직원이 전근, 면직, 휴직 되거나 직제개편, 업무분장의 변경, 기타의 사유로 근무상의 변동이 있을 시에는 회사 내규에 따라 업무를 인수인계해야 한다.
이때 업무 인계자는 인수자가 필요한 문서를 정리하여 인수인계 후의 업무가 원활하게 진행될 수 있도록 해야 한다.
문서인수인계서란 인수인계하는 문서의 내용을 확인하고, 그에 관한 제반 사항을 정리한 표 형식의 문서를 말한다.
문서인수인계서에는 문서의 일련번호를 비롯하여 담당 부서, 생산연도, 분류번호 등을 정확하게 적시해야 한다.
또 문서명, 보존연한, 면수 등 문서에 관한 구체적인 내용을 빠짐없이 작성하도록 한다.
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