직장인으로서 경력이 어느 정도 쌓였을 때 주어지는 업무 중 하나가 바로 기획서 작성입니다. 신입사원의 입장에서는 주어진 프로젝트만 진행하다가 어떤 업무를 주체적으로 기획할 수 있다는 것은 상당히 매력 있는 일이 아닐 수 없습니다만, 정작 기획서 작성을 시작하면 상사들의 잔소리와 대규모의 수정사항으로 앞이 까마득해지는 경우가 생깁니다. 한 번에 통과될 수 있는 기획서라는 것은 존재할 수 없을 것만 같습니다. 기획서를 잘 쓰기 위해서는 분야에 따른 기획서를 많이 읽어보고 습득하여 직접 터득하는 수밖에 없지만, 그래도 기획서 작성의 노하우는 존재합니다. 따라서 본 지면에서는 기획서 작성 노하우를 통해 기획서를 잘 쓰기 위해서는 어떻게 해야 하는지 살펴보도록 하겠습니다.
 

기획서란?


기획이란 어떠한 문제점이나 과제에 대해 현황을 분석하고 문제점을 검증하여 해결방법을 제시하고 해결을 위한 구체적인 실행계획을 세우는 과정을 말합니다. 지금까지 회사에 도입되지 않았던 새로운 제도나 업무개선을 위한 제안, 신제품의 개발 및 판매를 위한 마케팅 계획, 인사 및 총무에 대한 개선책 등 다양한 분야에 기획서를 제출할 수 있습니다. 기획서는 크게 회사의 업무나 자사의 판매상품 등을 대상으로 기획하는 사내대상기획서와 거래처나 관계기관의 업무를 대상으로 하는 사외대상기획서가 있습니다.
기획서는 안건에 대한 개선이나 문제점을 해결하기 위해 방향성을 제시하면서 개선안에 대한 구체적인 방안을 모색하여 방법을 제시합니다. 개념적으로 제안에 대한 방향을 제시하는 것에 그치지 않고 나아가 그 제안을 실행할 수 있는 구체적인 방안을 정리하여 문서로 만드는 것인데요. 제안내용으로는 특별한 규정이 있진 않으나 정해진 항목에 의해서 작성하는 것이 좋습니다. 기획서를 작성할 때에는 격식에 맞도록 구성하며 제안서보다 좀 더 구체적인 사안을 기재해야 효과적인 성과를 거둘 수 있습니다.
 

기획을 위한 발상의 방법들


기획에서는 당연하다고 생각되는 과제나 주제에서 시작하는 경우와 스스로 자주적인 과제를 가지고 제안해 가는 경우가 있습니다. 전자는 자신의 의사나 일반적인 안목과는 다른 것에서 나오는 것으로 일상적인 관심영역이 어느 정도인가에 따라 결정되며, 후자는 자신의 관심분야가 무엇이고 그에 대한 확신이 어느 정도인가에 달려 있습니다.

1. 여러 사람의 능력을 다양하게 활용하자

기획자는 모든 분야를 다룰 줄 아는 전문가가 아닙니다. 자신의 능력이 미치지 못하는 분야가 있거나 감각이 낡았다고 느껴지는 경우에는 전문가의 조언을 받는다거나 타인의 의견을 들어보는 것이 좋습니다. 그러기 위해서는 평소에 다양한 분양의 사람들, 감각이 있는 사람들과의 교제를 가능한 한 많이 하는 것이 좋습니다.

2. 신제품에는 얼른 도전해 보자

화제가 되고 있는 상품, 히트한 상품, 전례가 없는 상품에 흥미를 갖고, 가능하다면 구매해 보도록 합니다. 그것이 불가능하다면 대형점포에서 그 상품이 팔리는 모습을 바라보는 것도 좋은데요. 히트상품의 개념이나 판매 방식을 자신의 전문분야에 응용할 수 있도록 검토하는 가운데 힌트를 얻을 수도 있기 때문입니다.

3. 자신만의 가설을 세운다

매스컴을 무시한 정보만으로는 힘을 가질 수 없습니다. 기획은 정보를 재편성하고 확대, 연관 지어 나가면서 하나의 가설을 세우는 작업이므로 가설을 많이 비축하고 있는 사람일수록, 또는 그러한 사람이 많은 집단일수록 독특한 기획이 만들어집니다.

4. 환경이나 시기가 적합한지 생각하자

히트 상품이나 성공한 기획에는 반드시 시기적인 요소가 있습니다. 받아들일 수 있는 환경이나 조건이 갖추어져야만 비로소 성공할 수 있게 되는 것입니다. 새로운 것을 생각해 내는 것도 중요하지만 시기를 잘 맞춘다'는 것 역시 중요합니다.
 

기획서 작성 5가지 노하우


1. 핵심을 잘 요약하라

기획서는 결국 아이디어를 어떻게 작성하느냐가 관건인 문서라고 할 수 있습니다. 그 의미는 즉, 잘 써진 기획서는 아이디어를 얼마나 구체적으로, 핵심적으로 작성되었느냐에 따라 정해지는 것입니다. 작성자의 머릿속에 있는 아이디어를 체계적으로 정리하고, 읽는 사람이 이해할 수 있도록 정리하기 위해서는 핵심을 잘 요약하셔야 하는데요. 내용의 핵심이 소제목이나 한 문장으로도 요약이 될 수 있지만 차트나 도표, 다이어그램, 표를 활용해서 효과적으로 보일 수 있다는 점도 참고하시면 좋으실 것입니다. 핵심을 요약하는 스킬을 함양하기 위해서는 다양한 기획서를 많이 접하는 것만큼 좋은 공부법은 없습니다.

2. 필요할 때 적절하게 근거를 제시하라

기획서는 작성자의 아이디어를 정리하고 설득시키는 문서이기 때문에, 상대방에게 신뢰를 얻기 위해서 시기적절하게 근거를 제시하여 주장의 타당성을 입증시켜야 합니다. 잘 작성된 기획서는 작성자의 제안사항을 타당한 데이터 분석을 근거로 논리를 갖춰 내용이 진행되고 있습니다. 아무리 아이디어가 좋다고 하더라도 근거자료가 부족하다면 허황된 이야기로 평가받게 될 것입니다. 따라서 기획서를 작성함에 앞서 관련 현황에 대한 자료와 정보를 수집하여 작성자가 이를 이해하고 본인의 것으로 만드는 작업이 일차적으로 진행되어야 하며, 이후 기획서를 작성하는 중에는 이러한 자료를 적절한 시기에 배치하여 읽는 사람으로 하여금 효과적으로 받아들일 수 있도록 해야 합니다.

3. 정보를 분석하는 능력을 갖춰라

앞서 설득력 있는 기획서란, 적절한 곳에 근거자료를 배치하는 것이라고 설명해 드렸습니다. 하지만 이러한 작업이 잘 이루어지기 위해서는 작성자가 정보를 분석하고 해석하는 능력이 뒷받침되어야 할 것입니다. 관련 정보를 아무리 많이 수집하였다 하더라도 이를 통해 작성자가 의미 있는 분석결과를 도출하지 못한다면 그 데이터는 죽은 데이터나 다름없을 것입니다.

4. 글을 포장하라

기획서가 상대방을 설득하기 위한 문서라면, 조금 더 호감을 살 수 있도록 포장하는 법도 필요합니다. 이때 포장이라는 것은 같은 문장이라도 눈에 띄는 표현을 사용하는 것이 될 수 있고, 편집디자인을 가미하여 시각적인 효과를 높이는 것도 포함합니다. 물론, 글의 포장법은 어떤 분야의 기획서이며 그 목적이 무엇이냐에 따라 강도를 조절할 필요가 있다는 점을 유의하셔야 합니다.

5. 설득하는 글을 써라

앞서 계속해서 기획서란 읽는 사람을 설득하는 문서라고 말씀드렸는데요. 따라서 잘 써진 기획서는 상대방이 이해할 수 있도록 쉽게 써져야 하며 나아가 결과적으로 이들을 설득할 수 있어야 합니다. 기획서에 설득력을 높이기 위해서는 적절한 근거자료의 배치 및 데이터 분석능력이 필요하지만, 기본적으로 내용을 체계적이고 설득력 있게 전달할 수 있는 논리력이 필요합니다. 이러한 논리력은 책을 많이 읽고 글을 많이 쓰면서 차츰 쌓이는 것으로, 단시간에 체득하기란 어려울 수 있습니다. 따라서 직장상사, 선배들이 작성한 기획서를 틈틈이 읽고 흉내 내듯 써보면서 자신만의 스킬로 만들어 가는 노력이 필요할 것입니다.
 
 

기획서 작성 10단계


기획서 작성 활동은 분석과 전략으로 크게 나누어집니다. 분석은 기획서 작성을 위한 조사 활동과 조사한 내용을 더욱 작은 단위로 나누거나 때로는 서로 다른 내용을 결합하는 등의 활동을 의미하고, 전략은 분석을 통하여 도출된 내용을 기획 전략과 실행 방안으로 표현하는 활동을 의미합니다. 그렇기에 거의 모든 기획서는 분석과 전략이라는 큰 틀 속에서 어떠한 순서와 얼마만큼 구체적으로 작성하느냐가 관건입니다.
기획서는 ‘논리’라는 큰 흐름에 ‘창의’라는 내용이 수록되어야 합니다. 창의는 개인의 경험과 역량에 따라 다르게 표현될 수 있기 때문에 일반적으로 정형화가 어려우나 기획서의 논리적 전개는 일반적으로 다음과 같이 10단계로 정형화할 수 있습니다.

1단계 : 기획 내용 및 문제점 파악

기획 내용 및 문제점 파악이란 한 마디로 기획자가 무엇을 기획할지에 대한 기획의 목표와 내용을 다시 한 번 확인하는 것입니다. 이때에는 기획서 작성을 위한 안내(제안기획서의 경우 RFP)를 자세히 읽어보고 여러 가지 각도에서 기획 내용을 검토해야 합니다.

2단계 : 기획서 작성의 방향 결정

기획 내용 및 문제점이 파악되었으면 내용과 문제점에 따라 기획서 작성의 큰 방향을 결정해야 합니다. 기획의 내용과 문제점에 따라 기획서 작성법이 다르므로 기획서 작성 방향의 결정은 중요합니다. 기획서 작성의 방향은 기획의 내용과 문제점을 중심으로 결정되나, 기획서를 받아보는 쪽이 어떠한 문제의식을 느끼고 있는지와 그들의 요구(needs)에 따라 결정되기도 하는데요. 특히, 기획서 작성의 방향 결정 단계에서는 기획서의 큰 그림을 그리는 것이기 때문에 기획자는 될 수 있는 대로 넓은 시야로 기획의 내용 전개를 검토해야 하며, 작성 방향 결정에 따라 각기 다른 접근법으로 기획서를 다루어야 한다.

3단계 : 기획서 작성을 위한 정보 조사

이제 기획자는 기획서의 큰 그림을 바탕으로 더욱 자세한 기획내용을 파악할 수 있도록 기획 관련 정보를 조사해야 합니다. 정보 조사는 일차적으로 보편적이고 포괄적인 자료를 시작으로 점차 자세하고 세밀한 자료를 찾는 방식으로 진행하는 것이 좋은데요. 이는 처음부터 너무 자세한 자료를 찾다 보면 기획서 작성 시 기획의 시야가 좁아질 수 있기 때문입니다. 따라서 기획서 작성을 위한 정보 조사는 ‘시장, 트렌드’와 같은 큰 덩어리 자료로 시작하여 ‘해당 업체의 최근 동향, 유사업체 현황, 타겟 소비자의 특성’과 같이 기획 전개와 밀접한 연관을 지닌 세부적인 자료로 조사하는 것이 유리합니다.

4단계 : 정보 조사의 취합 및 분석 실행

정보가 어느 정도 취합이 되었으면 이미 기획자의 머릿속에는 자료가 두 가지 형태로 저장되어 있어야 합니다. 하나는 일반적이며 포괄적인 자료, 나머지 하나는 세부적이고 연계성이 높은 자료인데요. 이러한 기획 자료들은 각기 활용하는 분야가 다르므로 될 수 있으면 두 자료를 분리하면서도 두 자료를 통합했을 때 새롭게 도출될 수 있는 ‘신규 개발자료’도 염두에 두어야 합니다. 취합된 정보의 분석은 기획 목적에 따라 다양한 분석 도구(tool)를 활용하여 분석을 시작하면 됩니다.

5단계 : 기획 요구(needs)에 대응하도록 기획 콘셉트 도출 및 확정

정보 조사와 분석이 완료되었으면 기획자는 처음에 생각하지 못했던 새로운 자료와 아이디어를 가질 수 있게 됩니다. 이때 처음에 기획자가 생각했던 방향과 분석을 마치고 난 후의 방향이 다르면, 그 이유를 찾아내고 거기에 대한 근거를 스스로 제시할 수 있어야 하는데요. 이러한 과정을 마치고 나면 분석 자료를 토대로 기획의 콘셉트를 설정해야 하고, 분석 자료와의 연계성과 기획의 채택 여부를 결정짓는 사람들의 특성을 고려해야 합니다.
만일 기획의 채택 여부를 결정짓는 사람들을 고려하지 않은 채 분석 자료에만 의존한다면 기획서의 채택 가능성이 줄어드는 경우가 있기 때문에 콘셉트 도출 시 수용성을 반드시 재검토해야 합니다.

6단계 : 기획서의 기본 구조 만들기

기획서의 콘셉트가 결정되었으면 이제 집중적으로 기획서 작성을 할 단계입니다. 이때 중요한 것은 콘셉트에 대한 설득력을 높이기 위한 기획서 전개 구조를 만드는 것입니다. 전개 구조는 일반적으로 ‘X형’, ‘피라미드형’, ‘역피라미드형’으로 구분되는데 콘셉트의 성격과 콘셉트를 중심으로 앞뒤 내용과의 연계성을 고려하여 선정하면 됩니다.

7단계 : 기획 내용 전개

기획서의 기본 구조가 결정되었으면 기본 구조에 따라 본격적으로 기획서를 작성합니다. 기획서 작성 시 주의할 것은 한 번에 완벽한 기획서를 작성하려 하지 말고, 빠른 시간 내에 일차적인 초안을 마련하고 기획서의 수정과 보완작업을 되풀이해 가며 완성도를 높이는 것이 더욱 효율적입니다.

8단계 : 전체적인 구성 재검토 및 정리

기획서의 초안이 완성되었으면 이제부터는 기획서 내용 전개의 완성도를 높여야 합니다. 기획의 내용을 가다듬는 과정에서는 기획 내용이 자연스럽게 전개되었는지에 대해서 특히 신경을 써야 합니다. 반복적으로 기획서의 앞뒤 내용 전개를 확인하여 자연스럽고 부드럽게 이루어지도록 합니다.

9단계 : 기획서의 부가적인 효과를 위한 재편집

기획서의 구성 재검토까지 완성되었다면 이제 기획서는 거의 완성되었다고 볼 수 있습니다. 이제 기획서의 시각적 효과를 높이기 위하여 약간의 마무리 작업만 하면 되는데요. 기획서의 부가적인 효과 작업은 크게 두 가지 방법이 있습니다.
하나는 이미지를 활용하는 방법입니다. 지나치게 장문으로 작성된 문장은 단문으로 고쳐줍니다. 만약 단문으로 줄여지지 않는다면 그 문장의 핵심 키워드를 이미지를 사용하여 하나의 그림으로 표현합니다. 이미지는 문장을 쉽게 이해하도록 하는 힘이 있기 때문입니다.
나머지 하나는 밑줄을 긋고 볼드체를 사용하는 등 강조 기법을 활용하는 것입니다. 기획서를 읽는 사람들은 바쁜 사람들이기 때문에 빠른 시간 내에 기획서의 핵심 키워드가 전달될 수 있도록 중요한 문장이나 키워드에 밑줄 또는 볼드체 등을 활용하여 강조하면 기획서를 읽는 사람이 쉽게 핵심을 파악할 수 있습니다.

10단계 : 기획서 최종 점검 및 보완, 수정

앞서 말한 것과 같이 다시 한 번 전체적인 내용을 살펴보고 수정사항이 있는지 최종적으로 확인해야 합니다. 수정, 보완 작업은 많이 할수록 기획서의 완성도가 높아진다는 것을 잊지 말아야 합니다.

 
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홈페이지 제작기획서(구조설계)
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기획서 체크리스트
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기획서 작성법 및 주의사항
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기획서 초안
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기획과 기획서 작성 스킬 보고서
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2014. 07. 15 (화)

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