거래내역을 상세하게 기록한 문서

거래명세서에 대해 알아보자

1. 거래명세서의 정의

1) 거래명세서의 정의

거래명세서란 공급하는 자와 공급받은 자의 인적사항을 비롯한 거래일자, 거래내용, 공급가액, 세액, 비고 등으로 구성된 명세서를 말한다.
이는 상대방과의 거래 시 이를 증명하기 위해 사용하는 것으로 대다수의 기업에서 거래내역을 기록하는 장부로 활용하고 있다.
거래명세서만으로 세무 상의 증빙자료로 이용될 수 없으므로, 세금계산서와 함께 보관하는 것이 좋다.

사업자가 고정거래처와 거래를 하는 경우에는 일정기간의 거래를 합계한 세금계산서를 교부할 수 있으며, 제조장과 직매장 등 2개 이상의 사업장을 가진 사업자가 제조장에서 생산한 재화를 직매장 등에서 전담하여 판매할 때 총괄납부승인을 받은 사업자의 경우, 제조장에서 직매장 등으로 거래명세서를 교부할 수 있다.

2) 거래명세서의 기능

일반적으로 상품을 판매하거나 판매할 상품을 납품을 받을 때 적격증빙인 세금계산서를 교부 또는 수취해야 하나 세금계산서나 계산서, 영수증에는 거래내역을 상세히 기록하는 것이 불가능하므로 세부적인 거래내역이나 사실을 뒷받침 할 수 있도록 거래가 발생한 시점에 거래명세서를 두 장(공급받는 자용, 공급자용) 작성해서 거래물품의 수령여부를 확인하는 것이다.

공급자와 공급받는 자의 인적사항, 거래일자, 거래내용, 공급가액, 세액, 비고 등이 기재된 거래명세서는 거래처와의 거래사실을 확인하는 증빙이나, 법적인 구속력을 갖는 것은 아니므로 반드시 법적 증빙인 세금계산서를 교부 또는 수취해야 한다.

거래명세서란 재화나 용역의 거래가 발생 시 거래 상대방과의 물품의 인도나 인수거래가 잘 이루어 졌다는 의미에서 보다 상세하게 기재된 증거자료를 말하는 것이며, 세무상으로 강제하고 있지는 않으나 내부적으로는 잘 보관할 필요가 있다.
물품을 인도, 인수 시에는 거래명세서를 가지고 확인을 하는 것이 상거래 관례이기 때문이다.

물품의 인도자는 인수자의 확인을 꼭 받아야 하고, 반대로 인수자는 거래명세서의 물품과 수량을 확인할 필요가 있다. 이러한 거래명세서는 물품을 파는 공급자가 발행하는 것으로서 세금계산서와 마찬가지로 거래명세서도 공급자, 공급받는 자용 이렇게 두 장이 한 세트로 구성되어져 있다. 거래명세서의 앞장이 공급받는 자용이고 뒷장이 공급자용이기 때문에 거래명세서상의 공급받는 자용과 공급자용을 잘 확인하면 된다.

2. 거래명세서의 목적

1) 거래명세서의 기능

세무서에서 매입 거래에 대해 무자료 가공거래를 적발하기 위하여, 매입세액부당공제 혐의가 있다고 판단되면 소명자료 제출을 요구하게 된다.

소명자료 제출 시, 세금계산서와는 별도로 매입행위 자체가 정당하다는 가장 객관적인 자료인 은행 송금증 혹은 입금표와 함께 거래명세서를 제출한다. 따라서 거래명세서 또한 사적증빙으로 가치가 있으므로 회사 내부관리 차원에서 거래명세서도 세금계산서와 같이 별도로 관리하는 것이 유리할 것이다.
※ 사적증빙
세법에서는 인정받을 수 없으나 거래처와 거래사실을 객관적으로 입증하고 법적인 문제가 생겼을 경우 거래사실을 확인하는 주요 증빙으로, 거래명세서와 같은 거래증빙과 기안서나 품의서 같은 내부증빙으로 구분할 수 있다.
세금계산서처럼 법적증빙 이외의 거래명세서 등의 자료는 납세자와 과세관청 사이의 분쟁 시, 실질과세의 원칙에 의해 납세자의 측면에서는 일종의 안전장치의 역할을 하는 것이라고 보면 되는 것이다.
※ 실직과세원칙
세법은 실질에 따라 과세소득을 산정하고 또 진실한 소득자에게 조세를 부과하도록 규정하고 있다.

소득귀속자의 실질과세 - 과세소득이 누구에게 귀속되는 가를 결정하여 과세하는 것.
거래형태의 실질과세 - 거래형태를 분석하고 그 실체를 파악하여, 경제적 실질에 따라 거래내용을 포착하여 과세하는 것.

2) 거래명세서 작성과 보관

① 거래명세서 작성

거래처에 물품이나 상품 등을 거래한 경우, 통상적으로 세금계산서와 거래명세서를 함께 발행한다. 원본 거래명세서는 상품을 매입하는 거래처에 세금계산서(공급받는 자 보관용)과 함께 발행하며, 공급자는 세금계산서(공급자보관용)과 거래명세서 사본을 가지고 처리를 한다.

거래명세서는 증빙자료로 사용하는 부분 외에도 상품의 품목수가 많아 세금계산서에 내용을 기입하기 어려운 경우 상세내역을 기입하여 보관하기 위해 작성한다. 즉 세금계산서에 납품품목들을 모두 기록할 수 있다면 굳이 거래명세서를 작성할 필요가 없다.

월말에 세금계산서를 한 장으로 발행하는 경우, 납품 때는 세금계산서를 제외한 거래명세서만 작성하기도 한다.

② 거래명세서 보관

일반적으로 기업에서는 거래명세서를 세금 계산서 뒷면에 붙여서 보관한다. 회사자체에서 부가가치세 신고할 때에는 "세금계산서철"은 추후 부가가치세 불부합자료에 대한 소명자료로 반드시 필요하므로 "세금계산서철"을 별도로 만들어 잘 보관해야 한다.

3. 거래증빙서류의 종류

구분 특징
거래명세서 거래명세서라 함은 공급한 자와 공급받은 자의 인적사항·거래일자·거래내용·공급가액·세액·비고 등이 기재된 명세서를 말한다.
공급자와 공급받는 자의 인적사항, 거래일자, 거래내용, 공급가액, 세액, 비고 등이 기재된 거래명세서는 거래처와의 거래사실을 확인하는 증빙이나, 법적인 구속력을 갖는 것은 아니므로 반드시 법적 증빙인 세금계산서를 교부 또는 수취해야 한다.
세금계산서 세금계산서는 부가가치세법규정에 의해 교부하는 증빙서류로서 공급가액과 부가가치세액이 반드시 별도로 구분표시 되어 있다. 또한 공급하는 사업자의 등록번호와 성명, 공급받는 자의 등록번호, 공급가액과 부가가치세액, 작성연월일은 반드시 기재되어야 한다. 이러한 세금계산서는 일반과세자만이 발행할 수 있으며 간이과세자나 면세사업자는 세금계산서를 발행할 수 없다. 세금계산서는 매입세액을 공제받기 위하여 꼭 필요한 핵심 서류이다.
③ 계산서 계산서는 소득세법 및 법인세법에 의해 교부하는 증빙서류로서 부가가치세액을 별도로 표시하지 않고 공급가액만 표시한다. 따라서 세금계산서와는 달리 매입세액을 공제할 수 있는 증빙서류가 되지 못한다. 계산서를 교부할 수 있는 자는 부가가치세가 면제되는 면세 사업자로 국한되며 과세사업자가 면세사업을 겸영하는 경우 면세사업에 대해서는 계산서를 발행할 수 있다.
④ 간이영수증 간이영수증은 공급받는 자의 등록번호와 부가가치세액을 별도로 기재하지 않는 증빙서류 이다. 따라서 부가가치세가 포함된 금액을 영수증에 기재하며 부가가치세를 신고할 때 매입세액공제를 받을 수 없다. 흔히 간이 영수증이라고 하는데 영수증을 교부할 수 있는 자는 간이과세자이거나 또는 일반과세자 중 소매업, 음식점업, 숙박업처럼 주로 사업자가 아닌 소비자에게 재화 또는 용역을 공급하는 사업자들이다.
⑤ 현금영수증 일정 한도의 현금영수증에 대하여 소득공제나 세액공제의 혜택을 주는 제도이다. 현금거래를 명확히 하여 세금을 투명하게 부과하기 위한 제도로써 현금영수증을 발급 받으려면 신원을 확인할 수 있는 카드나 주민등록증·휴대폰 번호 등을 제시해야 한다. 현금영수증은 신용카드 단말기로 발급되며 카드영수증과 구별하기 위하여 영수증 상단에 ‘현금(소득공제)’ 또는 ‘현금(지출증빙)’이라는 내용이 기재된다. 소비자가 개인인 경우에 소득공제, 사업자인 경우에 지출증빙이 표시된다.

4. 거래명세서 샘플 및 작성요령

1) 거래명세서 샘플

거래명세서 샘플



2) 거래명세서 작성요령

① 거래일자

거래일자는 거래가 실제로 이루어진 날짜를 적는다.

② 공급받는 자/공급자

거래처와의 거래사실을 서로 확인하는 부분으로 공급받는 자의 상호(명), 사업장 주소, 전화번호, 합계금액 등을 기입하고, 공급자는 등록번호 란에 사업자등록번호를 기재하고 상호, 성명 사업장 주소 등을 함께 기입한다.

③ 거래내역

‘월일’에는 거래가 일어난 날짜를 기입하고 ‘품목’ 란에는 공급가액이 가장 큰 품목 순으로 기재하며, ‘금액’은 양식에 따라(공급가액/세액)을 분리하여 기입하는 경우도 있다.
이러한 경우 부가가치세(vat)를 포함하거나, 별도로 계산하는 방법에 따라 기입금액에 차이가 있을 수 있다.

5. 거래명세서 관련 Q&A

Q) 상품 거래 시 거래명세서를 필수적으로 받아야 하나요?
A) 통상적으로 거래가 발생한 경우 세금계산서와 함께 거래명세서를 지급하게 된다.
세금계산서 상에 거래내용이 모두 표현되는 경우는 굳이 거래명세서를 받으실 필요가 없으나, 세금계산서에는 거래내역을 모두 기입할 수 없는 경우가 있으므로 거래명세서를 받아 보관하면 거래증빙자료로 활용할 수 있으므로 보관하는 것이 좋다.

Q) 거래명세서로도 세금 공제를 받을 수 있나요?
A) 거래명세표는 거래의 내역을 구체적으로 기입한 보조 자료이며, 세법상 증빙자료는 아니다.
따라서 원본이 아니라고 해서 가치가 없는 것은 아니며, 사본을 가지고 있어도 거래내용을 확인하는데 도움이 된다.

Q) 거래명세서가 반드시 원본이어야 하나요?
A) 거래명세서는 법적증빙자료로 사용할 수 없기 때문에 경비처리가 되지 않는다.
그러므로 세금신고를 하고 부가세를 환급받거나 개인소득세 신고 시 비용으로 인정받기 위해서는 세금계산서를 반드시 수취해야 한다.
※ 법적증빙자료
법정증빙을 흔히 적격증빙, 적격지출증빙이라고도 하는 것으로 세법에서 인정하는 법정증빙은 세금계산서와 계산서, 신용카드매출전표 및 현금영수증이다.

Q) 거래명세서를 제외한 세금계산서, 현금영수증, 입금표, 매출전표를 간략히 설명해주세요
A)
세금계산서 공급가액, 세액, 공급자 사업자등록번호, 공급받는자 사업자 등록번호가 기재된 영수증
현금영수증 현금영수증가맹점에서 거래금액에 대해여 지불 금액의 영수증을 발급받은 영수증
입금표 물품 등을 구입하고 그 대금을 지급하는 경우 대금을 지급하였다는 사실을 증명하는 영수증
매출전표 신용카드를 사용하여 대금을 결제하고 교부받은 영수증
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