사무실 근무자가 지켜야 할 예절 - 예스폼 서식 이슈

직장인이 직장생활을 하면서 가장 힘든 점이라고 한다면 많은 업무량, 잦은 야근과 음주 등이 손꼽힙니다. 하지만 업무 외적으로 직장인을 힘들게 하는 것이 있는데 바로 동료 직원의 매너 없는 행동이라고 합니다. 실제로 대부분의 직장인이 동료가 하는 행동 때문에 눈살이 찌푸려지고, 불쾌함을 느꼈다는 조사결과가 있는데요. 그만큼 온종일 사무실에 근무하는 대부분의 근무자들에게 가장 필요한 것은 서로 간의 예절이 아닐까 생각합니다. 기분이 좋아지고 스트레스가 줄어들고 마음도 편안해져서 업무 향상에 도움이 되는 사무실 근무자가 지키면 좋은 예절을 안내합니다.

사무실 필수 예절

1. 책상에서는 일만 합시다

이른 출근으로 아침밥을 챙겨 먹지 못해서, 혹은 밤늦게까지 이어지는 야근을 조금이라도 줄여보려고 책상에서 식사를 하는 직장인들이 종종 있습니다. 개인이 혼자 업무를 보는 공간이면 괜찮지만, 여러 동료들이 함께하는 경우에는 음식 냄새 퍼져 옆자리 동료를 불쾌하게 만듭니다. 뿐만 아니라 포장을 뜯는 소리, 음식을 씹고 삼키는 소리 등 귀에 거슬리는 소음으로 동료의 업무를 방해할 수 있습니다. 책상에서 음식을 먹는 행동은 주변인에게만 나쁜 영향을 미치는 것이 아니라 본인에게도 나쁜 영향을 미치는데요. 미국 애리조나 대학 연구팀의 조사에 따르면 책상과 키보드, 마우스에는 화장실 변기의 400배에 달하는 세균이 검출되었다고 하니 내 건강을 위해서라도 책상에서 먹기보다 잠깐이라도 쉴 겸 라운지나 휴식 공간에서 먹고 돌아오는 것이 좋습니다.

2. 가벼운 수다는 좋지만 목소리는 작게

사무실에서 업무를 보다 보면 동료들과 이야기를 나눌 일이 많습니다. 그 이야기가 업무에 관련된 내용일 수도 있고, 또는 서로의 사생활 등 가벼운 내용일 수 있는데요. 이러한 커뮤니케이션이 같이 직장생활을 하는 인간관계에 있어서 꼭 필요하지만, 선을 넘어버리게 되면 다른 사람들의 업무를 방해할 수 있습니다.

사무실에서 일하다 보면 자리 주변의 동료와 이야기를 나눌 일이 많습니다. 업무와 관련된 내용일 수도 있고, 또는 서로의 사생활 등 가벼운 내용일 수도 있는데요. 이러한 의사소통은 업무와 사무실 내 인간관계에 있어서 꼭 필요하지만, 그 도가 지나치면 오히려 다른 사람들의 업무를 방해하는 요인이 될 수 있습니다. 평소 목소리가 큰 사람이라면 수다가 아닌 소음이 될 수 있으므로 특히 조심해야 합니다.

3. 자리 정리 정돈

지하철 화장실에서 많이 본 문구인 “아름다운 사람은 머문 자리도 아름답다.”는 여러 상황에서 쓸 수 있는 말입니다. 여러 사람이 함께 사용하는 사무실에서는 화장실 못지 않게 뒷정리를 철저하게 해야 합니다. 파티션을 사이에 두고 마주보고 앉는 사무실인 경우 자신의 뒷자리는 동료가 지나가는 통로가 됩니다. 잠시 화장실에 다녀오는 동안 의자를 정리하지 않는다면 통로를 이용하는 동료가 직접 의자를 밀어 넣는 수고를 하게 됩니다. 또한 모두가 함께 사용하는 회의실에서는 뒷정리를 특히 더 신경써야 하는데요. 자신이 앉은 의자는 꼭 제자리에 다시 넣어두고, 사용한 PC나 전자기기 등은 종료한 후 선 등을 정리해야 합니다. 칠판을 사용한 경우에는 다음 회의실 사용자를 위해 깨끗하게 지우고, 회의실 내 비품을 사용한 경우에는 다시 제자리에 넣어두는 것이 좋습니다.

상황별 사무실 예절

1. 근무시의 자세

- 근무 중 개인적인 일을 해서는 안 됩니다.
- 퇴근할 때는 주변의 서류를 정리하고 나갑니다.
- 상사나 동료보다 먼저 퇴근할 때는 “먼저 실례합니다.”라고 인사합니다.
- 근무 중 사무로 외출할 때는 상사의 허가를 얻습니다.
- 사무실 밖을 나갈 때는 슬리퍼를 사용하지 않습니다.
- 복도나 현관 등에서 상사를 만나면 가벼운 인사를 합니다.
- 근무 중 휘파람 등 노래를 하지 않습니다.
- 근무 중 가정에 급한 일이 생겼을 때는 상사에게 조퇴 허가를 받고 하던 일을 정리한 후 나갑니다.
- 서로를 존중하고 약속을 꼭 지킵니다.
- 직원 간에 서로를 이해하는 기회를 많이 갖습니다.
- 긍정적인 자세로 지시받고, 기한과 수량 등을 꼭 확인합니다.
- 끝나면 바로 보고하고 경우에 따라 중간보고를 꼭 합니다.
- 어려울 때 서로를 위로하고 격려합니다.
- 가까울수록 예의를 갖추고 언행에 서로 주의합니다.
- 내방객 앞에서는 직원간에 상호 존대 표현을 합니다.

2. 출근과 퇴근

- 주위 사람에게 밝고 친절한 인사를 먼저 합니다. 서로 간의 정겨운 인사는 명랑한 직장분위기를 만듭니다.
- 근무 시간이 끝난 뒤에 오늘 한 일을 점검하고 내일 할 일을 메모하면서 퇴근 준비를 합니다.
- 의자를 책상 밑으로 반듯하게 밀어 넣고 주변을 깔끔하게 정돈합니다.
- 퇴근할 때 근무복 정리, 전등, 전열기, 환기 장치, 서랍, 문 단속, 캐비넷 등을 점검합니다.
- 상사에게 보고하고 퇴근합니다. 하루의 수고와 서로 위로하는 인사를 하고 남아 있는 사람이 있으면 "먼저 퇴근하게 되어 죄송합니다." 또는 “부득이한 약속이 있어 먼저 퇴근합니다." 라는 인사를 합니다.

3. 부재와 외출

- 근무 중 자리를 뜰 때에는 반드시 상사나 옆자리에 있는 사원에게 행선지와 용건, 소요 시간 등을 분명히 말해야 합니다.
- 오랜 시간 멋대로 자리를 비우는 것은 업무의 흐름을 중단시키는 행위이며 용납되지 않습니다. 적어도 30분 이상 자리를 비울 때는 책상 위를 말끔히 정리합니다.
- 외출시간이 지연되면 그 사유를 전화로 연락합니다. 일을 끝내고 집으로 귀가할 때는 반드시 회사에 전화를 걸어 활동 사항을 보고하고 회사로부터 긴급 지시 사항이 있는지도 확인합니다.

4. 출장

- 출장이란 회사를 대표하여 회사의 직무를 수행하기 위하여 목적을 가지고 떠나는 여행입니다. 출장을 떠나기 전에 목적을 정확히 파악하고 사전에 치밀한 계획을 세운 후 일정표 작성, 업무 수행에 필요한 서류나 지식을 준비합니다.
- 상사나 동료의 의견이나 도움을 청하는 것이 바람직합니다.
- 출장지에서는 숙소 연락처. 업무 진행 정도, 중간 변경 사항 등을 중간 보고(수시 보고)하는 것이 좋습니다.
- 출장에서 돌아오면 우선 상사에게 구두 나 전화로 보고하고 차후에 공식 보고서를 제출해야 합니다.
- 출장이나 사외 근무를 빙자하여 통상 업무를 지체하거나 남에게 미루는 일이 없도록 합니다.

5. 호칭에 대한 언어예절

- 직함이 없는 동료끼리는 남녀를 불문하고 ○○○씨 상황에 따라 이름만으로 ○○씨 라고 부릅니다.
- 같은 직급이라 할지라도 나이가 많아 ○○○씨라고 하기가 곤란한 경우에는 ○선배(님)라고 부릅니다.
- 직함이 있는 상사를 부를 때는 직함에 ‘님’을 붙여 부장님처럼 부르는 것이 좋으며, 상사가 직함이 없는 아랫사람을 부를 때는 ○○○씨를 씁니다.
- 직장에서 윗사람을 그보다 윗사람에게 지칭하는 경우, 예를 들어 아랫사람이 과장을 부장에게 지칭할 때는 “과장님이 이 일을 하셨습니다”라고 높여 말한다.

6. 대화예절

- 말은 침착하고 조용히 간결하게 합니다.
- 정확한 발음, 적절한 속도, 바른 용어를 사용하여 의사를 표현합니다.
- 남의 이야기 중에 끼어 들지 않습니다.
- 상대가 질문하면 자상하게 설명하고 의견을 말하면 성의 있게 듣습니다.
- 말을 막으면서 끼어들지 말고 의문이 있으면 말이 끝난 다음 묻습니다.
- 질문하거나 다른 의견을 말할 때는 정중하게 말한 사람의 양해를 구합니다.
- 부정적인 표현보다는 긍정적인 표현을, 명령형 보다는 청유형을 사용합니다.

7. 전화예절

1) 전화 받는 매너
- 전화벨이 울리면 즉시 받고 회사명과 부서명, 이름을 밝힙니다.
- 상대방을 확인 후 인사를 하고 메모 준비를 하여 용건을 듣습니다.
- 용건이 끝나면 통화 내용을 요약, 복창하여 확인한 후 마무리 인사를 합니다.

2) 전화 거는 매너
- 결론부터 이야기하고 통화를 짧게 마치며 상대방이 부재 시에는 이쪽에서 다시 전화를 겁니다.
- 메시지를 부탁할 때는 정중히, 정확히 하며 업무 전화는 건 쪽에서 먼저 끊습니다.

3) 공공장소 혹은 회의 중 휴대폰은 전원을 끄거나 매너 모드로 한다.

사무실 예절 체크리스트

혹시 나도 모르는 사이에 내가 사무실 공공의 적이 되어 눈총을 받고 있었던 것은 아닐까 걱정된다면 아래 체크리스트를 보고 해당사항이 몇 개나 되는지 확인해보세요.

1. 책상에서 음식을 자주 먹는다.
2. 평소 음식을 먹을 때 소리를 낸다.
3. 담배를 피운 후 냄새를 배지 않고 자리로 돌아온다.
4. 주변 동료가 뭐 하는지 궁금해서 모니터를 훔쳐본 적 있다.
5. 다리를 떠는 습관이 있다.
6. 생각에 잠기다 보면 나도 모르는 사이에 책상을 두드리는 등 소리를 낸다.
7. 책상에 향이 강한 방향제나 향초가 있다.
8. 동료가 자리를 비운 사이에 그 책상에서 사무용품을 가져온 적이 있다.
9. 주변 동료와 친해 자주 자리에 앉아서 이야기를 나눈다.
10. 휴게공간, 회의공간 등 공용공간을 사용한 후 뒷정리를 하지 않는다.
11. 사무실 안에서 개인 통화를 하는 경우가 많다.
12. 주 2회 이상 지각을 한다.
13. 출근시간이나 점심시간을 잘 지키지 않는 편이다.

해당사항 8개 이상 : 당신의 행동이 주변 동료들에게 스트레스를 주는 요인입니다. 동료를 위해서라도 본인의 행동을 고칠 필요가 있습니다.

해당사항 4개~7개 : 주변 동료들이 당신의 행동에 대해 이야기하기 시작하는 단계로, 주의가 필요합니다.

해당사항 3개 이하 : 매너있는 회사생활을 하고 있습니다. 앞으로도 동료에게 불편함을 주지 않도록 노력해야 합니다.

자료출처 : 문서공유