성공하는 프레젠테이션 기법, 좋은 PT발표를 위한 요건

프레젠테이션(Presentation)은 가장 효과적인 의사전달의 수단이자 효율적인 설득의 수단의 하나로, 보고자에게는 자기 생각을 잘 전달할 수 있다는 면에서, 보고 받는 사람은 발표 내용을 쉽고 간략하게 이해할 수 있다는 면에서 유용한 발표 방법입니다.
그렇다 보니 회사뿐만 아니라 학교, 관공서, 연구소 등 다양한 분야에서 프레젠테이션이 일반화되어 있는데요, 최근에는 입사를 위한 면접에서도 “PT 면접”을 도입하여 입사지원자의 업무능력과 커뮤니케이션 능력을 가려내기도 합니다. 이렇듯 사회생활, 직장생활에서 프레젠테이션을 할 기회가 더욱더 많아지고 있는 지금, 성공적인 PT 발표를 위한 기초 지식에 대해 알아보도록 하겠습니다.


프레젠테이션의 특징


프레젠테이션을 위한 자료는 출력물이 아닌 컴퓨터로 연결된 빔프로젝터로 구현되기 때문에 일반적인 문서와는 완전히 다르다고 할 수 있는데요, 세로가 길고 서술 형태로 작성된 일반문서와는 달리, 프레젠테이션은 가로가 길고 한 페이지에 들어갈 수 있는 내용이 적기 때문에 요약된 형태로 글을 작성해야 합니다. 간혹, 최대한 많은 정보를 전달하기 위해 본문에 너무 많은 텍스트를 삽입하거나 발표자가 말하는 내용과 동일한 텍스트를 삽입하는 경우가 있는데, 이는 매우 불필요한 행위입니다. 너무 많은 텍스트는 핵심을 알기 어렵게 만들고 슬라이드당 설명 시간이 길어져서 청중들의 집중력을 떨어뜨립니다. 게다가 청중들이 슬라이드를 읽는 속도는 발표자가 말하는 속도보다 3~4배 이상 빠르기 때문에 발표자의 설명이 끝나기도 전에 청중들은 내용을 다 읽어보고 다음 슬라이드로 넘어가고 싶어서 지루함을 느낄 뿐만 아니라 “이렇게 자료만 읽어 내릴 거라면 왜 우리는 여기에 모아 놓았지”라는 생각을 들게 해 프레젠테이션 주제에 대한 발표자의 전문성을 의심받을 수 있습니다.

그렇기 때문에 프레젠테이션에는 글자를 많이 적기보다는 도표나 사진, 그림 등을 활용하여 본문을 작성하는 것이 좋은데요, 슬라이드마다 설명 시간을 줄여서 짧은 템포로 발표를 진행하면 슬라이드가 계속 변화하면서 청중들에게 다양한 볼거리를 제공하여 주의를 집중시킬 뿐만 아니라 발표자가 프레젠테이션의 주인공이고 슬라이드가 보조역할을 한다고 느끼게 하여 발표자의 신뢰성을 높여줍니다.


프레젠테이션 제작법


프레젠테이션은 발표자의 이야기를 도와주는 “슬라이드”라는 시각적 보조자료를 사용해서 진행됩니다. 훌륭한 프레젠테이션의 조건에는 발표의 내용인 “콘텐츠”, 콘텐츠를 시각적 보조자료 형태로 만든 “슬라이드”, 그리고 발표자의 효과적인 “전달력”의 3가지가 있습니다. 이번에는 효과적인 발표를 위한 프레젠테이션 슬라이드 제작 방법에 대해 알아보겠습니다.

1. 어두운 배경 활용하기

밝은색 배경 슬라이드를 만들 때 보통 인쇄물은 밝은 종이에 어두운 글씨, 화면으로 볼 경우에는 어두운 배경에 밝은 글씨로 하시면 눈에 편안하고 집중도를 높여줄 수 있습니다. 어두운 색 배경을 구할 때는 이미지 검색엔진에서 “dark background” 키워드를 사용하면 됩니다. 어두운 배경의 슬라이드는 출력할 때 배경이 어둡게 나오므로 잉크나 토너를 낭비할까 봐 우려되실 텐데요, MS 파워포인트의 인쇄 옵션에는 “회색 조” 또는 “흑백”으로 인쇄할 수 있는 옵션이 있으니 이를 사용하면 검은색 배경의 슬라이드도 깔끔하게 출력이 됩니다.

2. 픽토그램 활용하기

픽토그램(pictogram)이란, 그림을 뜻하는 “picto”와 전보를 뜻하는 “telegram”의 합성어로 사물, 시설, 행동 등을 상징화하여 사람들이 빠르고 쉽게 이해할 수 있도록 만들어진 그림 문자를 말합니다. 픽토그램을 사용하면 텍스트를 많이 적지 않아도 전하고자 하는 바를 객관적이고 명확하게 전달할 수 있고, 확장자가 PNG인 투명 아이콘을 활용하면 슬라이드의 배경을 가리지 않아 여백의 미를 줘서 슬라이드가 깔끔해 보이는 효과가 있습니다.

3. 고품질 이미지 활용하기

컴퓨터로 프레젠테이션 자료를 만들 때는 이미지가 선명했는데, 막상 빔프로젝터를 활용해 발표를 시작하면 이미지가 깨지거나 흐릿하게 보이는 경우가 있습니다. 이는 이미지의 해상도가 낮아서 발생하는 경우인데요, 발표의 이해를 돕고자 삽입한 이미지가 오히려 발표 자료를 조잡하게 만들 수 있으니 이미지를 삽입할 때는 항상 고품질의 이미지를 활용하는 것이 좋습니다.

4. 웹에서 구한 그래프 다시 그리기

차트, 다이어그램, 그래프 등은 매우 객관적이고 설득력이 높은 시각적 정보입니다. 발표의 신빙성을 높이기 위해 뉴스나 관련 논문에서 자료를 가져오는 경우가 많은데요, 그러나 종종 사람들은 바쁘다는 이유로 인터넷에서 찾아낸 자료를 그냥 사용합니다. 가져온 자료가 프레젠테이션의 전체적인 테마와 어울린다면 상관이 없겠지만 어두운 배경의 PPT에 갑자기 새하얀 배경의 그래프가 삽입된다면 프레젠테이션의 전체적인 통일성을 해치고 자료가 붕 떠 있는 듯한 느낌을 줍니다.
따라서, 인터넷에 공개된 자료의 데이터는 그대로 사용하면서, 가능하면 고품질의 그래프를 직접 만드는 것이 좋습니다. 그러면 프레젠테이션이 좀 더 아름다워지고 가독성을 높여줄 수 있습니다.

5. 어울리는 폰트 찾기

프레젠테이션 자료를 작성하실 때는 가급적이면 폰트의 개수를 줄이는 것이 좋습니다. 폰트가 너무 많이 사용되면 본문이 산만해지고 프레젠테이션 전체의 통일성을 해치기 때문인데요, 보통 글 제목과 같은 큰 주제는 가독성이 좋은 "고딕"류의 글을 쓰고 본문에는 편안하게 읽을 수 있는 "명조체"의 서체를 이용하는 것이 좋습니다. 하지만 반드시 위와 같이 폰트를 설정할 필요 없이 자신의 취향에 따라 PPT 테마에 어울리는 폰트를 적용하면 텍스트의 가독성과 청중의 몰입도를 높여줄 수 있습니다.



프레젠테이션 발표 요령


프레젠테이션을 하려면 먼저 청중을 분석해야 합니다. 이를 위해 나의 목표와 청중의 목표를 파악한 후, 서로 비교할 필요가 있습니다, “청중 목표 달성 시스템”이라고 불리는 이 방법은 프레젠테이션에 어떤 내용을 넣어야 할지 고민할 때 도움이 됩니다. 청중을 분석한 다음에는 예습을 해야 하는데요, 프레젠테이션을 진행할 때 청중이 궁금해할 것이라고 생각되는 점들을 적어보고 청중의 입장이 되어 논리적인 순서대로 질문과 답변을 적는 것입니다. 청중을 분석하고, 시각 자료를 준비하고, 연습까지 했으니 프레젠테이션을 할 준비가 다 되었습니다. 이제 주어진 기회를 활용할 수 있도록 프레젠테이션을 잘하는 법을 살펴보겠습니다.

첫째, 어떻게 말하느냐가 중요합니다. 어떤 말을 하느냐 하는 것만큼 어떻게 말하느냐 역시 중요합니다. 전달하고자 하는 바를 쉽게 이해시키려면 듣는 사람의 입장에서 단어를 잘 선택해야 합니다.

둘째, 유머를 사용해보세요. 프레젠테이션 틈틈이 약간의 유머를 섞어주면 자신과 청중 모두에게 즐거운 시간이 될 것입니다. 청중을 설득하기 위해서는 그들의 긴장감을 풀고 경계심을 낮출 필요가 있습니다. 무엇이 청중을 웃게 만드는지 알아내세요. 그러면 그들의 마음을 열 수 있습니다.

셋째, 예측할 수 없도록 하세요. 어떤 CEO는 연설장을 돌아다니면서 사람들에게 질문을 합니다. 그러면 얼마 지나지 않아 사람들은 연설에 몰입하게 되는데요, 언제 질문을 당할지 모르기 때문입니다. 이처럼 연사가 가만히 자기 할 말만 하는 단조로운 발표가 아닌, 새로운 것을 시도해 기억에 남게 해 준다면 청중은 매우 좋아할 것입니다.

넷째, 단어를 신중하게 선택하세요. 언어를 조절할 수 있다면 대화도 조절할 수 있습니다. “’아’ 다르고 ‘어’ 다르다"라는 말이 있듯이 같은 뜻을 전달하더라도 좀 더 매력적인 효과를 주는 단어들이 있습니다. 다음과 같은 사례가 있는데요, 과거, 1990년대 중반 자동차 딜러들은 반환되어 온 수백만 대의 임대차량을 팔 방법을 모색하였습니다. “재정비된 중고차”라는 문구는 매력적이지 않아서 판매량이 저조했습니다. 이에 반해 벤츠 같은 고급 차 브랜드에서는 “검증된 중고차”라는 문구를 내놓았습니다. 결과가 어땠는지는 말하지 않아도 아시겠죠?

다섯째, 긴장감을 즐기세요. 아무리 자료를 잘 만들고 대본을 완벽히 준비했더라도 긴장을 하는 것은 어쩔 수가 없습니다. 단상 위에 올라가면 청중들이 모두 발표자만을 바라보게 될 테니까요. 그러므로 긴장했다고 겁먹지 마시고 주위를 둘러보며 청중들과 눈을 마주치세요. 발표 전에 청중들과 가벼운 일상 대화를 나누거나 최근 이슈에 관해 이야기하면서 긴장감을 적절하게 컨트롤하시기 바랍니다. 대본을 짜거나 연습을 할 때도 정확히 발표 시간에 맞추기보다는 10% 정도 일찍 끝낸다는 생각으로 여유를 두시면 실전에서 미처 생각지 못한 일이 발생하더라도 당황하지 않고 여유를 가질 수 있습니다.


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2019. 11. 13 (수)

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