FORM MAGAZINE

업무의 진행상황을 기재하는 문서

업무일지에 대해 알아보자

1. 업무일지서의 정의

업무일지는 업무명과 업무진행기간, 업무의 종류, 업무 목적에 따라 그 진행 상황을 기록하여 작성하는 양식으로, 일정한 형식에 따라 진행하고 있는 업무에 관하여 정리를 함으로써 효율적인 업무진행을 가능하게 해주는 중요한 문서이다.

업무일지는 업무의 요약, 진행상황, 특이사항 등의 항목으로 작성하며, 업무계획과 목표에 따라 업무가 잘 진행되고 있는지 체크할 수 있도록 구성한다.

2. 업무일지의 필요성

작성된 일일 · 주간 업무일지를 상호 공유하는 것은 부서원들이 서로의 업무에 대해 업무 진행 상황을 파악하도록 하여 전반적인 업무 효율을 높일 수 있다는 점에서 긍정적 효과가 있다.

업무일지를 날마다 작성하는 것이 반드시 필요한가에 대해 의문을 품을 수도 있지만, 업무일지는 회사의 입장에서는 근로자의 근무실적을 파악할 수 있는 근거자료로 활용할 수 있을 뿐만 아니라, 근로자로서도 업무의 충실도를 스스로 돌아보게 되고 나아가 주요 진행상황에 대한 근거를 남김으로써, 업무의 하자가 발생하지 않도록 하는 등의 효과가 있다.

충실하게 작성된 일일업무일지는 후일에 근로자가 퇴사 시에는 후임자에 대하여 회사의 업무를 빨리 파악할 수 있게 도와주는 업무인수인계의 보조 자료로 활용이 될 수 있으므로 업무일지의 중요성을 인지할 필요가 있다.

※ 업무일지 효과
① 불필요한 시간을 최소화 하고 업무효율을 높일 수 있다.
② 스케줄을 체크하여 업무가 지연되지 않도록 한다.
③ 근무실적을 파악할 수 있는 근거 자료가 된다.
④ 성과를 수치화해 객관적인 자료로 만들 수 있다.
⑤ 개인별, 팀별 업무일지는 원활한 소통에 도움을 준다.

3. 업무일지의 종류

작성된 일일 · 주간 업무일지를 상호 공유하는 것은 부서원들이 서로의 업무에 대해 업무 진행 상황을 파악하도록 하여 전반적인 업무 효율을 높일 수 있다는 점에서 긍정적 효과가 있다.

업무일지를 날마다 작성하는 것이 반드시 필요한가에 대해 의문을 품을 수도 있지만 업무일지는 회사의 입장에서는 근로자의 근무실적을 파악할 수 있는 근거자료로 활용할 수 있을 뿐만 아니라, 근로자로서도 업무의 충실도를 스스로 돌아보게 되고 나아가 주요 진행상황에 대한 근거를 남김으로써 업무의 하자가 발생하지 않도록 하는 등의 효과가 있다.

업무일지는 일일ㆍ주간ㆍ월간 등 기간별로 구분하여 작성하는 것과 영업일지, 당직일지, 상담일지 등 업무의 내용에 따라 작성할 수 있으며, 업무일지는 회사의 업종이나 내부 규정에 따라 다양한 형태가 있을 수 있다. 업무일지는 일반적으로 업무 담당자의 정보, 지난 업무사항, 현재 업무처리현황, 향후 진행업무 등의 항목으로 구성되고 별도로 특이사항, 체크포인트 등을 기재할 수 있다.

종 류 내 용
일일 업무일지 당일 업무에 대한 내용을 기재하는 문서로, 업무의 종류 별로 내용을 세분화 하여 업무 내용을 자세히 기록하는 것이 좋다.
주간 업무일지 한주 동안의 업무보고(종료상황 및 진행상황)와 금주의 업무계획(진행일정), 특이사항, 협조사항, 문제점 등에 대해 핵심을 간략하게 기재하는 형식으로 구성된다.
월간 업무일지 월별로 진행된 업무를 체크하고 실적을 보고하는 형태로 작성하며, 향 후 업무계획을 세우는 데 기초자료로 활용된다.
전문 업무일지 업무의 내용에 따라 당직일지, 출장일지, 영업일지, 상담일지, 생산일지, 판매일지 등 다양한 형태로 작성할 수 있다. 업무의 목적을 달성할 수 있도록 업무의 특성을 반영하여 작성한다.

4. 업무일지의 구성항목

업무일지는 업무의 진행에 있어서 지난 업무현황(종료상황 및 진행상황)과 향후 업무일정 등에 관하여 기재하는 형식으로 구성되며, 업무의 기간 또는 업무의 내용에 따라 정리를 함으로써, 업무의 진행상황을 체크해 볼 수 있다.
업무일지를 작성할 때에는 해당 업무에 대한 계획과 목표를 체크하여 업무를 수행하는데 있어서 효율적인 시간 관리와 원활한 업무조율이 될 수 있도록 해야 한다.

① 업무요약(핵심사항)
② 업무계획(기간별, 업무별)
③ 업무진행(진행상황)
④ 업무검토(문제점 등)
⑤ 업무협조(개인, 팀, 업체)
⑥ 목표설정(단기, 장기, 개인, 팀)
⑦ 업무성과(가능한 수치화)

5. 업무일지 작성 시 주의사항

업무일지는 문서를 보고받는 상사가 작성자의 뜻을 충분히 이해할 수 있도록 기재하는 것이 중요하다.
효과적인 업무일지를 작성하기 위해서는 문장의 형태를 서술적으로 작성하지 말고 각 내용을 일목요연하게 구성하여 핵심 포인트를 정확하게 전달할 필요가 있다.

1) 핵심내용의 명확한 작성

문장은 내용이 너무 길어지지 않게 하되 핵심적 내용을 기재해야 한다. 자신만의 전문 업무에 관한 사항은 세부적으로 기재를 하여도 이것을 받아보는 동료나 상사는 쉽게 이해하기 어려울 수 있으므로 가능하면 요약을 하되 이해하기 쉽도록 작성하는 것이 중요하며, 일목요연하게 작성하여 내용의 취지를 충분히 전달하여 줄 수 있도록 해야 한다.

2) 업무의 효율성을 높일 수 있는 서식

업무일지의 양식은 회사의 특성과 업무 효율성을 높이기 위하여 언제든지 자유롭게 변형할 수 있으나 자유롭게 양식을 구성하더라도 작성자 정보, 업무의 진행현황, 업무계획은 반드시 포함되어야 업무일지의 목적에 부합될 수 있다.

3) 업무의 진행 현황을 정확하게 기술

작성자는 장기적 진행사항과 단기적으로 끝날 수 있는 업무를 구분하여 기재하여 지속적으로 업무를 추진할 수 있도록 도와주어야 한다. 그리고 당일의 업무처리현황은 그대로 기재하면 되고 완료되지 않은 업무는 따로 기재를 하여 처리하도록 할 필요가 있다. 그 밖에 지시사항, 협조사항 등을 기재하여 유기적인 업무수행에 차질이 없도록 하는 것이 필요하다.

6. 업무계획서 체크포인트

체크포인트 내 용
① 목표수립 앞으로 영업실적을 높이겠다는 등의 막연한 목표는 그 기준이 모호하여 실현될 수 없으므로 구체적인 목표를 세워야 한다.
② 일정계획 목표 시간과 분량을 정하는 것이 좋은데, 연간 매출달성 목표를 세웠을 경우 기간별로 경과를 확인할 수 있도록 수량화해야 한다.
③ 달성가능성 목표는 가능한 높게 설정해야 하지만, 실현가능성이 너무 낮은 목표는 바람직하지 않는다.
④ 기한설정 막연히 열심히 하겠다가 아니라 언제까지 어떤 업무의 목표를 얼마만큼 달성하겠다는 구체적인 목표를 설정해야 한다.
⑤ 목표세분화 목표를 정한 후 세분화해서 이번 주, 이번 달의 실천 계획을 세워야 하며, 하루의 계획을 작성 할 때에도 올해 목표와의 관련성을 확인한다.
⑥ 목표리스트 업무공간의 잘 보이는 곳에 목표의 목록을 써 두고 매일 보는 것이 효과적이고 목표를 달성한 모습을 마음에 그려보는 것도 좋다. 동기를 강하게 부여해 줄 사항을 작성한다.
⑦ 진행사항 보다 큰 목표 달성을 위해서 작은 성공을 계속하도록 해야 한다. 단기간의 목표는 이루기 쉽고, 작은 성취를 이룬다는 것은 계속해서 동기부여를 하는데 도움을 줄 수 있다. "지금 하고 있는 일이 목표들과 어떤 관계인가?" 수시로 체크하는 것이 좋다.
⑧ 시행착오 가끔 있을 수 있는 과실에 대해 너무 강박관념을 갖게 되면 목표 달성에 도움이 되지 않는다. 매일 할 수 있는 최선을 다하고, 한 번에 하나씩 단계적으로 달성하는 것이 바람직하다.
⑨ 지속적 실행 설정한 목표를 도중에 포기하지 말고 지속적으로 상기하고, 목표를 달성할 때까지 끊임없이 노력하고 실행해야 한다.

7. 업무일지 샘플 및 작성요령

주간업무일지 샘플

※ 작성 Tip!
① 작성자
업무일지를 작성한 작성자의 부서명, 직위, 성명 등 인적사항을 기재하는 항목으로, 타 부서와 업무 협조를 하거나 상사에게 보고할 때 필요하므로 상단에 기재하여 업무일지를 누가 작성하였는지 바로 알 수 있도록 한다.

② 업무일자
일일 업무일지에는 작성 당일의 업무를 상세히 기재하며, 주간 업무일지의 경우에는 요일에 따라 어떠한 업무가 진행되었는지 핵심사항을 기재한다.

④ 진행업무
완료된 업무와 진행 중인 업무를 구분하여 작성한다. 지속적으로 업무를 추진할 수 있도록 업무의 진행상황을 정확하게 구분하여 기재하고, 가능하다면 업무의 진행 사항을 수치화 하여 작성하는 것이 좋다.
이는 근로자의 근무 실적을 객관적으로 보여주는 항목이므로 작성 전 충분히 검토한 후 기재하는 것이 좋다.

⑤ 특이사항
업무의 진행상 문제점을 지적하거나 중요한 체크포인트, 검토가 필요한 사항 등에 관하여 업무일지를 보고 받는 상급자가 인지할 수 있도록 작성한다.

⑥ 차주 진행예정
계속하여 진행할 업무와 신규로 진행할 업무에 관하여 어떤 업무가 진행될 것인지 업무의 핵심사항을 기재하는 항목이다.

⑦ 업무협조
타부서 또는 동료와 상호 협조가 필요한 업무가 있다면 적극적으로 기재하여 원활한 소통을 할 수 있도록 한다.

⑧ 지시사항
처리가 시급한 상급자 또는 회사의 지시사항을 기재하여 해당 업무가 우선적으로 처리될 수 있도록 한다. 지시사항을 체크하고 진행할 업무를 확인하여 업무를 원활하게 진행할 수 있다.

⑨ 문서번호
업무일지를 작성할 경우에는 문서의 체계적인 관리를 위하여 문서의 고유번호 내지는 문서의 코드를 정해 문서를 일관성 있도록 분류하여 관리해야 한다. 체계적인 문서관리 분류는 해당문서를 관리하거나 찾을 때 보다 효율적인 업무 활용도를 나타낼 수 있다.
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