칭찬받는 보고서 작성법 - 예스폼 서식 이슈

직장인들은 직장 내에서 많은 종류의 보고서를 작성하고 있습니다. 작성주체에 따라, 수신 대상에 따라, 처리단계에 따라, 내용의 중요도에 따라 다양한 보고서를 제출하고 있습니다. 회사 업무의 과반수가 보고에서 보고로 끝난다고 해도 과언이 아닐 정도로 보고문서가 대부분 주류를 이루고 있고, 보고서 작성 능력은 직장인들의 효율적인 의사소통과 업무 생산성 향상에 필수적인 요소인데요. 그럼에도 불구하고 생산되는 보고서의 형식은 보고서 작성자의 숫자만큼이나 제각각이며, 보고서 작성과 처리 과정도 현실에 부합하지 않고 있습니다. 이에 보고서 작성을 한 단계 더 발전시켜 의사결정을 신속, 정확 그리고 효율적으로 추진할 수 있는 ‘칭찬받는 보고서 작성법’에 대해서 준비하였습니다.

보고서 작성의 이유

보고서는 사무처리의 기록을 보존하기 위함이며 현재 일어나고 있는 상황에 대해 정확한 사실과 정보전달을 하여 어떤 목적에 부합하도록 상대방의 적극적인 협력을 유도하고자 설득의 도구로써도 활용되고 있습니다.

즉 한 사람이 가진 업무지식과 동원 가능한 정보, 통찰력 있는 분석, 상하동료 간 의사소통, 추진력 등의 결정체가 바로 보고서이기 때문에 한 개인의 업무능력과 직결되는 중요한 문서라고 할 수 있습니다. 따라서 작성이 쉬운 보고서에서부터 깊이가 있는 보고서 작성에까지 어느 것 하나 소홀함 없이 잘 작성해야 합니다.

보고서 작성의 4가지 문제점

자주 쓰는 일일 업무보고서에서도 내용 파악이 쉽지 않은 경우가 있습니다. 본인만 알고 있는 내용만 적으면 기록문서이지 보고문서가 아닙니다. 때로는 간결하게, 때로는 구체적으로 자신의 업무에 대해 설명을 할 필요가 있습니다. 그 외 다양한 보고서 문서를 한번쯤은 작성하게 되는데 어떤 문제점이 있는지 개괄적으로 살펴보았습니다.

1. 보고서의 기본적인 틀 미흡

표준서식을 무시한 보고서는 표준에 익숙해 있는 보고받는 사람에게 불편함을 주게 되므로 표준서식에 맞게 보고서를 작성하는 것이 보고서 작성의 첫 번째 유의사항입니다. 또한, 제목이 너무 포괄적이거나 목차가 보고서의 내용을 제대로 담고 있지 못한 경우에는 보고받는 사람이 오판을 할 수 밖에 없으며 보고서의 중요성에 대해서도 인식하지 못하게 됩니다. 아울러 사소한 오?탈자나 맞춤법 실수, 부주의한 시제 사용은 보고서 전체의 신뢰성을 떨어뜨릴 수 있으므로 주의가 필요합니다. 한편, 보고서 내용 구성에 논리비약이 있거나 논리전개가 뒤바뀌게 되면 설득력이 떨어지는 정도를 넘어 “기본이 안되어 있다” 라는 평가를 받게 됩니다.

2. 보고서 내용의 충실성 부족

보고를 받는 대부분의 의사결정자는 바쁜 일정 가운데 매일 수십 건의 보고서를 검토해야 하므로 쓸데없이 긴 보고서나 내용이 장황하고 초점이 명확하지 않은 보고서는 읽기에 고역이 될 수 있습니다. 충분한 검토과정을 통해 개념 및 내용을 정리하여야 하며 보고서에는 자신의 주장이 분명히 담겨있어야 살아있는 보고서가 될 수 있습니다. 또한, 논점과 직접 관련이 없는 것을 상세히 설명해서는 안 되며 유사한 내용을 말만 바꿔 설명하는 것도 피해야 합니다.

3. 보고서의 완결성 문제

보고서는 길게 쓰면 안된다는 강박과념에 의해 주로 개조식으로 작성하다 보니 간략하게 정제된 언어로 압축하는 경향이 있습니다. 지나친 압축은 읽으면 읽을수록 궁금증이 유발되므로 피해야 합니다. 국가기관이나 공공기관에서 작성하는 보고서의 경우 공신력과 책임이 뒤따르므로 해당 전문가의 자문 등 출처가 분명한 자료를 인용하거나 근거 제시가 필수입니다. 통상 보고받는 사람은 경험이 풍부하고 해당 분야에 대한 전문지식이 많으므로 일부 분야나 특정 이슈의 지나친 강조, 다양한 의견이나 관점을 균형적 시각에서 접근하지 않는 보고서는 한계가 나타나게 됩니다.

4. 근본적인 문제의식 부재

모든 보고서는 어떤 상황까지 고려했는지, 문제에 얼마나 근본적으로 접근했는지 등 고민한 만큼 깊이가 있습니다. 단순하게 사례만 나열한다거나, 심도 깊은 분석 없이 현황보고에 그쳐서는 보고받는 사람의 요구를 충족시킬 수 없습니다. 또한, 보고받는 사람의 입장에서는 보고서를 다 읽고 나서 어떤 조치를 취해야 하는지가 중요한데요. 보고받는 사람의 지시가 필요한 경우 보고서 본문에 구체적으로 드러내거나, 결론 부분에서 건의내용을 명확히 하는 것이 좋습니다.

보고서 작성의 기본원칙

자주 쓰는 일일 업무보고서에서도 내용 파악이 쉽지 않은 경우가 있습니다. 본인만 알고 있는 내용만 적으면 기록문서이지 보고문서가 아닙니다. 때로는 간결하게, 때로는 구체적으로 자신의 업무에 대해 설명을 할 필요가 있습니다. 그 외 다양한 보고서 문서를 한번쯤은 작성하게 되는데 어떤 문제점이 있는지 개괄적으로 살펴보았습니다.

1. 보고 목적에 적합한가?

훌륭한 보고서는 보고하려는 목적이 무엇인지 분명하게 드러나야 하며 보고서 전체 내용도 보고 목적과 취지에 잘 부합해야 합니다. 이를 위해 보고서에서 다루려는 이슈와 주제가 수요자에게 충분히 가치 있는 내용인지에 대해 우선 검토가 필요합니다. 보고받는 사람과 보고하는 사람의 보고 목적과 주제에 대한 공감을 위하여 보고서의 주제와 이슈에 대한 충분한 검토가 필요합니다.

2. 보고 내용이 정확한가?

작성자의 이해관계 및 선입견을 배제하고 모든 관련 사실을 확인하여 보고받는 사람의 정확한 판단에 도움이 되도록 작성해야 합니다. 보고 취지나 보고 배경, 추진 경위나 정책 이력을 정확히 기재하고 출처가 분명한 자료 인용 및 근거 마련에 주의해야 하며, 최대한 확인하고 또 확인해서 정확한 내용을 담아 보고해야 훌륭한 보고서라고 할 수 있습니다.

3. 보고서를 간결하게 정리했는가?

보고하려는 내용과 취지가 간단명료하게 드러난 보고서가 훌륭한 보고서입니다. 이를 위해 내용과 구성이 산만하지 않도록 최대한 간결하게 작성해야 하며 보고서에 너무 많은 내용을 담으려는 욕심은 자제해야 합니다. 명료한 어휘를 사용하되, 단어의 과도한 압축적 사용으로 본래의 듯이 왜곡되지 않도록 유의할 필요가 있습니다. 짧고 간략하면서도 보고하는 사람이 하고 싶은 얘기나 목적을 충실히 담은 보고서가 훌륭한 보고서입니다.

4. 보고서를 이해하기 쉽게 썼는가?

가장 훌륭한 보고서는 추가설명을 따로 하지 않아도 이해할 수 있게 작성된 것으로 보고받는 사람의 눈높이에 맞춰 작성된 보고서라고 할 수 있습니다. 따라서 전문용어나 어려운 한자, 불필요한 외래어 등을 지양하고 꼭 필요할 때는 괄호로 설명을 덧붙이는 것이 좋으며, 보고서 중간에 적절하게 예시나 사례를 제시하고 그래프나 그림은 보고서를 다채롭고 풍성하게 할 수 있습니다. 보고서를 어렵게 쓰는 것은 쉽고, 쉽게 쓰는 것이 오히려 어렵습니다. 보고서를 쉽게 쓰려면 보고서 작성자가 보고내용을 충분히 이해하고 소화하고 있어야 하며, 보고하는 사람이 이해하지 못한 내용은 보고받는 사람도 이해할 수 없다는 것을 명심해야 합니다.

5. 완결성을 갖췄는가?

완결성을 갖춘 보고서란 그 보고서 자체만으로 더 이상 추가적인 보고 없이 의사결정을 할 수 있도록 완성도가 높은 보고서를 의미합니다. 이를 위해 보고서 작성 후 최종 보고 전에 보고받는 사람의 입장에서 의문사항을 체크해보고, 보고서가 이에 대한 해답을 제시하고 있는지 점검해야 합니다.

6. 적절한 시점에 보고했는가?

사안의 성격이나 보고받는 사람의 요구와 상황 등을 고려하여 최적의 시점을 선택해야 합니다. 구두로 간략히 보고하고 나서 보고받는 사람의 반응을 감안하여 최적의 보고시기를 선택해야 하는데요. 행사계획과 같은 보고서는 행사 전날 보고하는 것이 최적입니다. 단, 내용이 많고 참고자료로 올리는 보고서인 경우 필요 시점보다 여유롭게 시간을 두고 보고해도 무방합니다. 부득이하게 너무 일찍 보고서를 올렸다면 내용을 추가로 보완해 주의를 환시하는 보고를 하는 것이 좋습니다.

보고서 작성절차 4단계

1단계. 목표설정 및 보고서 구상

모든 비즈니스 문서는 작성 전, 특정 목표가 설정되어야 합니다. 이것은 비즈니스 문서뿐만 아니라 수익창출을 목적으로 하는 기업의 모든 업무가 특정한 목표와 연관이 있어야 하는데요. 따라서 보고서 작성법 그 첫 번째 원칙은, 어떤 보고를 할 것인지 형식적인 목표 설정과 그렇다면 그 내용을 어떻게 전달할 것인지 내용적인 목표를 설정하는 것입니다. 특히 보고서의 경우 어떤 내용을, 언제, 어디서, 누구에게, 어떻게, 왜 보고하는 것인지 명확하게 알고 있어야 주제에 벗어나지 않게 일관성 있는 보고서 작성이 가능해지는데요. 목표설정이 끝났다면 전체적으로 보고서 내용을 어떻게 구성할 것인지 그 목차를 미리 정해두는 것도 앞으로 작성과정에서 큰 도움이 됩니다.

2단계. 자료수집 및 구성

보고의 목표가 정해졌다면, 이제 보고서 작성에 있어 필요한 자료들을 수집해야 합니다. 최근 많은 직장인들이 보고서 작성에 필요한 데이터를 인터넷에 의존하여 수집하곤 하는데, 인터넷에 한정하지 않고 잡지, 신문, 책을 비롯하여 현장에 직접 나가 자료를 모은다면 상사에게 칭찬받는 보고서가 될 수 있습니다. 특히, 보고서 작성경험이 적은 직장인이라면 선배나 상사가 쓴 유사한 목적의 보고서를 참고하는 것도 좋은 방법인데요. 물론, 보고서에 활용되는 자료는 국가기관, 전문연구기관 등 사이트를 통해 신뢰도 높은 데이터로 구성하도록 해야 합니다. 그렇게 수집된 자료는 텍스트로 줄줄 열거하기보다는 도표, 표, 다이어그램, 차트, 이미지 등 다양한 방법을 동원하여 직관적으로 디자인 되어야 하는데, 이것이 보고서 작성절차 2단계에서 진행하는 보고서 내용구성이라고 하겠습니다.

3단계. 성과와 연결된 보고서 작성

본격적으로 보고 목표에 맞게, 수집한 자료를 이용하여 보고서 작성을 하도록 합니다. 앞서 설정한 보고 목표는 결국 이뤄낸 성과의 보고 혹은 보고를 통해 이뤄내고자 하는 성과를 의미하는데, 보고서의 내용은 일관적으로 이 성과와 연결되어 작성되도록 해야 합니다. 하나의 보고서의 여러 개의 목표를 설정하기보다는 단일 목표로 명료하게 내용을 전달할 수 있어야 합니다. 더불어, 보고서 작성에 있어 근거 없는 자기 생각을 서술하지 않도록 앞서 수집한 데이터를 적재적소에 배치하여야 칭찬받는 보고서 작성법이라고 할 수 있습니다. 이때 보고서를 읽는 사람으로 하여금 내용에 대해 오해가 없도록 명확한 표현을 사용할 수 있어야 하며, 이해를 돕기 위해 전문적인 용어를 남발하기보다는 쉬운 단어를 선택하는 것이 비즈니스 보고서 작성절차 3단계 과정이라고 하겠습니다.

4단계. 오·탈자 검토

모든 비즈니스 문서는 작성이 완료된 순간부터 여러 차례에 걸쳐 오?탈자 검토가 이루어져야 합니다. 단순히 오?탈자 뿐만 아니라 보고서 대제목과 소제목 중 누락되거나 잘못 쓰여진 것은 없는지, 삽입된 데이터의 출처가 제대로 써졌는지, 머리말과 꼬리말이 일관성이 있는지 등을 종합적으로 따져봐야 하는데요. 아무리 내용이 좋고 전문적인 견해가 들어간 보고서라 할지라도 중간중간 오?탈자가 발견되면 읽는 이로 하여금 신뢰도가 하락하는 건 어쩔 수 없기 때문입니다. 이와 더불어 같은 의미를 지니고 있다면, 명칭을 통일시켜두는 것도 칭찬받는 보고서 작성법입니다. 여기에서 추가로 보고내용이 길 경우, 반 장에서 한 장 정도의 요약 보고서를 준비하는 것도 보고서 작성절차 4단계에서 진행하면 좋은 작업이라고 할 수 있습니다.

자료출처 : 씽크존1, 씽크존2