지출결의서에 대해 알아보자

지출결의서는 기업에서 업무처리 등을 위해 지출되는 비용 발생 시, 자금을 관리하는 부서에 지출의 출납을 사전 승인하기 위한 절차로 사용되는 관리서류를 말한다.
지출결의서는 회사에서 비용이 지출될 때 상부에 결재를 받기 위해 작성하거나, 지출에 대한 ‘내부통제용’으로 사용하기 위해 작성하는 것이 일반적이다.

지출결의서의 항목을 넣을 때에는 지출현황을 비롯하여, 어느 부서에 필요한 물품인지, 언제 대금이 지출되어야 하는지, 결제조건은 무엇인지 등 필요한 항목을 빠짐없이 기재하여 결제를 하는 부서에서 올바른 판단을 할 수 있도록 작성해야 한다.

회사의 자금을 지출할 때에는 회사 결정권자의 결재를 받아 지출을 하는 것이 일반적이다.
규모가 작은 회사라면 모든 집행결정이 간단하게 이루어질 수 있기 때문에 별도로 자금을 지출하기 전에 사전허가를 생략하는 경우도 있으나, 일정규모 이상의 회사라면 수시로 크고 작은 비용지출이 이루어지기 때문에 결정권자 혼자서는 모든 결정을 다 수행할 수 없게 된다.
따라서 사전에 지출결의서를 통해 자금 지출에 대한 결재를 받고, 자금 집행의 결과로 지출일자, 지출금액, 관련 증빙서류 등을 첨부하여 결과사항을 다시 결재 받게 된다.
이처럼 지출결의서의 작성은 올바른 회계처리를 위한 기초자료임과 동시에 대표자나 경영진이 올바른 자금집행을 하기 위한 중요한 자료라 할 수 있다.

지출결의서의 종류

입금 결의서	현장에서 발행하는 제수입 사항 및 기타 입금사항의 경우 사용
지출 결의서	지출발생 시 회사 내부 관리상 지출의 사전 승인요청을 할 경우에 사용
대체 결의서	미지급 계정 설정 시 사용

∴ 입금결의서, 지출결의서, 대체결의서 작성의 편의를 위하여 지출(입금, 출금, 대체)결의서로 통합하여 사용하기도 한다.

구매품의서란 어떠한 물품의 구매를 진행해도 좋은지 승낙을 받는 문서이고, 지출결의서는 품의서에 의하여 승낙 받은 물품대금을 지급하겠다는 문서입니다. 즉 구매품의서는 지출결의서를 작성하기 전 물품구매의 가능여부를 승인받는 문서라 할 수 있다.

지출결의서 서식은 회사마다 규정이 다르기 때문에 다소 차이가 있으나, 엄격히 따져본다면 지출품의서(예상되는 지출에 대하여 승낙을 받는 절차)는 사전승인을 받는 것이고, 지출결의서는(실제 지출이 이루어지도록 하는 것) 자금의 집행의 결과 및 회계처리를 나타내는 것이다.

사업자가 사업상 지출하는 경비에 대해서는 그 증빙을 반드시 수취 및 보관하고 있어야 한다.
또한 일정금액 이상의 경비를 지출할 때에는 세금계산서 및 신용카드 매출전표 만이 그 정규 증빙으로 인정된다.
다만, 일정금액 미만의 경비 지출 시에도 원칙적으로 간이영수증을 수령해야 한다.
단, 현실적으로 영수증을 수취할 수 없는 경우에는 사용자를 기재하고 해당 부서장이 확인한 지출결의서를 꼭 작성해야 한다.
물품대금을 선지급 하거나, 업무상 가지급금을 지급하는 등의 금전 지출이 발생할 때에도 관련 증빙서류와 함께 지출결의서를 첨부하여 증빙처리를 할 수 있다.

1) 지출결의서의 작성요령 숙지

지출결의서는 비용 발생 시 회사내부 관리 상 지출을 사전에 승인 요청한다는 관리서류로 동시에 출금전표로 사용하는 회사도 있을 수 있는데, 지출결의서와 전표가 혼용된 지출결의서는 비용 지출 시 지출결의서 뒷면에 관련증빙을 첨부하게 된다. 또한 지출결의서는 내부통제용이고 경리부서에서만 작성하는 것이 아니고 경리지식이 없는 타부서 직원들도 작성할 수도 있기 때문에 작성 요령을 숙지하고 있어야 한다.

2) 자금과 회계의 기초 자료이므로 분명하게 기재해야 한다.

지출결의서를 작성할 때에는 구매(지출)의 내용, 어느 부서에 필요한 물품(지출)인지, 언제 대금이 지출되어야 하는지, 결재조건은 무엇인지, 손님 접대 시 어느 거래처 손님인지 등의 내용을 기재하여, 결재하는 상사나 대표자가 올바른 판단을 할 수 있도록 해야 한다.
이렇듯 지출결의서의 작성은 올바른 회계처리를 하기 위한 기초자료임과 동시에 대표자나 경영진이 올바른 자금집행을 하기 위한 가장 중요한 자료이므로 신중하게 작성해야 한다.

※ 작성요령