유료 전화매너(기본서식)

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서식.양식 > 회사서식 > 판매/영업서식 > 고객관리

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전화매너 기본서식 문서입니다.
전화를 걸때, 전화를 할때, 전화를 연결 할때 취해야 하는 매너를 알려 주는 자료입니다.
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전 화 매 너
Ⅰ.전화 예절
오늘날 우리의 생활에서 전화는 없어서는 안 될 물건이다.특히 비즈니스 사회에서 전화의 가치와 효용은 절대적이다.그런데 전화는 상대방의 얼굴을 직접 보지 못하고 대화하기 때문에 예절 을 지키는 데 있어 자칫 소홀하기 쉽다.전화를 거는
방법이나 태도에 따라 실례가 되기도 하고 지나치면 상대방의 기분을 상하게도 한다.이렇게 되면 편리해야 할 전화가 오히려 역효과를 낳게 된다.
전화는 회사의 얼굴이다.라고 할 수 있을 정도로 전화 응대 방법에 따라 회사의 이미지가 좌우된다.전화를 거는 방법이나 받는 태도로 인하여 고객이나 상대방의 기분을 상하게 하는 것은 회사의 손실과 직결된다.좋은 응대를 하기 위해서는 자
세를 바르게 하고, 상대방과 대면하고 있는 듯이 이야기하는 것이 중요하다.
전화는 직접적인 경비만이 아니라 귀중한 시간도 소비한다는 것을 늘 머릿속에 두어야 한다.특히 상대방에게 전화를 건 경우 상대는 하던 업무를 중단한 상태이고 긴 이야기를 할 형편이 아닐 수도 있다.짧은 시간에 용건을 요령있게 이야기하는
습관을 들여야 한다.한 마디로 비즈니스 전화 예절은 신속하게, 정확하게, 정중하게라는 말로 요약할 수 있다.
Ⅱ.전화를 다루는 기본 태도
우리는 늘상 전화와 더불어 생활하고 있기 때문에 저마다 전화를 익숙하게 사용하고 있다고 생각하기 쉬우나 생각 밖으로 전화를 다루는 기본 태도가 제대로 되어 있지 않은 모습을 곧잘 보게 된다.

다음은 전화를 걸기 전에 체크할 세 가지 사항이다.
1.이야기할 내용을 정리한다.
먼저 이야기할 내용을 간단히 정리한다.용건이 있어 전화를 걸 면서 저., 그러니까.와 같이 횡설수설하면 받는 쪽에 좋은 인상을 줄 수가 없다.또, 전화를 끊고 난 뒤에야 전해야 할 내용을 빠뜨렸음을 알게 되기도 한다.

2.상대방의 말을 메모할 준비를 한다.
먼저 전화를 했다고 해서 자신의 용건만 전할 수는 없다.받는 쪽에서의 당부도 있을 것이고, 별도의 용건으로 이어질 수도 있다.이럴 때 메모지를 찾기 위해 상대방을 기다리게 하는 것은 실례가 된다.항상 메모할 준비를 한다.

3.상대방의 전화 번호를 확인한다.
상대방의 전화 번호를 다시 한번 확인한다.기억에만 의존해 다이얼을 돌리다 보면 의외로 실수하는 경우가 있다.이는 타인에게 폐가될 뿐 아니라 시간과 경비의 낭비다.또 전화를 걸 때는 점심시간을 피하는 것이 상식이다.

Ⅲ.전화를 받는 요령
전화를 받는 속도와 목소리에서 그 회사를 알 수 있다.고들 말한다.이 말이 시사하듯 직장에서는 걸려 온 전화를 받는 그 순간부터 자신이 회사의 대표자라는 마음가짐이 되어 있어야 하는 것이다.

다음은 전화를 받는 요령이다.
1) 전화 벨이 울리면 즉시 받는다.
벨이 여러 번 울린 뒤에 받는 것은 상대방에게 실례가 된다.사정이 있어 세번 이상 벨소리가 울린 후에 받았을 때는 늦어서 죄송합니다.하고 말 하는 것이 상대방에 대한 예의이다.

2) 우선 회사명과 부서명, 이름을 밝힌다.
회사 밖에서 걸려 온 전화는 먼저 주식회사 ○○○○ ○○○입니다 라고 한다.여보세요, 여보 세요.라고 하거나 어디시죠?라고 하는 것은 좋지 않다.   (이하 생략)
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