FORM MAGAZINE

어떠한 사안이나 행사를 알리는 문서

안내문에 대해 알아보자

1. 안내문의 개요

1) 안내문의 의미

안내문이란 어떠한 행사(전시회나 판매 등에 따른 행사, 기타 모임 등)나 사실, 기업의 사안에 따른 안내 정보를 기재하여 제공하는 일종의 의례문으로 통상적으로 기업에서 어떠한 사안이나 행사가 있음을 알리거나 행사에 참가해 줄 것을 전하는 문서이다.

안내문은 제3자에게 정보를 제공해주는 글로 사실적인 정보가 요구되며, 객관적이고 효율적인 정보전달을 위해 일정한 형식과 내용을 잘 갖추어 작성해야 한다.

안내문은 정보를 제공한다는 점에서 설명문과 비슷한 부분이 있으나 설명문의 경우 상대방의 이해를 돕고자 세세한 내용을 길게 작성하는 글이라면 안내문은 어떠한 정보를 상대방에게 알리기 위해 요점만을 간략하게 제시해 준다.
또한 설명문은 어떠한 대상을 설명하면도 알리는 목적보단 편의를 위해 작성하지만, 안내문은 알리는 목적이 강하기 때문에 때로는 광고적 성격을 드러내기도 한다.

2) 안내문의 기능

안내문은 단순히 정보를 제공하는 기능 외에 나아가 정보를 접하는 사람으로 하여금 해당되는 사항을 선택하고 의사를 결정하게 하는 계기를 제공함으로서 행동을 유발시키는 기능도 가지고 있다.

사람들이 안내문에 기재된 정보사항에 대해서 흥미를 가지고, 바로 행동으로 옮길 수 있도록 직관적이고 요점만 정확하게 나타낼 수 있게 작성하는 요령이 중요하다. 그러기 위해선 어려운 문장이나 단어의 사용을 자제하고, 많이 사용하고 있는 문구를 적절하게 사용하며 형식에 맞도록 작성하는 것이 좋다. 또한 상황에 따라 본문에 이미지를 넣어 상대방이 해당 정보에 대해 관심을 가지고 이해하기 쉽도록 작성하기도 한다.

2. 안내문의 구성조건

안내문은 행사나 회사의 사안, 기타 모임, 사건 등에 대한 정보를, 타인에게 제공하는 것을 목적으로 작성하는 글로서 다음과 같은 내용으로 구성될 수 있다.
① 사실성 : 사실적, 객관적인 내용
안내문은 사실적 정보를 제공하는 글로 객관적인 내용구성이 매우 중요하다. 어떠한 사안을 안내하는 글이 잘못 전달되거나 거짓 정보를 담고 있을 경우, 상대방에게 그 정보의 뜻이 상실되며 오히려 혼란을 줄 수 있기 때문에 글을 통해 전달되는 정보는 주관적인 해석이 담긴 정보가 아닌 사실적인 정보여야 한다. 그러므로 안내문은 사실적인 정보를 그대로 타인에게 알려주는 객관적인 내용으로 구성해야 한다.

② 목적성 : 목적지향적 내용구성
안내문을 작성하는 목적은 어떠한 정보를 전달하여 상대방으로 부터 특정생각이나 행동을 하도록 유도하는 기능이 있다. 예를 들어 기업에서 조직개편이나, 인사이동에 대한 결과를 알리는 공고문이나 결혼식 참가를 위한 청첩장, 집안의 상을 알리는 부고장 등 단지 정보의 내용을 알리는 기능을 넘어서 타인에게 특정한 행동을 바라는 목적을 가지고 안내문을 작성한다. 그러므로 각각 목적에 맞도록 안내문을 구성하는 것이 중요하다고 할 수 있다.

③ 형식성 : 형식에 따른 내용구성
안내문 작성 시 구조나 형식이 정해져 있는 건 아니지만 효율적인 정보제공을 위해 안내문도 일정한 형식에 따라 작성되면 좋다. 기업에서 안내문을 작성하는 경우 제목과 작성목적, 수신자, 본문내용, 발신자 등을 기입하여 작성하면 좀 더 효율적으로 정보를 제공할 수 있으며 타인으로 하여금 좀 더 신뢰감 있는 자료로 활용될 수 있다.

④ 주제성 : 핵심적 내용구성
안내문은 목적지향성 특성을 가지고 있기 때문에 정보를 효율적으로 신속히 전달해야 한다. 그러므로 내용을 길게 나열해서 쓰기보다는 요점이 되는 부분을 주제로 하여 간략하게 기재하고 상대방이 한 눈에 어떤 내용인지 알 수 있도록 해야 한다.

3. 안내문 작성 시 주의사항

안내문은 상대에게 호감을 주는 문구를 사용하여 간결하고 명료하게 작성하되 정중하게 경어를 사용하여 정확하게 기재해야 한다. 특히 안내문에는 행사의 장소와 일시 및 교통이용 사항을 빠뜨리지 않고 기재하고, 또 판매 등에 따른 행사인 경우 상품에 대한 설명과 가격, 수량 등 판매상품에 대한 상세한 정보를 기재함이 그 행사의 목적을 달성하는데 유익하다.

1) 내용은 간단, 명료하게 기재해야 한다.

안내장은 어떠한 행사를 알리는 것이므로 언제, 어디서, 누가, 무엇을, 어떻게 하는지 육하원칙에 따라 간단 · 명료하게 기재하되 행사의 목적을 상대로 하여금 정확하게 알 수 있도록 작성해야 한다.

2) 정중하고 예절에 맞도록 작성한다.

안내문은 예절에 맞도록 정중하게 경어를 사용하여 작성하되, 특히 물품의 판매 등을 목적으로 하는 경우, 가급적 상대로 하여금 호감을 주는 문구를 사용하며, 여러 번의 검토하는 과정을 거친 후 수정 및 보완하여 발송하는 것이 좋다.

3) 일정에 맞추어 전달되도록 한다.

행사에 관한 안내문일 경우 일정에 맞추어 적절한 시기에 상대에게 도달할 수 있도록 해야 한다. 상대가 행사일 전 일정기간 내에 받아 볼 수 있도록 충분한 시간적 여유를 두고 작성하여 발송하는 것이 예의이다.

4. 안내문 작성 FAQ

Q 안내문은 어떠한 방법으로 작성하나요?
A 답변
안내문은 틀이 정해져 있지 않고 상황에 따라 다양하게 작성되지만 공통적으로 사실에 대한 정보를 상대방에게 알리는 문서이므로 될 수 있으면 예의에 맞게 경어를 사용하도록 하고 관심을 끌 수 있는 문구나 이미지를 사용하되 설명문이 아니므로 요점만 정확히 작성하여 간단명료하게 구성해야 한다.

안내문은 정보를 알리는 특성을 지니고 있으며 그에 따른 광고적인 성격이 나타나기도 한다. 그러므로 전문적 용어를 사용하기보다는 이해하기 쉬운 용어를 사용하는 것이 좋으며 공지사항이나 해당 내용을 정확히 알릴 수 있도록 애매모호한 표현보단 명확한 표현이 좋다.

안내문은 불특정 다수에게 알리는 경우도 있으나 구체적인 대상을 상대로 작성하는 경우도 있으므로 상대가 누구냐에 따라 방식이나 표현 등을 적절하게 구사해야 한다.
예를 들어 친구나 가깝게 만나는 사람의 경우는 간략히 핵심내용만 정리하여 작성 하는 게 타당하나 윗사람에게 알리는 안내문의 경우 예의를 갖추어 작성하도록 해야 한다. 마찬가지로 청첩장 같은 즐거운 일에 대한 안내문과 부고문과 같은 슬픔을 알리는 글은 표현을 달리하여 받는 사람의 입장을 생각해야 한다.

Q 안내문 작성 시 기재해야 할 사항은 무엇이 있나요?
A 답변
안내문은 독자에게 정보를 전달하는 특성 때문에 객관적인 정보의 정확성이 매우 중요하다. 예를 들어 사안이나 행사를 안내할 때 장소 및 시간 등이 잘못 기재되어 알려지게 된다면 안내문을 본 상대방에게 오히려 혼란만 가중시키는 일이 된다. 이러한 문제는 행사나 모임 자체를 아예 못하게 만들 수 있는 주요 사안이므로 안내문 작성 시 정보를 정확하게 기재하지 않으면 안 된다.

기본적으로 안내문에는 육하원칙에 따른 내용과 시각과 장소, 행사목적, 참가인원, 일정 등을 기재하며 상황에 따라 문자로만 정보를 표현하지 말고 이미지 등의 시각적 자료를 충분히 활용하도록 한다.
어떠한 정보를 안내할 때 장소가 어디인지 알려줄 경우 문구를 길게 나열하여 설명하기 보다는 간략한 이미지 등을 이용하여 작성하게 되면 정보를 정확하게 표현하고 전달할 수 있기 때문이다.

5. 안내문 샘플 및 작성요령

1) 회사행사 안내문

회사행사 안내문 샘플


※ 작성Tip!
① 문서번호
문서번호는 문서관리의 전산화와 문서검색을 용이하게 하며, 특정문서를 인용하고자 할 때 편리하며 번호는 회사가 정한 방침에 따라 문서번호를 적는다.

② 수신
문서를 통해 회사의 사안이나 행사를 알리는 데 목적이 있으므로, 수신자 항목에 대상자를 정확하게 기재한다.

③ 발신
문서를 작성한 본인의 성명이나 소속 등을 적는다.

④ 제목
안내문을 작성하게 된 취지, 목적 등을 간략하게 적는다.

⑤ 본문(안내목적)
주로 안내문을 작성하게 된 이유를 적는 부분으로 상대방이 쉽게 알아보거나 호감이 갈 수 있도록 작성하는 것이 중요하며 상황에 맞게 경어를 사용하거나 이미지를 첨부할 수 있다.

⑥ 상세사항
상세사항은 안내하는 내용에 따라 상황에 맞도록 정보를 추가 및 삭제할 수 있으며 행사를 알리는 안내문일 경우 통상적으로 주체, 시간, 장소, 기간, 주의사항, 참가대상 등을 기입하여 제작 할 수 있다.

2) 전시회 안내문

전시회 안내문 샘플


※ 작성Tip!
① 제목
형식에 따라 조금씩 차이는 있지만 일반적인 안내문은 제목과 본문이 나뉘어 있다. 제목은 알리고자 하는 본문내용을 전체적으로 포함할 수 있도록 함축적인 문구로 작성하는 것이 좋다.

② 본문
정보에 대해 자세히 적는 부분으로 상황이나 받는 대상에 따라 주체, 목적, 장소, 기간 등 항목을 다르게 지정하여 적을 수 있다. 이러한 세부사항을 적을 때는 길게 나열하는 경우보단 항목을 정리하고 분류하여 요점만 간단히 기재하여 보는 상대방이 한눈에 이해하기 쉽도록 작성하는 것이 좋다.
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