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일정표 가이드

일정표란? 하루의 스케줄을 상세히 기록해 놓은 서류입니다. 일정표는 매일의 해야할 일, 분량을 자세히 분석해서, 순서에 따라 조정하는 순서도, 일종의 큐시트라고 볼 수 있습니다. 업무는 늘 한정적인 시간에서 이루어집니다. 같은 시간이 주어지는 매일의 업무는 때마다 다른 밀도와 다른 강도로 이루어지기 때문에 하루를 효율적으로 관리하기 위해선 일정표가 필수입니다. 일정표는 진행상황이나, 다음 업무에 대한 인지 뿐 아니라, 효율적으로 업무를 진행하는데도 많은 도움이 됩니다.

일정표

일정을 적어 놓은 표로, 작성일자, 부서명, 작성자, 업무시간, 내용, 우선순위, 처리결과, 업무지시사항으로 구성된 표입니다. 이는 업무, 주간, 행사, 계약, 감사 일정표로 일반적으로 분류되며, 일정표를 작성하면, 중요한 업무를 계속 기억할 수 있고, 약속시간을 인지하는 것에 도움이 됩니다. 일정관리표, 일정 계획표, 업무 일정 등으로 적을 수 있습니다. 이 일정표는 비단 업무 용도가 아니더라도 개인의 계획표로도 활용할 수 있습니다.

일정표의 필요성

일정표의 경우, 체계적인 일정관리를 통해 효율적으로 업무를 진행할 수 있도록 합니다. 대부분이 각 조직에 맞는 서식이 있을 수 있지만, 만약에 없을 경우에는 개별적으로 이를 기록하는 능력을 키우는 것이 중요합니다. 조직에서 뿐 아니라 개인의 효율적인 시간 활용에도 도움이 됩니다. 예를 들어, 규칙적인 직업 대신, 프리랜서와 같은 불규칙한 일정을 소화해야 하는 직업군의 특성상 때마다 일정의 유무나 우선순위 선정이 더욱 중요합니다. 이럴 경우, 본인에게 맞는 양식에의 일정표가 있다면 더욱 도움이 될 것입니다.

일정표의 효과

일정표가 있다면 다음과 같은 적절한 효과를 얻을 수 있습니다.

① 업무 흐름을 파악하고, 일정에 맞춘 업무 처리로, 지연없이 정확히 업무를 진행할 수 있습니다.

② 필요한 시간만큼의 효율성을 높임으로서 덩달아 생산성도 향상될 수 있습니다.

③ 근무 평가 시에, 어떤 업무를 기준으로 매일 업무처리를 하였는지 확인할 수 있고, 이에 따라 스스로의 업무에 대한 근거자료가 되어줍니다.

④ 조직적인 업무를 진행하여야 할 경우 상호 절차에 맞추어 업무를 진행하는 등 서로의 의사소통 및 결정에 도움을 줄 수 있습니다.

 

일정표 작성에 유의할 점


일정표를 수립하는 방법

일정표는 우선 큰 단위의 업무를 쪼개어, 전반적인 흐름을 확인한 후, 이를 세분화하여, 일 / 주단위로 분리하여 작성함으로서, 구체적인 일정을 수립할 수 있습니다.

큰 단위의 업무 (장기적인 일정)

조직에서 추진하고 있는 단위 중 큰 단위의 프로젝트 혹은 일정 등에 대해 우선 중심을 두고 단위를 분리합니다.
예를 들어 1년 동안의 매출 성과 목표치가 있을 경우 이에 따라 속한 부서에의 세부적인 업무 계획이 수립되고, 이 계획을 위해 진행되어 야 하는 업무를 세분화하여, 이를 월 / 주/ 일 단위로 나누어, 일정표를 수립할 수 있습니다.


작은 단위의 업무 (단기적인 일정)

작은 단위의 일정들은 위의 큰 단위에서 나온 월, 주, 일 단위의 업무나 일정 등으로, 이는 때에 따른 개별적 계획을 수립하여, 유기적으로 작동할 수 있는 일정 단위를 의미합니다.

일정표의 필수 요소

일정표는 다음과 같은 요소를 지니고 작성되어야 합니다.

세부적인 계획

일정을 연(큰, 장기적인), 월(아래의, 세분화된), 주(그보다 더 분할 된), 일(매일의 테스크 분류) 단위로 분할함으로서 실천할 수 있는 효율적인 업무 단위로 분할하는 것이 필요합니다.


달성 및 측정가능한 지의 여부

위의 작성된 계획이 기한과 때에 따라 달성이 가능한지 확인합니다.


기한 설정이 잘 되었는지의 여부

위의 일정을 달성하기 위해 가장 중요한 것은 분할 된 업무에 부여하는 시간입니다. 그리고 이를 지킬 수 있는지 잘 확인합니다.


피드백 가능성

일정표를 활용한 이후에, 해당 일정표가 가용가능한지, 어떤 부분을 개선하면 앞으로의 일정에 더욱 도움이 될지 확인합니다.

일정표 종류

일정표는 다음과 같은 종류로 나누어 볼 수 있습니다. 단위별 일정표, 영역별 일정표로 크게 분류할 수 있습니다.

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