간보고를 하면 업무를 성실하게 이행하고 있다는 표현이 될 수 있습니다.