신청인의 경력사항을 증명하여 발급하는 문서

경력증명서에 대해 알아보자

1. 경력증명서의 개요

1) 경력증명서의 정의

경력증명서는 재직 중 또는 퇴직 후 재직한 회사에서 신청인의 경력을 증명하여 발급하는 문서이다. 퇴직자의 경우에는 퇴직사유를 명확히 기재하는 것이 좋으며, 퇴직사유에는 정년퇴직, 명예퇴직, 이직, 권고사직, 이민 등의 내용으로 기재할 수 있다.

근로기준법에 의하여 사용자는 근로자가 퇴직 후에도 사용기간, 업무종류, 지위와 임금 기타 필요한 사항에 관한 증명서를 청구한 때에는 사실대로 기입하여 즉시 교부하여야 할 의무가 있다.

2) 경력증명서의 용도

경력증명서는 주로 퇴사 후 근로자의 재직사실과 업무내용, 직책 등을 회사가 증명하여 주는 내용으로 구성된다. 경력증명서는 법적으로 표준화된 서식이 있는 것은 아니므로 경력증명서를 요구하는 기관의 요구에 충실히 따르면 된다.

경력증명서의 내용은 회사마다 다를 수 있지만 기본적으로 근무기간과 직책, 수행한 업무 등에 관하여 기재한다.

재직 중 • 관공서ㆍ업체 제출용(비자발급, 업무제휴, 신분확인 등)
• 회사 제출용(이직, 전직, 파견 등)
퇴사 후 • 재취업, 창업, 이민 등으로 재직사실과 함께 경력 사항 증명이 필요한 경우

2. 경력증명서의 발급

경력증명서는 재직 회사에 발급요청을 하면 해당 회사가 발급하여 주도록 하고 있다. 회사에 따라 전 직장의 업무 내용에 대해 크게 신경을 쓰지 않는 다면 전 직장 재직 당시의 근로소득원천징수영수증, 4대 보험 가입내용 등으로도 경력 증명을 할 수 있다.

그러나 통상 경력증명서는 당해 근로자의 재직기간 뿐만 아니라 맡은 바, 업무에 대해서도 증명을 하는 성격이 있으므로 위와 같은 대체 서류의 제출은 이를 인정하는 회사만 허용되므로 회사의 사정에 따라 조절할 필요가 있다.

근로기준법에 의하면 30일 이상 근무한 근로자가 재직 중 또는 퇴사 후라도 경력증명서 발급을 요청하면 사용자는 문서로 발급해 줄 의무가 있다. 경력증명서는 신청자의 재직기간과 업무내용 등을 확인하여 발급하게 된다.

회 사
(사용자)
회사(사용자)는 근로자가 신청하는 경우 재직기간, 업무종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항 등 필요한 사항을 기재한 증명서를 즉시 발급해 주어야 할 의무가 있다.
근로자 경력증명서를 발급받을 수 있는 근로자는 계속하여 30일 이상 근무한 자로, 청구할 수 있는 기한은 퇴직 후 3년 이내로 하고 있다. 단, 퇴직 후 3년이 초과하더라도 근무한 회사에서 경력증명서를 발급받을 수 있는 것이 일반적이다.

3. 경력증명서와 재직증명서의 차이점

경력증명서는 주로 퇴사 후 이전 회사에서의 근무경력을 증명하는 용도로 사용되며, 재직증명서는 증명서를 제출하는 현재 시점에 해당 회사에서 근무를 하고 있음을 증명함을 목적으로 작성한다.

경력증명서 경력증명서는 퇴사 후 다른 회사에 경력직으로 입사할 때 이전 회사의 근무 경력을 증명하기 위해서 사용하거나 근로자의 경력을 확인하기 위한 용도로 제출한다. 현재 회사에 재직 중인 근로자라도 이직, 전직, 유학, 창업 등의 목적으로 경력증명서 발급이 필요한 경우가 있다.
재직증명서 재직증명서는 일반적으로 현재 근로자 본인이 회사에 재직하고 있음을 증명하는 용도로 사용되며 주로 금융기관이나 관공서 제출용으로 신청한다.

4. 경력증명서 작성 시 유의사항

경력증명서는 재직했던 회사에서 근무한 경력을 증명하는 서류이며, 재직증명서는 회사에 현재 근무하고 있다는 사실을 증명하는 문서이다. 근로자의 재직사실을 확인하는 경우에는 4대 보험(고용보험ㆍ건강보험ㆍ산재보험ㆍ국민연금) 가입내역, 근로소득원천징수영수증 등의 사항도 재직사실에 대한 증거자료가 될 수 있다.

1) 필수항목에 대한 내용

재직하고 있는 회사의 기본 서식이 있을 경우 지정된 서식을 사용하고, 없을 경우에는 자유롭게 작성해도 무방하다. 단, 자유서식일 경우라도 반드시 들어가야 할 항목들이 있다. 인적사항에 들어가야 할 내용은 성명, 생년월일(주민번호), 주소, 연락처 등이며 경력사항에는 근무기간, 직급, 직책, 근무부서 등을 포함하며 발급용도를 함께 기재하도록 한다.

경력증명서를 제출하는 기관에서 특별히 요구하는 정보가 있을 경우, 이를 확인하여 기재하도록 한다.

2) 경력증명서의 구성순서

경력증명서는 증명하고자 하는 목적과 내용이 무엇인지를 명확하게 작성하되 누락되는 항목이 없어야 한다.
작성하는 순서가 정해져 있지 않더라도 일반적으로 본인의 인적사항을 상단에 작성하는 것이 좋으며 다음 항목으로 근무기간, 부서, 직급, 직책 등의 경력사항을 해당 항목에 맞추어 깔끔하게 작성한다.

총 근무기간은 입사일로부터 현재(또는 퇴직) 까지의 기간을 기재하며, 마지막으로 경력증명서의 발급용도를 명확하게 밝힌다.

3) 담당부서의 확인

담당부서(총무부, 인사부, 관리부 등)를 확인한 후 증명서 발급을 요청하면 대부분의 경우 신청과 동시에 증명서를 발급 받을 수 있다.

발급받은 경력증명서의 내용을 검토한 후 필요한 항목 중에 빠진 부분이 없는지 꼼꼼하게 체크한 후 해당 기업, 기관, 관공서 등에 서류를 제출하면 된다.

4) 경력증명서 발급의무

근로기준법 제39조에 의하면 사용자는 근로자가 퇴직한 후라도 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금, 그밖에 필요한 사항에 관한 증명서를 청구하면 사실대로 작성한 증명서를 즉시 발급해 주어야 한다고 규정하고 있다.

5. 경력증명서 샘플 및 작성요령

경력증명서 샘플

※ 작성 요령
① 성명
한글과 한자 이름을 구분하여 정확하게 기재한다.

② 생년월일(주민번호)
개인정보보호 강화정책에 따라 대상자의 성명과 생년월일만을 기재하는 추세이다.

③ 주소
현재 거주지에 대한 세부 주소를 기재하는 항목으로 가능한 번지까지 상세하게 작성한다.

④ 근무기간
근로자가 근무한 근로기간의 시작일과 끝을 정확하게 작성하고 10년 6월과 같이 총 근무기간을 함께 기재한다.

⑤ 근무부서, 직급 및 직책
근무했던 당시의 근부부서와 직위(직책)을 기재한다. 이직하는 회사에서 본인의 능력을 객관적으로 판단할 수 있는 근거가 되는 항목이므로 사실과 다름없이 작성해야 한다.

⑥ 근무연한
회사에서 근무한 총 근로기간(몇 년 동안 근무했는지)을 의미한다.

⑦ 퇴직사유
퇴직자는 퇴직 사유를 명확하게 기재하도록 한다. 퇴직사유를 정년퇴직, 명예퇴직, 이직, 권고사직, 이사 등과 같이 세부적으로 작성하면 경력증명서를 받아보는 담당자가 쉽게 파악할 수 있다.

⑧ 발급용도
경력증명서를 사용할 용도를 기재하는 항목으로 ‘○○제출용’과 같이 발급 목적을 쉽게 알 수 있도록 작성한다.

⑨ 직인
경력증명서는 회사에서 근로자의 재직사실을 보증하는 공식적인 문서로 대표이사의 직인이 날인되어 있어야 한다.

6. 경력증명서 FAQ

1) 입사와 동시에 경력증명서를 발급받을 수 있나요?
기업에서 30일 이상 근로한 경우에만 경력증명서를 회사(사용자)로부터 교부받을 수 있으며, 재직확인서 및 경력증명서의 신청은 퇴직 후, 3년 이내에 해야 한다.

2) 회사가 폐업 등으로 없어졌을 경우에는?
전직 회사가 폐업 등으로 없어져 경력증명서 발급이 불가능 할 경우에는 4대 보험(고용보험·건강보험·산재보험·국민연금) 증빙서류로 대신 할 수 있으므로, 경력증명서 제출 회사(부서)에 대체서류 인정 여부를 확인 후 가까운 해당관청에서 서류를 발급 받으면 된다.

3) 회사에서 이직을 반대하여 경력증명서를 발급해 주지 않는 경우에는?
회사에서 30일 이상 근무한 근로자는 재직 중 또는 퇴직 후 3년 이내라면 언제든 경력증명서를 발급 수 있다.

만일 근로자가 경력사항에 대하여 증명서 발급을 요청하였는데도 불구하고 회사(사용자)가 발급해 주지 않을 경우에는 회사(사용자)는 500만원 이하의 과태료를 부과 받을 수 있다.

4) 발급받은 경력증명서의 유효기간은?
경력증명서의 유효기간의 따로 정해져 있는 것은 아니지만 경력증명서는 발급일 현재를 기준으로 근로자의 경력사실을 증명해 주는 문서이므로 통상 1개월 이내에 사용하는 것이 관례이다.

5) 경력증명서를 임의로 작성해도 되나요?
경력증명서는 회사에서 근로자의 재직사실과 업무수행 내용을 보증하는 공식적인 문서로 대표이사의 직인이 날인되어 있어야 하므로 임의로 작성할 수 없다.

단, 경력증명서를 발급 받을 수 없는 상황이라면 경력기술서의 형태로 본인의 경력을 작성할 수 있다.

6) 비정규직 근로자도 경력증명서를 발급받을 수 있나요?
경력증명서는 고용형태와는 관계없이 30일 이상 계속하여 근속하여 근무한 근로자는 입사일과 재직기간을 명시하여 발급받을 수 있다. 경력증명서의 발급 대상은 정규직, 비정규직과는 관계가 없다.

7) 퇴직한 근로자도 근무한 회사로부터 경력증명서를 발급받을 수 있나요?
근로기준법 시행령에 따르면 회사에서 경력증명서를 의무적으로 발급해주어야 하는 기간은 퇴직 후 3년으로 정하고 있으므로 30일 이상 근무한 근로자는 재직 중 또는 퇴직 후 3년 이내라면 언제든지 재직(경력)증명서를 발급 수 있다.

그렇지만 퇴직 후 3년이 초과하더라도 근무한 회사에서 경력증명서를 발급받을 수 있는 것이 일반적이다.

8) 경력증명서를 우편 또는 팩스로도 발급받을 수 있나요?
근로자의 이사, 이민 등으로 재직했던 회사를 방문하기 어려운 경우 경력증명서를 발급 받기가 용이하지 않은 경우가 있다. 사정상 경력증명서를 직접 발급 받지 못할 상황이라면 우편으로 수취하여 취업할 회사에 제출하여도 인정이 될 수 있으나, 팩스로 수취할 경우에는 전 직장의 "원본대조필" 날인이 된 경력증명서를 수취해야 하며, 팩스 발급본을 제출한 후 나중에 원본을 우편으로 받아 제출하는 것이 좋다.

퇴직한 근로자가 경력증명서를 신청하면 근로자가 요구한 부분의 정보를 문서로 발급할 의무가 사용자에게 있기 때문에 경력증명서 발급 요청은 정당한 것이 된다.
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