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회사의 자금 지출은 이렇게 관리하세요. 지출결의서 가이드

지출결의란?

회사에 입사한 때를 돌이켜보면 회사와 관련된 ‘지출’을 어떤 방식으로 처리하는지 참 궁금해 했던 기억이 한번쯤은 있을 것입니다. 회사와 관련된 지출을 함에 있어서는 관련된 규칙과 방침을 잘 지키는 것이 중요합니다. 특히, 사용을 하였거나 사용을 할 지출 내용에 대해 미리 회사에 알리는 방법을 잘 익혀야 합니다. 예를 들어 곧 지출되어야 할 계약 혹은 후 지급금과 관련하여 그냥 ‘이렇게 사용했으니 지급해 주세요.’라고 하기보다는 지급되어야 할 날짜와 관련된 내용을 정확히 기재한 서류를 회사에 제출하면 담당 부서에서는 전체적인 금액과 관련된 결재 및 회계 처리를 하게 됩니다. 이 서류는 이후 다양한 활용이 가능합니다. 그렇다면 지금쯤 이런 궁금증이 생길 것입니다.

‘어떤 서류를 제출해야 하는 거죠?’
그 ‘서류’인 ‘지출결의서’에 대해서 알아보려고 합니다.

1. 지출과 관련된 회사의 서류

지출과 관련된 서류는 두 가지가 있습니다. 일반적으로 회사의 자금을 지출할 때에 결제를 받아 지출을 하는 것이 일반적이기 때문에 지출결의서를 제출합니다. 이에 대해 결재를 받고 자금을 집행한 이후엔 지출한 일자나 금액, 영수증 등을 첨부하여 다시한번 확인 결재를 받게 됩니다.

· 지출결의서

여기서 ‘지출 결의서’는 지출 발생이 예상될 때에 회사 내부 관리를 위해 사전에 승인을 받도록 제출하는 서류입니다. 앞서 이야기한 것처럼 지출에 대한 확인을 위해 제출하는 서류이지만 대부분은 회사마다 서식이나 규정이 차이가 있습니다.

· 지출결의서와 품의서의 차이

보통은 지출결의서와 품의서가 약간의 차이를 보이는데 지출품의서는 예상되는 지출을 선 결재 올려서 사전 승인을 받는 의미로 지출결의서는 관련 자료를 함께 첨부하여 자금을 이렇게 집행하였다는 보고를 하는 과정 중 하나입니다. 각각 별도로 처리할 경우 전표 작성 시 혼란스러울 수 있기 때문에 혼용하여 사용하기도 합니다.

보통은 사업자가 사업상 지출을 하게 되면 해당 비용은 모두 서류 처리가 되어야 합니다. 그렇기 때문에 증빙 서류는 모두 보관되어 있는 것이 좋고 거래 건당 일정 금액 이상 경비를 지출하게 되면 세금계산서 등의 형태로 지출 증빙을, 일정 금액 이하의 경우 간이영수증이나 영수증을 받기 어려울 경우 사용자를 기재하여 단순 지출결의서로 증빙을 받게 됩니다. 또한 별도로 개인 비용으로 지출이 되었을 경우 지출서류를 제출하여 증빙 처리를 한 후 이후 다시 환급을 받는 형태로 이루어지기도 합니다.

2. 지출결의서 종류

지출결의서는 다음과 같은 종류가 있습니다.

· 지출결의서

지출이 발생하였을 때 회사 내부에서 지출에 대해 승인이 필요한 경우 사용합니다.

· 입금결의서

현장에서는 입금에 관한 업무가 수시로 발생할 수 있습니다. 입금결의서는 업무 처리에 따른 입금 내역을 작성하여 결재를 올리는 문서입니다.

· 대체결의서

미지급된 지출이 발생하였을 시 대체결의서를 사용하게 됩니다.

이렇게 다양한 종류의 결의서가 존재하지만, 통상적으로 ‘지출결의서’로 사용하게 됩니다.

3. 지출결의서 서식

지출결의서는 다음과 같은 내용으로 구성됩니다.

· 발의부서

자금을 사용하는 부서에서 지출 승인을 받을 때에 요청을 하는 부서에 대한 이야기입니다. 즉, 어떤 부서가, 어떤 용도로 지출을 하였는지, 혹은 요청을 하는지에 대한 여부를 알 수 있는 부분입니다.

· 회계부서

미지급된 지출이 발생하였을 시 대체결의자금 지원을 요청했을 때, 자금이 잘 지출될지에 대해 확인하여 지출을 승인하는 부서입니다. 자금 집행을 위해서는 바로 이 회계부서에서 책임자가 확인을 하였는지에 따라 객관적 지출이 되었는지 확인을 할 수 있습니다.

· 출납확인

정상 결제 이후에 인출이 되었는지의 여부를 확인하는 것입니다. 즉, 경리부에서 날인을 하였을 경우 자금이 지출되었다는 점을 알 수 있는 란입니다.

· 회계일자

회계 처리 일자이며 이는 발생주의, 현금주의 등 기준 일자에 따라 회계 처리를 한 날짜를 기재합니다.

· 지출예정일자

발의부서에서 요청한 자금 지출액과 자금 지출예정 일자에 따라서 해당 자금이 지출되고, 회계처리 됩니다.

· 내역

자금의 지출 목적 혹은 용도에 대해서 기입하는 항목입니다.

· 첨부

관련한 지출 내역의 견적서 등과 같이 확인할 수 있는 서류를 첨부하는 것입니다.

· 지급처

자금을 지출하는 대상자에 대한 내용입니다.

4. 지출결의서 작성 시 유의사항

회계자료로 활용될 지출결의서는 다음과 같은 사항에 유의하여 작성합니다.
 

첫째, 명확히 기재한다.
지출결의서에는 무엇을 지출하거나 구매하였는지, 어떤 부서에서 지출하였는지, 결제 시기 조건, 그 외 상황에 대한 자세한 설명이 기재되어야 합니다. 해당 서류를 통해 모든 판단을 하기 때문에 올바른 자금집행을 위해서라도 자료는 신중하게 작성되어야 합니다.
 

둘째, 작성요령을 충분히 익히자.
비용이 발생할 때마다 작성되어야 하는 서류이니 만큼 몇 가지 요령을 갖출 필요가 있습니다. 우선 용어에 대한 이해가 필요합니다. 명확한 기재를 위해선 당연히 용어의 뜻을 명확히 알아야 합니다. 또한 관련 증빙을 제출하기 위해서 어떤 서류를 구비해야 하는지를 잘 알아두면 좋습니다.
 

예를 들어, 영수증만 첨부하면 되는지 견적서와 계약서도 함께 첨부해야 하는지에 관한 기준입니다. 이는 내부에서 사용되는 자료라고 하더라도 많은 관계자들의 결정에 영향을 미치는 만큼 원칙적이고 객관적인 자료 처리가 필요합니다.

5. 지출결의서와 계정과목

대부분의 지출결의(품의)서에는 기업에서 자주 사용하는 계정과목(회계과목)을 분류해서 공지를 합니다. 해당 내용을 기준으로 작성하면 되지만 이런 기준이 없을 경우, 일반적인 계정과목을 직접 분류하여 기재할 수 있습니다. 다음과 같은 일반적인 회계처리 계정을 활용한다면 조금 더 객관적인 자료를 만드는 것에 도움이 됩니다.

계정과목 내 용
복리후생비 직원식대, 회식대, 임직원 경조비, 야유회 비용, 피복비 등
여비교통비 시내교통비, 출장여비, 해외출장비, 시외교통비 등
통신비 전화료, 우편료, 정보통신료 등
수도광열비 상하수도요금, 도시가스대금, 가스대금, 난방용 유류대
접대비 거래처선물대금, 거래처경조사비, 해외접대비, 거래처 접대비
지급임차료 사무실임차료, 공장임차료, 기계리스료, 복사기임차료, 기타임차료
수선비 건물수선비, 기계수선비, 공기구수선비, 비품수선비, 유지보수료
보험료 산재보험료, 자동차보험료, 보증보험료, 책임보험료
차량유지비 유류대, 차량수리비, 주차료, 안전협회비, 검사비, 통행료
교육훈련비 강사초청료, 연수원임차료, 학원연수비, 위탁교육훈련비
도서인쇄비 신문구독료, 도서대금, 인쇄대금, 사진현상대금, 복사대금, 명함인쇄대금
포장비 외주포장비, 박스 등 포장 재료 구입 대금
사무용품비 사무용품, 문구대금 등
소모품비 소모자재, 기타 소모품비
지급수수료 세무수수료, 법무사수수료, 특허권사용료, 기술로열티
보관료 창고료, 보관수수료, 보관부대비용
광고선전비 미디어 광고료, 광고물 제작비, 달력 인쇄비, 광고물 배포비, 간판 제작비
기부금 불우이웃돕기성금, 장학재단기부금, 수재의연금
수출제비용 수출통관비, 수출운송비, 선전하역비, 수출대행료, 수출품 보관비
견본비 샘플제작비
잡비 기타발생이 빈번하지 않은 비용

2020. 05. 29 (금)

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