능률을 올려주는 업무관리 기술 - 예스폼 서식 이슈

겨우 고비를 넘겼다고 생각했더니 곧바로 더 큰 고비가 연달아 앞길을 가로막는다면 큰 좌절감을 느끼기 마련인데요. 끝이 안 보이는 업무량은 직장인의 근무 의욕을 떨어트리는 주요 원인으로 심한 경우 건강을 해치기도 합니다. 업무 중간중간 휴식을 취하는 것도 중요하지만, 그래도 결국 업무량이 줄어드는 것은 아니기 때문에 이를 조금씩 체계적으로 소화할 필요가 있습니다. 그래서 오늘은 많은 양의 업무를 효율적으로 처리할 수 있는 업무관리 기술에 대해서 알아보는 시간을 갖도록 하겠습니다.

책상 정리하기

해야 할 일이 너무 많은 경우 갑자기 방 청소를 하거나 책상 정리를 하고 싶어질 때가 있죠. 물론 정말 일이 바쁠 때는 좋지 못한 행동이지만 평소에 책상을 잘 정리해두면 업무 수행에 큰 도움이 됩니다. 필요한 서류를 쉽게 찾을 수 있을 뿐만 아니라 시각적으로도 깔끔하게 정리된 책상은 업무의 집중도를 높여주기 때문이죠. 그렇다면 책상 정리하는 방법에는 어떤 것들이 있을까요?

1. 서류 정리 방법

서류를 정리한다는 것은 업무를 효율적으로 관리한다는 뜻과 동일합니다. 업무에 필요한 서류와 책을 구분하여 정리하고 서류별로 태그와 목차를 엑셀 파일로 정리하거나 라벨을 붙여 관리하면 보기에도 깔끔하고 필요한 서류를 한 번에 찾기도 편합니다. 서류는 단순히 일자별로 정리하는 방법부터 업무 내용이나 중요도에 따라 정리하는 방법까지 다양하게 있으며 어느 한 방법을 고집하기보다는 여러 방법을 직접 해보면서 나에게 맞는 정리 방법을 찾는 것이 좋습니다.

2. 사무용품 정리 방법

책상 위에는 업무에 필요한 서류 이외에도 컴퓨터, 전화기, 문구, 시계 등 다양한 사무용품들이 있는데요. 책상 위를 깨끗하게 한다는 명목으로 전부 서랍 안에 넣어두거나 보기 좋게 가지런히 늘어놓는 것은 정리했다고 볼 수 없습니다. 우리는 업무를 효율적으로 수행하기 위해 책상 정리를 하는 것이기 때문에 보기에 깔끔할 뿐만 아니라 능률적인 측면도 신경을 써야 합니다.

책상 정리를 하면 기본적으로 모니터는 책상 중앙에 두고 시작하는 경우가 많은데, 하루 종일 컴퓨터 작업을 하는 사람이 아니라면 책상 한쪽에 모니터를 배치하고 그 외에는 똑바로 앉아 일할 수 있도록 책상 가운데를 비워두는 것이 좋습니다. 내가 오른손잡이라면 전화기는 왼쪽, 연필 꽂이와 메모지는 오른쪽에 두어 손이 꼬이지 않도록 하며, 시간을 효율적으로 활용하기 위해 컴퓨터나 휴대폰 이외에 별도의 탁상 시계를 잘 보이는 위치에 두는 것도 좋은 방법입니다.

서랍에 물건을 보관할 때도 마구잡이로 집어넣기 보다는 가장 가까운 서랍에 사무용 문구와 업무 수첩, 명함을 보관하고 아래로 내려갈수록 진행 중인 결재 서류, 참고자료, 업무와 상관없는 개인용품 순으로 보관하여 업무에 자주 사용하는 물품을 쉽게 꺼낼 수 있도록 수납하는 것이 좋습니다.

우선순위 정하기

업무 관리의 기초가 되는 책상 정리에 대해 알아보았으니 이제 본격적인 업무처리 방법을 배워보겠습니다. 같은 시간에 더 많은 성과를 내기 위해 가장 먼저 해야 할 일은 업무의 우선순위를 정하는 것인데요. 만약 스케줄을 제대로 짜지 못하고 사소한 일을 처리하는데 너무 많은 시간을 소비하게 되면 중요한 일을 처리하지 못하기 때문에 업무의 중요성과 긴급한 정도에 따라 아래와 같이 우선순위를 정해야 합니다.

1. 중요하고 긴급한 일

가장 먼저 처리할 필요가 있는 업무로 마감이 가깝거나 직장 상사의 요청으로 빠른 처리가 필요한 경우가 이에 해당합니다. 중요하고 긴급한 업무가 지나치게 많아지면 업무수행에 차질이 생기기 때문에 이를 지정하는 것은 신중해야 하며 동료의 긴급한 일을 자신에게 긴급한 일로 착각하여 자신의 업무 일정이 망가지지 않도록 주의할 필요가 있습니다.

2. 중요하지만 급하지 않은 일

구체적인 마감이 없거나 장기적인 목표들이 주로 해당하며 우선순위에서 밀려나다가 아예 업무 목록에서 사라지기 쉽습니다. 하지만 결국 시간이 지나면 마감이 다가오고 중요하고 긴급한 일이 되어 업무 부담이 높아질 수 있기 때문에 하루에 몇 시간, 일주일에 몇 시간씩 시간 계획을 세워 조금씩 처리하는 것이 좋습니다.

3. 중요하진 않지만 긴급한 일

이 범주에 속하는 일은 대부분 다른 사람으로 떠맡은 일인 경우가 많습니다. 이런 일은 그 사람이 일을 효율적으로 처리하지 못해 긴급하게 된 경우가 많으므로 내 스케줄에 여유가 있다면 도와줘도 괜찮지만 그렇지 않다면 억지로 떠맡을 필요는 없습니다. 다만, 지시한 사람이 상사라면 즉시 처리할 수 있도록 우선순위를 높게 잡을 필요가 있습니다.

4. 중요하지도 급하지도 않은 일

직장에서 중요하지도 급하지도 않은 업무란 없으며 이 범주에 속하는 일은 중요한 일을 미루기 위한 핑계에 지나지 않습니다. 이 업무를 정말로 할 필요가 없는지 다시 한번 생각해보고 업무 일정을 세워야 합니다.

계획 세우고 실천하기

업무의 우선순위가 정해지면 구체적인 실천계획을 세우고 그대로 실천하기만 하면 됩니다. 하지만 말이 쉽지 사실상 이 부분이 가장 어려운 단계라고 볼 수 있는데요. 어떻게 하면 효율적으로 업무를 수행할 수 있는 함께 알아볼까요?

1. 소요 시간 예측

업무 계획의 기초는 소요 시간 예측을 통한 적절한 마감의 설정이라고 할 수 있습니다. 하지만 소요 시간을 정확히 예측하는 것은 불가능에 가깝기 때문에 정확한 시간을 산정하려고 하기보다는 적당히 여유를 두는 것이 좋습니다. 대신 생각했던 것보다 업무가 일찍 끝날 경우, 그 자투리 시간을 그냥 낭비하지 말고 간편하게 처리할 수 있는 업무를 수행하는 등 효과적으로 사용해야 합니다.

2. 업무 분할하기

기껏 소요 시간을 예측한 뒤에 마감을 정해 놓고도 여러 가지 사유로 인해 마감이 가까워져서 한꺼번에 처리하는 경우가 있습니다. 하지만 일반적인 사람의 집중력은 1시간을 넘기기가 힘든 만큼, 이는 굉장히 비효율적인 방식이라고 볼 수 있는데요. 특히 직장인의 경우 전화 대응이나 업무 요청 등으로 인해 오롯이 업무에만 집중하기 힘든 환경인 만큼, 갑작스럽게 업무가 들어오는 것이 아니라면 마감에 맞춰 달성하기 위한 세부 목표를 설정하고 조금씩 분할하여 실천하는 것이 좋습니다.