특정 기관이나 장소 등에 비품이나 장비를 외부에서 반입할 경우에는 이를 담당하는 부서에 확인받는 절차가 필요한데, 이때 작성하는 문서가 반입확인서이다.
반입확인서는 반입하고자 하는 물품에 대한 상세 내역을 기재한 문서를 말한다.
반입확인서를 작성할 때에는 반입하고자 하는 물품명, 수량, 날짜, 반입 사유, 신청자의 인적 사항 등으로 구분하여 각 항목에 정확한 내용을 기재하도록 한다.
또한 신청인의 정보를 기재하면 분실이나 파손 등의 문제가 발행하였을 경우 책임 소지를 분명히 할 수 있다.
반입확인서를 작성함으로써 물품의 무단 반입을 예방할 수 있으며, 해당 물품에 문제가 생기거나 해당 물품으로 문제가 발생하는 것도 예방할 수 있다.
