다른 장소에서 필요한 문서의 상호교환을 위해 제작하는 문서

팩스문서에 대해 알아보자

문서를 주고받기 위한 대표적 방법 중 하나가 팩스를 통한 상호교환이라 할 수 있습니다.
특히 기업에서나 공공기관 등 다양한 곳에서 원활한 업무의 처리를 위하여
팩스문서를 많이 사용하고 있는데요. 팩스문서는 불필요한 이동을 줄여 편리함을 주는 반면,
보안상 문제가 발생할 수 있는 문제점도 있습니다.
이번 장에서는 팩스문서의 개요와 원리 팩스문서 작성 시 주의사항 등에 대해 알아보겠습니다.

1. 팩스문서의 개요

1) 팩스문서의 정의
팩스문서는 현대사회에서 문서의 상호교환을 위해 널리 사용되고 있는 방법으로 팩스를 통해 보내지는 모든 문서를 통틀어 칭하는 말입니다.
인터넷 사용량의 증가에 따라 팩스의 사용률은 점차 낮아지고 있는 실정이나 아직도 대다수의 기업에서는 팩스를 이용한 문서를 주고받고 있으며, 공공기관에서도 주민등록 등본, 인감증명서 등 각종 증명서를 팩스로 발급하는 서비스를 실행하고 있습니다.
전달속도가 빠르고 경제적이라는 장점으로 알림사항, 광고내용, 각종서류 등 수많은 자료들을 팩스를 이용해 편리하게 주고받지만, 팩스를 이용하여 문서를 보낼 경우, 송수신 간의 보안성이 떨어지는 것은 단점이 될 수 있습니다.
통신환경 개선에 따라 인터넷 팩스나 모바일 팩스 같은 새로운 팩스 송수신 관련 서비스가 증가하는 추세입니다.

2) 팩스(Fax)란
팩스란 팩시밀리의 줄임말로 텍스트나 도표 등의 정지 화상을 전기적 신호로 바꾸어 전송하는 기술을 의미합니다.
팩스는 전화선이나 사설통신망을 기반으로 하며, 문서의 텍스트나 이미지 등을 스캔한 후, 상대방에게 전송할 수 있는 전자통신 기술을 말합니다.

3) 팩스의 원리
① 문서를 팩시밀리에 넣으면 팩시밀리는 문서의 내용을 고정된 이미지로 스캔한 후, 이를 전기적 신호로 변환합니다.
② 변환된 신호는 전화 회선을 따라 수신자의 팩시밀리로 전송됩니다.
③ 수신된 신호는 다시 이미지로 복원되어 종이에 프린트 됩니다.

2.팩스문서의 형식

1) 팩스문서의 구성
비즈니스 성격이 강한 팩스문서는 대부분 기관이나 회사를 대표하는 공문서이므로 일정한 형식에 맞게 작성하는 것이 중요합니다.

표 지 발신자 - 발신자명, 주소, 발신처, 팩스번호 등
수신자 - 수신자명, 주소, 수신처 등
분류기호 및 문서번호, 보존기간, 총 페이지 수 등
본 문 문서 제목 및 본문내용

2) 표지의 중요성
전화망을 사용할 지라도 일반전화와는 다르게 팩스는 수신자가 부재중이거나 원하지 않을 때도 수신이 가능합니다.
수신자의 부재 중 팩스가 잘못 전달 될 경우, 개인정보 또는 기업의 기밀, 업무와 관련된 내용의 보안이 노출되어 큰 피해가 발생할 수 있습니다.
그러므로 발신자는 문서를 보낼 때 송수신자의 정보와 간략한 내용을 기재한 팩스 표지를 본문에 앞서 발신하는 것이 좋습니다.
팩스표지에는 기본적으로 발신 담당자의 성명, 상호명, 연락처, 팩스번호, 발송일자 등이 기재되어야 하며 문서제목과 내용요약본, 총 페이지 수 등도 기재하는 것이 좋습니다.

3) 팩스문서의 작성원칙
팩스문서를 보낼 때 특정한 절차나 양식이 정해져 있는 것은 아니나, 공문서나, 팩스를 통하여 송수신하는 문서의 특성상 몇 가지 원칙은 지키는 것이 중요합니다.

간결성 문장을 서술하고 나열하기 보다는 꼭 필요한 항목을 구분하여 작성
통일성 용지 및 문서서식을 통일화하고 자주 사용하는 문구 등을 규정
정확성 어려운 문구를 피하되 알기 쉽게 작성하며 중요 내용을 정리

3. 팩스문서 작성 시 주의사항

1) 수신자가 읽기 편하도록 문서를 작성
팩스 문서는 전송 과정에서 글자가 깨지거나 흔들릴 수 있으므로 선명하고 굵은 글씨로 작성해야 하며, 글자의 크기가 지나치게 작으면 수신자가 읽기 어려우므로 본문의 글자 크기는 10~12포인트가 적당합니다.

2) 정해진 양식에 따라 팩스문서의 표지제작
수신자가 팩스문서를 구분하기 쉽도록, 가능하면 회사의 로고와 주소 등이 적힌 양식을 사용하는 것이 좋습니다.
특히, 회신을 기다리는 문서라면 발신인의 주소와 전화번호가 반드시 포함되어야 하며, 문서 상단에 수신인의 이름과 수신인의 팩스 번호도 기재합니다.

3) 문서의 수량표시
팩스를 보낼 때 간혹 기기의 오류로 문서의 일부가 누락될 수 있습니다.
이러한 경우를 대비하여 팩스를 보내기 전 문서에 페이지 수를 기입한다면, 수신자가 팩스를 받는 즉시 수량을 파악할 수 있습니다.
또한, 여러 장의 문서를 보내는 경우, 커버시트를 첨부하여 문서의 수량과 개요를 정리하여 보내는 것이 효과적입니다.

4. 팩스문서 샘플 및 작성요령

1) 팩스문서 샘플


2) 작성요령
① 수신처
팩스문서의 상단에 수신인의 성명, 전화번호, 팩스번호 등을 정확하게 기재합니다.

② 발신처
팩스를 보낸 발신인이나 발신회사의 정보를 정확하게 기재합니다.

③ 총매수
팩스를 보내는 도중 송신 상태가 좋지 않으면 팩스문서의 일부가 누락될 수 있으므로 전체 문서의 매수를 기입합니다.

④ 일자
수신회사에서 팩스를 방치할 경우 언제 보낸 문서인지 확인하기 어려우므로 팩스를 보낸 일자를 반드시 기재하도록 합니다.

⑤ 제목
문서의 제목을 간략하게 적습니다.

⑥ 내용
팩스문서를 통해 전달하고 싶은 사항을 간단하고 명료하게 작성합니다.
팩스팩시밀리fax팩스대장팩스용지팩스문서기안용지
팩스표지(제휴사동의)
팩스표지(제휴사동의)
팩스기록대장
팩스기록대장
[자동화엑셀] 팩스수발대장
[자동화엑셀] 팩스수발대장
팩스전송표지
팩스전송표지
팩스문서수발대장 양식
팩스문서수발대장 양식
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2018. 11. 22 (목)

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