중요하거나 복잡한 사항의 지시, 문의, 전달, 회람 등 모든 사무는 반드시 문서로써 하며, 모든 문서의 처리는 정확하고 신속히 하여 책임의 소재를 명확히 하여야 한다.
여기서 말하는 문서란, 회사내부 또는 대외적으로 업무상 작성 또는 시행되는 문서(도면, 사진, 테이프, 필름 및 슬라이드를 포함한다.
) 및 회사가 접수한 모든 문서를 가리킨다.
공문서등록철이란 공문서를 모아서 하나의 파일 안에 보관한 뒤, 어떠한 문서가 보관되어 있는지를 목록화하여 기록한 것이다.
이는 다시 해당 공문서를 열람해야 할 경우에, 어느 위치에 있는지를 신속하게 파악할 수 있으므로, 대부분의 공문서 파일에는 등록철을 함께 기록하여 보관하기도 한다.
