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명단이란 특정 업무와 관련된 담당자의 성명, 연락처 등의 사항을 정리한 표 형식의 문서를 말한다.
명단에는 담당자의 성명, 직종, 연락처 등의 기본 정보를 빠짐없이 기재하도록 한다.
명단에 정해진 양식이 있는 것은 아니며, 거래처뿐 아니라 주주, 직원, 참석자, 입주자, 고객 등에 관한 정보를 관리하기 위한 목적으로 폭넓게 사용된다.
특정 목적으로 명단을 작성하면 업무상 필요에 따라 해당인의 정보를 쉽게 취합할 수 있다는 장점이 있다.
