행사대행계약서 작성가이드

1) 행사의 정의

행사란 여러 상황에 따라 다양한 사전적 의미를 내포하고 있으나, 일반적으로는 어떠한 사건이 일어나거나 이벤트, 경기 등 어떠한 일을 행하거나 발생함을 의미한다.

이처럼 행사란 단어는 광범위한 다양한 사건 등을 포괄하기 때문에 자칫하면 그 뜻이 너무 광범위할 수 있으나 기업에서 사용하는 행사란 정의는 일반적으로 기업의 이익이나 공적 목표와 같은 뚜렷한 목적을 가지고 사전에 계획된 내용을 토대로 이루어지는 사건이나 행사 등을 의미한다.

2) 기업행사

기업행사란 기업이 뚜렷한 목적(기업내부행사, 기업PR, 상품판매) 등을 달성하기 위해 특정대상을 참석시켜 근로자 및 고객의 욕구를 파악하고 나아가 대상자 들을 만족시킬 수 있는 제도, 상품, 서비스 등을 창출하고 제공하는 행위이다.

3) 행사대행계약서의 특징

대행이란 타인을 대신하여 어떠한 권한이나 직무를 행하는 것을 말하는 것으로 행사대행이란 업체나 기업에서 해야 할 특정한 이벤트(기업홍보, 상품홍보, 상품판매)등, 행사에 관한 모든 일들을 관련 전문가가 위임(위탁 등)하여 이를 대신 행하고, 그에 따른 대가를 받아 수익을 취하는 형태의 대행업을 말한다.

행사와 관련된 다양한 양식이 있으나, 행사견적서, 대표적인 문서로 등이 있다.

행사 관련 문서 설명

행사 견적서	회사나 단체 등에서 행사를 기획하는데 들어가는 비용 등을 산출하여 기재한 문서. 행사견적서에는 공급자의 정보를 비롯하여 항목, 수량, 단가, 공급가액, 세액 등의 항목을 적산형태로 기술한다. 행사대행업체는 행사의 내용을 확인한 후, 그에 맞는 견적을 책정하여 의뢰인에게 제출한다.
행사 기획제안서	회사나 단체에서 행사 운영 등에 관한 기획 내용을 명시한 문서. 종 행사운영에 관한 전반적인 기획 내용을 제안하기 위해 작성하는 문서를 말하는 것으로 행사개요와 행사방향, 행사 구성 등의 내용을 상세하게 기재해야 한다. 또한 행사의 내용과 운영계획, 업무분장, 소요예산 등을 구체적으로 기술하도록 한다. 행사 기획제안서를 작성할 때에는 행사운영의 목적과 취지가 명확히 드러나도록 작성해야 하며, 기획안 작성 시, 실행가능여부와 행사비용 등을 적절히 따져서 작성해야 한다.

행사대행계약서는 기본항목, 일반항목, 기타항목 등의 구성으로 이루어져 있다.

행사대행계약서의 기본구성 설명

기본항목	용어의 정리, 계약당사자, 계약목적, 계약기간, 계약일자, 계약의 해석, 계약 갱신, 계약의 수정 및 변경사항, 당사자의 기명날인, 계약의 해지
일반항목	행사내용, 대행사의 업무범위, 업무협조, 대행료 책정, 지급방법, 행사 장비, 중도사직, 손해배상, 양도금지
기타항목	기타사항, 분쟁해결, 관할 법원지정, 특약사항

1) 계약서 기재사항

행사대행계약서를 작성할 때에는 행사내용 및 행사관련 업무내용, 대금청구, 지급방법, 손해배상, 계약의 무효, 합의관할, 특약사항 등에 관한 항목 등 중요하고 핵심적인 부분에 누락이 없도록 계약서를 작성해야 한다.

2) 계약목적 및 법의 특정

행사대행계약서를 작성할 때에는 대행 의뢰자와 대행업자(행사대행회사)인 양당사자를 특정하여 '갑'과 '을'로 구분하여 기재하고, 이하 부르는 호칭을 약어로 표시한다는 내용을 서술한다.
행사대행계약서 작성 시, 우선적으로 계약의 목적과 행사내용 등을 정확히 특정하여 확인한 후, 계약서를 기재해야 하고, 계약에 따른 행사를 어떠한 방법으로 진행할 것인가를 협의하여 약정하고 그 내용을 기재해야 한다. 특히 행사 방법을 설정할 때에는 '갑'과 사전협의를 통해 진행상 발생할 수 있는 문제점을 최소화 하는데 노력해야 한다.

3) 행사내용의 특정

행사의 대상을 분명히 특정하고, 그에 따른 행사일시, 행사장소, 행사내용 등 관련 내용을 특정하여 빠짐없이 기재한 후, 행사 진행에 따른 소요인력과 진행 비용 등에 대해 양 당사자가 협의하고 약정하여 그 내용을 명확하게 특정하여 기재한다.

4) 대금청구 및 지급방법

행사대행계약서를 작성할 때에는, 행사대금 및 행사진행 비용 부분에 대해 양 당사자가 협의 하에 결정하고, 계약과 동시에 지불하는 계약금 및 행사 종료 후 잔금 지불에 대해서도 명확히 협의해야 한다.
행사대행과 관련하여 대금 청구 시, 부가세의 포함 유무를 특정하고, 행사를 진행하면서 필요하다고 인정하는 비용의 증감부분의 범위도 양 당사자의 협의를 통해 특정해서 기재한다.

5) 손해배상

행사대행계약서를 작성할 때에는 손해배상에 대한 부분도 상세히 기재해야 할 필요가 있는데, 특히 '을'이 '갑'이 위임한 행사내용에 대해 불성실하게 이행하거나, 행사기일의 지연 및 계약된 내용 외의 행동으로 인하여 손해가 발생할 경우, 손해 부분에 대해 책임을 져야 한다는 내용을 계약서에 기재해야 한다.
행사를 진행하려는 당일 기상이변이나 특별한 상황의 발생으로 인하여 계약된 시간에 행사를 진행할 수 없을 경우, 양 당사자의 협의를 통해 행사날짜를 조정하여 행사를 진행할 수 있으며, 만일 행사의 지연이 길어져 행사 관련 장비나 인력의 추가비용이 예상되는 경우 당사자는 협의를 통해 계약금을 추가로 지급한다.

6) 특약사항

계약 당사자는 계약서를 작성함에 당사자의 의사에 의하여 특약사항으로 중요한 사항 등을 약정할 수 있고 이는 당사자의 의사에 의하여 일반 계약 내용에 우선 적용될 수 있다. 따라서 특약 사항을 정하여 기록할 때에는 여러 가지 면을 상고하여 협의하여 정함이 타당하다.

1) 계약의 준비

행사대행계약을 체결하기 전, 양 당사자는 행사의 목적과 내용 및 행사관련 업무, 행사대금청구 및 지급방법, 행사 불이행에 대한 손해배상, 계약의 무효, 합의관할, 특약사항 등 계약에 있어서 중요하고 핵심적인 부분을 사전에 파악하고 누락된 부분이 없는지 체크를 하는 등, 신중히 계약을 준비해야 한다.

2) 계약의 목적과 기간

행사대행계약을 체결하려는 목적을 특정하여 기재하고, 특히 행사진행은 언제 할 것인가에 대해 협의한 후, 그 기간을 명확하게 기재해야 한다. 특히, 행사를 진행해야 할 날짜로부터 그 시일이 지연으로 인하여 연기 될 경우, 대행의뢰자가 금전적 피해를 볼 수 있으므로 이 부분은 양 당사자의 협의를 거쳐 반드시 결정해야 한다.

3) 대행업체의 신용도 확인

행사대행업체와 계약을 체결하기 전, 상대방의 신용상태를 사전에 충분히 확인해야 한다. 특히 행사대행업체가 행사 대행 업무를 특별한 이유 없이 지연시키거나, 계약 후, 금전적 어려움을 이유로 행사 행사를 축소하여 시행하거나, 제대로 진행을 하지 않는 경우가 발생할 수 있으므로 사전에 반드시 이러한 부분을 협의한 후, 계약을 체결해야 한다.

4) 책임관계 규정

행사대행계약을 체결할 때에는 양 당사자의 책임관계를 명확히 기재해야 한다. 특히 행사 대행업체의 행사규모 축소, 대행업무의 지연, 준비 미비로 인한 문제 등으로 인하여 계약한 대행을 의뢰한 당사자의 이미지 실추 및 금전적 등 손해가 발생할 경우, 계약서에 그에 대한 책임 관계를 분명히 정해 놓아야, 해당 형태에 따라 책임소재를 명확히 할 수 있으며, 분쟁을 예방할 수 있다.

5) 계약의 해지

행사대행계약을 체결한 후, 특별한 사유의 발생으로 인하여 행사 대행업을 진행하기 어렵거나 완료할 수 없는 경우가 생기면, 양 당사자는 서로 협의를 통해 계약을 해지할 수 있다. 계약의 해지로 인하여, 일방의 피해가 발생할 경우, 그에 대한 손해배상을 청구할 수 있다.

6) 계약서의 확인 검토

계약서 작성 시 반드시 확인할 사항은 계약 당사자가 그 계약에 따른 실권리자인가를 확인하고 인장을 확인하는 등의 절차를 소홀히 해서는 아니 되며, 마지막으로 계약서의 내용을 확인하고 서명날인하고 계약서가 여러 장일 경우는 각장에 순번을 메기고 각장 사이를 날인한 후 각 1통씩 보관할 수 있도록 한다.