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합격의 사전적 의미는 일정한 자격을 얻기 위해 시험이나 검사 등에 붙거나 통과 했다는 뜻으로 합격증이란 시험, 검사, 심사 따위에서 합격하였음을 증명하는 문서이다.
합격증은 종류에 따라 그 형식에 약간의 차이를 보이나 일반적으로 합격자의 성명, 합격번호를 정확하게 기재하고, 합격하였음을 증명한다는 내용을 간략하게 기재한다.
그리고 해당 시험명, 검사, 일자, 심사를 주관한 기관을 정확하게 기재하도록 한다.
합격증은 경우에 따라 입사 및 입학 시에 증빙서류로 첨부되기도 한다.
따라서 합격증을 교부받은 이는 이를 잘 보관하여야 하며, 만일 분실하였을 경우에는 빠른 시간 내에 재발급 받도록 한다.
합격증을 교부하는 기관에서는 합격한 이와 합격증을 교부받은 이의 인적 사항을 정확하게 확인 및 대조한 후 발급하여야 한다.
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