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업무일지 가이드

업무일지란? 근무 중 수행한 업무에 대해 자세히 기록해 놓는 서류를 말합니다. 업무일지를 기록할 경우, 업무 세부사항을 빠르게 파악할 수 있고, 얼만큼 일을 처리했는지 등의 진행상황, 그리고 이후의 예측 업무 달성도를 확인할 수 있기 때문에, 전반적인 회사의 전략 진행과 관련하여 적절히 조절할 수 있는 수단이 되어주기도 합니다. 이를 통해 업무 수행도 평가 등, 근로자의 효율 측정에도 도움이 될 수 있습니다.

1. 업무일지

업무일지는 담당하고 있는 업무의 명칭, 분류, 목적 등에 따른 진행상황을 기록하는 것입니다. 대부분 소속된 그룹에서의 해당 업무를 정리할 수 있는 폼이 제공되기도 하지만, 그렇지 않을 경우, 개별로 타임라인에 따라 잘 정리하는 요령이 필요합니다.. 이를 통해 개별로 맡은 업무에 대한 계획과 목표에 따른 업무 진행 등을 체크 할 수 있습니다.

2. 업무일지의 필요성

업무일지를 기록하는 가장 중요한 이유는 상호 진행상황을 파악하고, 전반적인 흐름을 분석하여, 효율 상승에 기여할 수 있다는 점입니다. 날마다의 기록을 통해, 근로자의 업무 능률을 파악하고, 꾸준히 근거를 남김으로써 이후에 일어날 문제들에 대해 대응할 수 있는 자료가 될 수 있습니다. 또한, 해당 업무자료를 바탕으로 이직 및 퇴사 등을 결정하였을 때 후임에게 인수인계에도 꽤나 유용한 자료로 활용될 수 있습니다.

3. 업무일지 작성시 주의사항

업무일지를 작성할 때에는 누구든 해당 기록을 봤을 때 충분히 이해할 수 있도록 작성하여야 합니다. 구구절절 긴 문장의 형태가 아닌, 내용을 단어 위주의 구성을 통해, 간단하면서도 명료해야 합니다. 이와 같이 업무일지 기록에 주의하여야 하는 것은 세 가지가 있습니다.
하나. 핵심내용을 명확히 작성합니다. 가능한 요약을 통해, 이해할 수 있도록 작성합니다. 둘. 업무의 효율성을 높일 수 있는 서식이 중요합니다. 셋. 목표 세분화 및 시간 분배를 명확히 합니다. 상세 내용은 아래 팁에서 한번 더 확인하실 수 있습니다.

4. 업무일지 팁

업무일지 작성할 때의 팁은 다음과 같습니다.

1) 과한 목표를 잡지 않을 것. 구체적인 목표를 잡아 목표를 수립한다.
2) 큰 목표일수록 기간을 잘 분할하여, 완성할 목표에 준하는 시간과 분량을 정한다.
3) 목표는 세분화 하되, 해당 목표를 일과 주, 월에 맞추어 전사의 목표에 맞게 계획하여야한다.
4) 리스트는 꼼꼼히 정리하여, 이후 전반적인 업무에 차질이 없도록 한다.
5) 목표가 달성되었을 때와 되지 않았을 때, 업무일지를 통한 피드백으로 차차 보완해 나가도록 한다.
6) 만약, 미종결업무가 발생하였을 시, 지속적으로 처리를 하여야 하기 때문에, 해당 부분을 빠짐 없이 기재하는 것이 중요하다.

5. 업무일지 요소

업무일지는 기재를 하는 날짜와 결재란, 업무내용(주/월/일 등), 담당자 혹은 담당 내용 기재, 비고 등으로 이루어집니다.

6. 업무일지의 종류

업무일지는 다음과 같은 종류로 나누어볼 수 있으며, 양식은 다음과 같습니다.

일일 업무일지

해당 일의 업무를 상세히 기록합니다. 업무가 어떤 업무와 연관되어 있는지, 완료 일정이 어떻게 되는지 등 상세한 기록을 통해,
그날의 업무량과 업무 진행 일정을 계획하고, 달성도를 평가합니다.

주간 업무일지

그 주에 업무 중 완료된 것들과 차주까지 진행될 업무를 정리하여, 공유를 통해 타 부서와의 협력이 필요한 경우 등 전반적인 자원 배분에 기초가 됩니다.

월간 업무일지

월별 진행업무를 체크하고 관련 진행상황을 보고서로 보여주는 형식입니다.

특정분야별 세부 업무일지

판매, 생산, 상담, 영업일지와 같이, 특정 부분에 대한, 업무를 상세 기재하고, 달성도를 평가하는 등, 해당 부분의 업무특성을 반영하여 작성합니다.

영업부 업무일지

상담일지

생산 업무일지

2020. 10. 29 (목)

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