회사마다 업종이 다르기 때문에 문서양식도 일정한 차이가 있으나 어떤 양식을 사용하든 지시상황을 명확히 기재하는 것이 중요하며, 지시사항을 전달하는 문서이므로 상대방이 업무에 대해 잘 이해할 수 있도록 육하원칙에 의거하여 명확하게 기재해야 한다.
일반적으로 기업에서 사용하는 구매지시서는 부서명, 직위, 성명, 대상부서, 작성자, 참조부서, 지시일, 제목/부서별 지시사항, 기한 등으로 구성된다.
구매지시서는 회사의 지시사항을 기록하는 문서이므로 문서번호를 붙이고 시간 순서대로 차례대로 보관하도록 한다.
구매지시서에는 전달해야 할 사항을 명확하게 기재하고, 구매의 목적에 따라 분류하여 관리하는 것이 좋다.
