직장인이라면 누구나 명함이 있습니다. 영업사원이 아닌 대부분의 업무를 사무실에서 처리하는 직장인이라도 거래처 담당자를 만나거나 외부 미팅이 있으면 어김없이 명함을 들고나가 교환하면서 통성명을 하는 것은 일상처럼 자연스러운 일입니다. 하지만 우리 주변에는 기본적인 명함 교환 매너를 숙지하지 못하고 있는 직장인이 많은데요. 대부분 제대로 된 명함 수수 교육을 받은 적이 없기 때문입니다. 아직도 명함 교환이 단순하게 상대방과 명함을 주고받는 행위에 그친다고 생각하시는 분들을 위해 상대방에게 신뢰를 줄 수 있는 비즈니스 명함 매너를 준비해보았습니다.

 

명함이란?


명함이란 이름, 주소, 전화번호, 회사명, 직책 등을 기입하여 자신을 설명할 수 있는 역할을 하는 종이입니다. 일반적으로는 이름만 적는데 대한민국의 경우에는 본인이 어떤 일을 하고 있는지 또는 자격증, 학위 등도 표현하는 경우가 많습니다. 또한 회사를 다니지 않는 학생들의 경우도 패션명함을 만들어 사용하는 등 자신을 표현하기 위한 수단으로 활용되고 있는데요. C.I가 기재된 명함, 편지지, 봉투를 사용하면 홍보효과가 있기 때문에 정당 활동가들이 정당을 소개하기 위한 수단이나 자동차 회사나 소프트웨어 영업대리업체에서 영업직에 종사하는 영업사원이 고객과의 거래를 위한 수단으로 활용되기도 합니다.
 

명함 매너가 필요한 이유


비즈니스 상황에서 자신을 가장 효과적으로 각인시키는 방법은 명함에서 시작합니다. 이를 단지 명함을 주고받는 행위에 그친다고 생각하면 곤란합니다. 명함은 초면에 상대방에게 나를 알리는 첫 번째 수단인데요. 간단한 명함 매너만으로도 상대방에게 신뢰를 줄 수 있으므로 명함 교환 시에 기본적인 매너를 반드시 갖추어야 합니다.
 
 

비즈니스 명함 교환 매너


1. 교환하는 상대방의 상황 고려

보통 계획된 미팅 자리에서 명함을 교환하는 것이 대부분이지만, 가끔은 우연히 마주쳐 명함을 교환하는 상황도 종종 발생합니다. 이때 상대방이 현재 어떤 상황인지 빠르게 파악하여 구두로만 통성명을 할지 아니면 명함을 교환할지 신속하게 결정을 내려야 합니다. 상대방이 식사 중이거나 두 손 가득 짐을 들고 있는 상황 또는 많은 사람들과 함께 있을 때 명함을 교환하는 것을 예의에 어긋날 수도 있기 때문입니다.

2. 교환은 서서, 아랫사람이 윗사람에게 먼저

명함을 건넬 때는 가벼운 목례와 함께 자리에서 일어나서 주는 것이 좋습니다. 보통 아랫사람이 윗사람에게 먼저, 하급자가 상급자에게 먼저 명함을 건넵니다. 명함을 건넬 때는 자신의 소속과 직급과 이름을 함께 말하며 건네는 것이 중요합니다.

3. 상대방이 보기 좋게, 글자를 가리지 않게

명함을 건네는 방향은 상대방에게 자신의 직함과 이름이 잘 보일 수 있는 방향으로 내용이 가려지지 않도록 건넵니다. 이때 손가락에 끼워서 전달하거나, 한 손으로 내밀지 않도록 합니다. 명함 교환은 보통 상급자보다 상체는 조금 더 숙이고 건네는 손은 낮추는 것이 좋습니다.

4. 명함 준비는 미리

업무적인 미팅이 준비되어 있다면 미리 꺼내기 쉬운 곳에 준비해 두는 것이 좋습니다. 상대방이 명함을 건네는데 명함을 찾느라 허둥지둥 대거나 바지 주머니에서 명함을 꺼내는 것은 실례입니다. 상대방과 대면 시 바로 명함을 건네며 인사할 수 있도록 해야 합니다.

5. 받고 바로 집어넣으면 실례

상대방의 명함을 받자마자 옷 안주머니나 가방에 바로 넣는 것은 대단한 실례입니다. 명함을 받은 뒤에 상대방의 이름을 언급하고 반가움의 표시를 하며 가벼운 이야기를 나누고, 혹시 명함에 모르는 한자나 영문이 표기되어 있을 경우 정중하게 물어 그 자리에서 정확하게 알 수 있도록 하는 것이 좋습니다. 상대방의 명함을 받은 후에 바로 미팅이 시작된다면 바로 명함케이스에 넣지 말고 명함을 책상 옆에 두고 상대방의 직함과 이름을 익히도록 하는 것이 좋습니다. 명함만 받고 끝나는 경우에는 미리 준비한 명함케이스에 가지런히 정리하여 놓습니다.

6. 명함 관리는 메모와 함께

상대방이 자리를 떠난 상황이라고 해서 명함 매너가 완전히 끝이 난 것은 아닙니다. 특히, 하루에서 수많은 사람을 만나는 직종의 직장인이라면 단지 명함만으로 상대방을 금방 유추해내기란 쉽지 않은데요. 따라서, 명함에 장소, 일자, 상대방과 나눈 이야기, 상대방의 특징 등을 간단하게 메모해두고 메모된 명함은 필히 자신만 볼 수 있도록 보관하여 향후 오해와 갈등이 생기지 않도록 유의합니다.
 
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명함관리대장
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명함 제작대장
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명함 예절
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명함신청서
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2016. 02. 17 (수)

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