파워포인트

1) 파워포인트(Powerpoint)란?

파워포인트란 강의 자료를 준비하거나 강연을 할 때 연구, 기획, 발표 등과 같이 다양한 목적과 현장에서 상대방에게 효과적으로 의사전달을 하고자 사용하는 발표용 프레젠테이션(Presentation) 프로그램입니다. 이는 마이크로소프트(Microsoft)에서 만든 오피스 프로그램 중 하나로 의사전달을 위해서 사용하는 프레젠테이션용 툴로서 자리매김하게 되었습니다.

여기서 프레젠테이션은 ‘그래픽’을 활용하여 의견이나, 생각 등을 여러 사람 앞에서 발표하고 소개하는 일련의 과정을 이야기하며 이는 슬라이드, 애니메이션, 동영상 그 외 기타 툴을 활용해 문서를 보여주고 발표하는 것이라고 볼 수 있습니다.

2) 프레젠테이션의 기본 기능

프레젠테이션에 활용되는 파워포인트(PPT)의 기능에 대해서 알아보도록 하겠습니다.

첫째, 일반 텍스트ㆍ문자 등의 표현 기능.
일반적으로 파워포인트를 활용할 때에 가시적으로 들어가야 하는 것은 정리한 자료의 전부가 아닌 키워드를 통해 스스로 표현하고자 하는 내용이 잘 들어가야 합니다.

둘째, 애니메이션과 동영상
텍스트와 이미지로만 구성할 수도 있지만 이에 따른 영상과 애니메이션 등이 함께 구성되어 있으면 더욱 관중들의 집중도가 올라갈 수 있습니다.

셋째, 그림 그리기 및 도표ㆍ조직도ㆍ그래프ㆍ이미지ㆍ소리 파일 등의 삽입 기능
많은 데이터를 텍스트로만 표현하기보다는 도표나 그래프 등으로 보여주었을 때, 더욱 효과적일 수 있습니다.

넷째, 슬라이드 노트ㆍ개요 등의 작성 기능
다량의 슬라이드가 들어가게 되면 도서의 목차 기능과 같이 파워포인트(PPT)에 포함되어 있는 큰 카테고리들을 표시할 수 있는 기능을 포함하고 있습니다.

다섯째, 슬라이드 쇼 기능
이 기능은 기 작성된 파워포인트(PPT) 파일을 전체 화면으로 보여주는 기능이며 전체 화면 및 슬라이드 넘김 기능을 통해 발표 현장에서 효율적으로 자료를 보여줄 수 있는 역할을 합니다.

3) 파워포인트 활용법

파워포인트 활용법은 사용에 따라 천차만별일 수 있습니다. 기업에서는 기획문서 발표용으로 활용할 수 있고, 가정에서는 사진앨범을 만들 때도 활용할 수 있습니다. 그에 따른 몇 가지 사례를 정리해보겠습니다.

■ 프레젠테이션
앞서 소개해드린 것과 같이 일반적으로 대중에게 보여주고자 하는 자료를 뚜렷하게 보여주고 활용하고자 할 시에 파워포인트(PPT)와 그 기능을 사용할 수 있습니다. 예를 들어 분기 마케팅 실적 현황 발표 등과 같이 다수에게 보여주면서 설명을 해야 할 때에 유용하게 사용할 수 있습니다.

■ 포트폴리오
개인의 취업 포트폴리오, 커리어 포트폴리오뿐 아니라 기업의 포트폴리오와 소개 자료 등을 만들 때에도 파워포인트(PPT)를 활용할 수 있습니다. 보여주고자 하는 내용을 구체적으로 정하여, 이미지와 글 등을 배치하고 싶은 위치에 나열한 후 인쇄, 파일 업로드를 하는 방법을 통해 상대로 하여금 나와 기업 등을 홍보할 수 있는 자료로 사용할 수 있습니다

■ 기획용 도표 활용
파워포인트 문서는 도형을 활용한 기술이 뛰어납니다. 예를 들어 플로차트를 그릴 때에 직접적인 프로그램 없이 그리고 싶을 경우 파워포인트에서 사용 가능한 사각형, 마름모, 선 등의 기능을 활용하여 원하는 양만큼의 도형 및 그래프 그리기 및 활용이 가능합니다. 그 외에 레이아웃 등을 그려야 하는 IT 스토리보드, 청사진 등에도 활용되기도 합니다.

■ 이외 자료 출력 등
이외에 원하는 자료를 편리하게 인쇄하는 용도로 사용하기도 합니다. 기존 워드나 한글문서에서의 그림이나, 텍스트 배치가 상대에게 보여주기에 부담스럽거나 조금 더 정제하여 보여주어야 할 경우 해당 자료를 옮겨와 재배치 후 출력하게 되면 훨씬 더 가시적인 자료를 만들어 낼 수 있습니다.

파워포인트(PPT) 문서의 중요 목적은 바로 ‘정보 전달’에 있습니다. 또한 파워포인트에서 같은 내용의 다른 디자인을 보여주었을 때, 심미적으로 ‘레이아웃’이 중요하다는 연구 결과가 있습니다. 이처럼 사람들이 조금 더 시각적인 것을 즐기고 정보 습득에 있어 능동적이며 디자인적 요소에도 많은 관심을 기울인다는 것을 알 수 있습니다.

프레젠테이션은 전달을 원하는 정보에 대해 시각화하여 다수에게 보여줄 수 있는 중요한 수단이며 기업은 고객에게, 개인은 대상자에게 원활한 의사소통에 도움을 주는 수단이 되기도 합니다. 하지만 일반적인 문서처럼 글과 이미지만 넣으면 되는 것이 아니라, 짧은 시간을 두고 시각적으로 간결하면서도 좋은 디자인을 담은 파워포인트 문서를 만드는 것은 어려운 일 중 하나이기도 합니다.

그렇다면 많은 이야기들 중에서도 프레젠테이션 기획에 대해 조금 더 다뤄보도록 하겠습니다. 앞서 이야기한 것과 같이 프레젠테이션을 함에 있어 청중들에게 ‘디자인과 레이아웃’은 중요한 요소라고 언급한 바 있습니다. 하지만 이것이 절대적인 요소는 아닙니다. 그 이유는 함께 이야기하고자 하는 ‘청중’들의 니즈가 중요하기 때문입니다.

과하게 독창적이고 참신한 레이아웃을 찾아 눈을 현혹시키기보다는 청중의 입장에서 어떤 이야기와 어떤 것들을 보고 싶어 하는지를 확인하는 것이 중요한 것입니다. 그렇기 때문에 청중의 입장에서 ‘청중이 원하는 소재와, 이해할 수 있는지의 여부, 그 외 고려해야 할 사항들이 있는지’를 우선 기획 과정에서 검토해 보아야 합니다.

일반적으로 프레젠테이션 기획을 3단계로 분류합니다.

1. 준비
2. 전략
3. 구성

1) 준비하기

일종의 제안서를 위한 기획 준비 시에 필요 과정입니다. 우선 자료조사를 해야 합니다. 기존에 참여하는 청중들에의 목적과 내용을 명확히 파악하고 인터넷 서치 및 자료, 문헌조사를 통해 많은 정보를 한 번 더 정제하는 과정을 가집니다.

모아놓은 자료를 정리하는 과정에서 기획서가 나아가야 할 방향을 모색합니다. 특히 여기서는 제안하고자 하는 내용과 그에 따른 자료, 현재의 상황, 그 외 참여 청중 정보들을 수집하는 것이 좋습니다.

이 과정에선 모든 과정에 대해 객관적인 자료를 도출하고, 현실적으로 어떤 목적으로 다가가는 것이 적합한지에 대한 분석을 하는 것에 도움을 줍니다.

2) 전략 세우기

앞서 모은 정보 사이에서 스스로 나아가려고 하는 ‘전략’을 설정합니다. 예를 들어, A 시장에서 우리 팀이 전략적으로 승리하려면 ‘B로 포지셔닝하고 기획안을 만드는 것이 적합하겠다.’ 혹은 ‘이번 프레젠테이션에선 C 층을 공략하겠다.’ 와 같은 전략입니다.

3) 구성

해당 제안, 기획 프레젠테이션에 담을 전반적인 골자를 설정합니다. 요약, 배경, 주요 내용, 이에 따른 환경 분석, 그에 따른 전략 및 해결방안, 운영방법, 소개 등과 같은 일반적인 목차 항목을 따르되, 별도의 구성을 만들어보는 것도 좋은 방안일 수 있습니다.

다음은 전체 페이지를 구성합니다. A 목차엔 한 페이지를 배정하겠다 등 전체 몇 페이지의 슬라이드를 만들어 청중에게 보여줄지가 중요한 구성요인이 됩니다. 특히, 해당 프레젠테이션에 할당된 시간(존재할 경우) 만큼의 분량을 만들어야 하기 때문에, 구성 이후에 슬라이드 쇼 및 예행연습을 통해 시간 내 중심 내용을 전달할 수 있는지를 중점적으로 확인해야 합니다.

각 페이지를 구성하면서 내용이나, 흐름 등이 자칫 헷갈릴 경우를 대비해 페이지 구성 후 세부 내용을 파워포인트 페이지 내 하단 메모 기능을 통해 기록합니다. 각각의 내용을 모아서 이후, 발표용 스크립트 등을 구성하는 것에 활용합니다.

기존 내용 구성에 의문이 든다면, 각각의 목차들을 뜯어내어 재구성해보는 것도 좋습니다. 순서를 변경해보면서 내용의 흐름과 상관관계가 불편하지 않은지에 대해 지속적으로 점검하여 피드백 하는 것이 필요합니다.

PPT는 도형과 레이아웃, 배열 외 색 등을 다루는 만큼 과정에 있어 몇 가지 유의해야 할 것들이 있습니다. 유의사항은 다음과 같습니다.

1) 문서에 너무 많은 내용을 담지 않습니다.

대부분의 사람들이 한 슬라이드를 문서의 한 장이라는 인식을 가지고 그만큼의 내용을 담으려는 경향이 있습니다. 하지만 한 장을 ‘보기 좋게’ 보여주는 것이 PPT이기 때문에, 적당한 기준을 가지는 것이 필요합니다.

2) 한 슬라이드에 한 메시지만 담도록 합니다.

한 슬라이드에 하나의 메시지 - 부차적으로 보여주는 자료들 - 하나의 메시지 - 자료 와 같이 일정 구조와, 일정량을 채운 PPT를 구성해야 합니다.

3) 전반적인 흐름을 찾아야 합니다.

전체적인 내용이 유기적이어야 하고, 하나의 스토리를 가지고 그에 맞는 내용을 구성해야 합니다.

4) 어려운 전문용어 보다는 한 번만 읽어도 이해되는 쉬운 단어 위주로 구성합니다.

5) 그 외 한 문서 안에 많은 색을 사용하는 것을 삼가며 줄 단락, 문단 간격을 조절하여 문서에 생각의 ‘틈’을 주는 것이 필요합니다.