공급자와 구매자 간에 물품의 거래가 성립되었을 때 구매자는 자신이 구입한 자재에 대한 대금을 공급자에게 지불해야 할 의무를 가지게 된다.
또한 공급자는 구매자에게 자재 구매에 대한 값을 지불해 줄 것을 요청할 수 있는데, 이때 작성하는 것이 바로 자재청구서이다.
자재청구서를 작성할 때에는 거래한 자재의 종류와 가격, 수량 등을 자세하게 기재하며 대금 방법을 명시하여야 한다.
공급자가 자재청구서를 구매자에게 발송하기 전에 잘못 기재한 사항이 없는지 면밀히 검토하여야 한다.
청구서를 수령 받은 구매자는 청구서의 내용을 확인한 후 해당되는 물품의 대금을 지불하여야 한다.
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