개최계획서란 워크샵이나 학술대회, 야유회 등의 행사를 개최하고자 할 때, 사전에 계획을 수립하고 그 내용을 기재한 문서를 말한다.
개최계획서를 작성함으로써 행사에 대한 전반적인 내용을 살펴볼 수 있고, 이를 통해 행사를 개최할 때 발생할 수 있는 문제를 미연에 방지하고, 행사를 원활하게 진행할 수 있다.
또한 행사 진행과 관련한 전반적인 사항들을 통제하기 수월하다.
개최계획서를 작성할 때에는 작성자와 작성 일자를 비롯하여 행사의 주제, 일시, 장소 등의 항목으로 구분하여 각 항목에 정확하고 구체적인 내용을 기재하여야 한다.
또 개최계획서에는 행사에 참가자할 명단과 행사의 세부 진행 일정을 간략하게 정리하여 기록하는 것이 좋다.
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