문서내용을 공적으로 증명할 수 있는

내용증명서에 대해 알아봅시다.

증거의 보전, 채권·채무의 이행, 권리·의무의 변경 등을 이유로 상대방과 어떠한 분쟁이 생겼을 때,
발송인은 이와 관련된 문서를 등기 취급을 전제로 우체국을 통해 수취인에게 보냄으로써
공신력 있는 문서로 증명력을 가질 수 있도록 조치할 수 있는데 이를 내용증명이라 한다.

1. 공신력 있는 문서의 증명 - 내용증명서

내용증명은 공적문서를 발송했다는 것을 증명하기 위한 최선의 방편이라 할 수 있다
이러한 행동을 통해 발송인은 수취인에게 자신의 권익보호에 대한 최선의 노력을 했음을 입증할 수 있으며,
서면 내용의 정확한 전달을 위해 상대방에게 문서를 보냈다는 사실의 증거로 활용할 수 있다.

내용증명은 일반적으로 채권·채무 관계로 인한 증거보전의 상황에서 발생할 수 있는데, 내용증명을 위해 최고장을 보내는 것은
통상적으로 소송을 진행하기 전 단계에 실행을 하며, 일정기간 내에 채무자가 변제를 이행하지 않을 경우, 채권자는 변제를 촉구하고,
채무자는 이행지체의 효력에 의하여 권리행사에 제한을 받게 된다.

2. 내용증명의 발송목적

내용증명은 발송자가 발송일자에 특정한 내용이 기재된 문서를 수취인에게 발송하였음을 증명해주는 제도라 할 수 있으며,
발송목적은 상대방으로부터 자신의 권익을 보호하기 위해 할 수 있는 최소한의 조치라 할 수 있다. 주로 특정한 상황의 발생에
대한 증거보전이나 채무자에게 채무변게를 독촉하기 위한 수단, 또는 특정한 사실(계약해제) 등을 알리는 용도로 사용된다.

1) 증거보전의 경우

어떠한 일이나 분쟁이 발생하였을 때, 그 일에 대한 사실을 증거로 보존할 필요가 있을 경우, 내용증명을 발송한다.
내용증명은 법률상 특별한 효력을 발생하지는 않으나, 내용을 증명ㅎ라 수 있는 자료로써 훌륭한 증거자료가 된다.
또한 채권의 소멸시효가 임박하였을 때, 이를 중단하기 위하여 최고를 한 후, 6개월 이내에 소송을 제기해야 그 중단효과를 볼 수 있다.
이 때 최고를 증명할 수 있는 방법으로 내용증명을 보내게 된다.

2) 상대방에게 심리적 압박은 감행

채무를 진 상대방(채무자)이 채무의 이행을 지체하거나 불이행하는 경우, 내용증명을 보내어 채무를 이행하지 않을 시,
소송비용액의 부담과 불측의 손실을 비록하여 기타 불이익이 초래할 수 있다는 것을 채무자에게 상기시켜 그 채무를 조속히
이행하고자 내용증명을 보내게 된다.

3) 통보의 경우(계약의 해지 등)

계약 당사자 일방이 계약서에 나온 내용의 불이행으로 인하여 계약을 해제하고자 할 경우, 또는 상대방의 무능역, 사기, 강박 등을
이유로 계약을 취소하려 할 경우, 후에 일어날 수 있는 분쟁을 방지하는 차원에서 그 증거를 남길 필요가 있을 때,
증거확보 차원에서 내용증명을 발송할 수 있다.

4) 채권양도통지

채권을 상대방에게 양도할 경우, 그 증거자료로 내용증명을 보내어 채권양도가 통지되었음을 명확하에 해둘 필요가 있다.

3. 내용증명 발송 전 유의사항

내용증명의 발송 자체로 법적인 효력이 생기는 것은 아니며, 문서의 내용과 발송사실을 증명해주는 자료이다.
따라서 내용증명만으로 법적인 효력이 생기는 게 아님을 유의해야 한다.

내용증명의 발송은 증거보전이나 상대방에서 심리적인 압박을 주는 등 여러 이점을 가지고 있는 반면 한편으로는 부작용을 야기하기도 한다.
예를 들어 이웃 간에 층간 소음 등으로 인한 분쟁이 발생하였을 경우, 대화로 해결할 수 있음에도 불구하고 내용증명을 보내게되면
감정싸움으로 이어져 더욱 큰 분쟁을 야기할 수 있다.
또한 채권·채무의 관계에서 채무자가 성심을 다해 채무의 변제를 이행하고 있는 중임에도 불구하고 독촉장이나 최고서 등을 발핼할 경우,
자칫 채무자의 반감을 사게 되어 오히려 이행을 하지 않는 경우가 생길 수 있으며, 실질적인 채무이행 능력이 없는 자에게 보내는 독촉 등은
그 의미가 없이 오히려 반감의 소지만 줄 수 있으므로 내용증명을 보내기 전 이러한 부분을 신중히 생각해야 한다.

이처럼 내용증명서를 작성할 때에는 불필요한 내용으로 상대방을 자극하거나 권리를 남용한다는 생각이 들지 않도록 신중하게 작성해야 한다.

4. 내용증명의 작성기준

문서의 원본과 등본은 정해진 용지(210mm x 297mm)의 규격을 사용하여 작성하고, 등본의 경우 문서의 원본을 복사할 것이어야 한다. 또한 문서에 문자나 기호를 수정 및 삭제할 경우, 수정 부분을 말미 여백 등에 기재하고 그 곳에 발송인의 인장이나 지장을 찍어야한다.

내용증명 우편물의 문서원본과 그 등본 및 우편물의 봉투에 기재하는 발송인과 수취인의 성명 및 주소는 같아야 한다.

5. 내용증명서의 기재방법

내용증명은 특별한 규정이나 양식이 정해져 있지 않으므로, 상황에 맞도록 내용을 작성할 수 있으며,
제목 또한 상황에 따라 최고서, 통고서 등으로 기재할 수 있다.

다만, 내용증명은 공적문서로서의 증명력을 발휘할 수 있는 문서로 내용을 기재할 때에는 육하원칙에 맞추어
상대방에게 전달할 내용을 간단명료하게 기재하되 사실을 근거로 하여 자신의 권익과 상대방의 불이행 사실 등을 기재해야 한다.

이는 나중에 분쟁이 발생할 경우, 내용증명이 중요한 증거로 사용되어 소송의 승패에 영향을 미칠 수 있기 때문이다.
① 내용증명을 기재할 때에는 육하원칙에 따라 알기 쉽게 작성한다.
② 내용증명서 상단이나 하단에는 보내는 사람과 받는 사람의 주소와 성명을 기재한다.
③ 작성된 내용증명은 원본 한장을 포함하여 총 3장의 문서가 필요하다.
④ 내용증명서의 보내는 사람과 받는 사람의 주소와 성명을 내용증명서 봉투에도 동일하게 작성한다.

6. 내용증명서 발송방법

내용증명은 총 3통으로 작성하며, 관할 우체국의 접수창구에 제출하여 내용증명 우편이라는 걸 알린다.
우체국에서는 내용증명우편의 확인 직인을 찍은 후, 이를 처리하는데 1통은 발송인, 1통은 우체국에 보관하고,
나머지 1통을 상대방에게 보낸다. 내용증명의 문건이 2매 이상일 경우에는 이를 합철하고, 합철 부분에 발송인의 인장을 찍어야 한다.

우체국에 보관한 1통은 우체국에서 3년 동안 보관하게 되며, 2년 안에 발송인이 내용증명을 분실한 경우,
우체국에 가서 그 등본의 교부를 청구하여 이를 발급받을 수 있다.

★ 내용증명서의 처리절차
내용증명서
3부 작성
우체국 발송
① 작성인 보관 1부
② 우체국보관
③ 수취인에게 배송
수취인에게 배송
① 수취인 수령
② 수취인 부재
수취인 수령
① 답변서 회신
② 답변서 미회신

∴ 수취인이 해당 주소지에 거주하지 않거나 장기 부재중일 경우, 내용증명서가 반송되고 반송사실이 기록된다.

7. 인터넷 내용증명

인터넷 우체국서비스가 실행되면서 내용증명도 우체국 방문없이 24시간 인터넷 우체국을 통하여 신청할 수 있다.
인터넷 내용증명서는 전자서명 및 위변조 방지 등을 통해 원본의 무결정을 보장하며 안전하게 내용을 증명하게 된다.
이렇게 신청한 내용증명은 3년간 전자문서 형태로 보관되며 보관기간인 3년 이내에는 언제든지 인터넷 상에서 내용증명의 내용을 조회하거나 재증명 받을 수 있다.

또한 인터넷 내용증명은 편지병합(메일머지) 기능을 활용하여 다수의 수취인에게 주소와 내용을 달리한 다량의 내용증명을 발송하기에도 매우 편리하다.

★ 인터넷 내용증명 신청 및 조회절차
구 분 내용증명신청 내용증명조회
신청절차

조회절차
1. 신청
2. 내용증명작성
3. 회원확인
4. 신청내역확인
5. 결제
6. 내용증명출력
7. 내용증명발송
1. 신청
2. 회원확인
3. 조회정보입력
4. 내용증명검색
5. 조회자격확인
6. 신청내역확인
7. 내용증명조회

8. 내용증명을 받은 자의 조치

내용증명을 받게 되면 수취인은 그 내용을 면밀히 검토하여 발송인의 보낸 내용이 사실과 다르거나 부당한 내용이 담겨 있을 경우 해당 내용을 기재하여 내용증명 우편으로 발송해야 한다.
내용증명을 받고도 방치하거나 아무런 행동을 취하지 않을 경우, 상대방이 말하는 주장을 그대로 인정하는 것이 되어 후일 분쟁 발생 시, 불리하게 작용할 수 있으므로 신중하게 대처해야 한다.

9. 내용증명서 발송 후 조치사항

1) 지급명령 신청

내용증명으로 계약을 이행할 것을 최고하였음에도 불구하고 채무자가 이를 이행하지 않을 경우,
계약을 파기함과 동시에 그에 따른 손해배상을 받아야 하므로 지급명령 절차를 신청할 수 있다.
지급명령절차를 신청하게 되면 법원은 채무자를 신문, 재판을 하지 않고도 채무자에게 지급명령을 내리게 되며,
채무자가 아무런 이의 제기를 하지 않을 경우 소송을 한 것 과 같은 효력이 발생하게 된다.

2) 가압류·가처분 신청

채권자가 지급명령이나 민사소송 등의 법적인 절차를 이행하게 되어 소송에서 승소를 하여도 채무자가 법적 이행 기간 동안 재산을
처분하는 행위를 하게 되면 제대로 배상을 받지 못할 수 있다. 따라서 이러한 것을 방지하기 위하여 소송을 제기하거나,
채권을 확보하기 전 가압류나 가처분 신청을 내릴 수 있다.

3) 소송의 이행

위의 절차들이 이행된 상태에서 채무자가 지급명령에 대한 이의 신청을 하거나 상황이 복잡하게 진행되는 경우,
곧바로 본안 소송으로 진행되는 경우도 많이 있다. 이러한 경우 먼저 채권을 확보하기 위하여 가압류나 가처분 신청을 하고 소송을 제기해야 한다.
소송을 제기하기 전 상대의 인적사항과 재산의 정도 등을 파악해야 하며, 필요 시 공시송달 등의 필요한 절차나 소송에 관한 제반절차 등을 확인해야하고, 변호사를 선임하는 등의 조치도 필요하다.

4) 민사집행

소송이 끝나고 승소를 할 경우, 채권자는 채무자로부터 금전을 지급받아 그 손해를 배상 받아야 한다.
이 경우 상대방이 직접 금전을 지급하면 문제가 없으나, 그렇지 않을 경우에는 이를 지급받기 위해 가압류·가처분 신청에 대해 본 압류 등으로 전이하고 집행권을 갖고 진행절차를 진행할 수 있다.
내용증명서 표준서식 샘플
내용증명서 표준서식
해설
내용증명우편은 특정한 양식과 형태가 없이 그 전달하고자 하는 내용만 간단명료하게 기재하여 발속하면 되나 내용증명우편은 후일 분쟁발생 시 하나의 중요한 증빙자료로 활용될 수 있으므로 이를 유의하여 어느 정도의 형식을 갖추어 작성해야 한다.

내용증명에 대한 답변서 샘플
내용증명에 대한 답변서
해설
내용증명을 송달 받은 자는 그 내용을 상세히 검토한 후 답변서를 작성하여 보낼 경우와 그렇지 않은 경우 등을 판단해야 한다.
후일 소송 등 분쟁의 염려가 있는 사안인 경우에는 내용증명의 답변서를 반드시 작성 및 발송하여 분쟁에 대비함이 타당하고 임대료 미지급으로 인한 독촉 등이나 기타부탁을 해야 할 경우, 답변서보다는 직접 내용증명의 발송자(임대인)를 찾아가 양해를 구함이 답변서를 보내는 것보다 오히려 부드러울 수가 있다.
답변서의 발송 여부를 판단한 후 답변서를 발송해야 할 경우, 상대방의 내용증명의 내용을 면밀히 검토한 후 그 형태마다 조목조목 면밀하게 그 사실 여부를 기재하되 명확하게 기재해야 한다.
또 상대의 내용증명이 어떠한 행위 등의 승낙 여부를 물어올 경우에도 본인의 의사를 명확하게 기재하여 분쟁의 소지를 미연에 방지함이 좋다.

답변서는 위에서 언급하였듯이 그 내용의 형태에 따라 법률적 판단을 달리할 수 있으므로 답변서의 발송 여부를 판단함이 상당히 중요하다. 이는 반드시 답변서를 발송하여야 함에도 이를 태만히 하여 묵시의 승인 등의 법률적으로 불리한 경우가 따를 수 있으므로 이를 유념하여 손해 등을 예방해야 한다.

답변서의 송달방법도 내용증명의 발송(송달)방법과 같다.
답변서 3통을 작성하여 가까운 우체국에 가서 내용증명우편이란 사실을 밝히고 내용증명으로 발송하여 줄 것을 의뢰하면 우체국에서 답변서에 내용증명 인을 찍은 후 1통은 수신자에게 발송하고, 1통은 우체국이, 다른 1통은 발신자가 각 보관하게 된다.

물품대금 청구 최고장 샘플
물품대금 청구 최고장
해설
물품대금청구 독촉장의 작성법은 먼저 청구인(채권자)과 피청구인(채무자)으로 분류하고 청구인은 발신인이 되고 피청구인은 수취인이 된다. 또한 청구금액 및 청구의 내용에서는 물품의 매매사실과 날짜 및 물품의 종류, 가격 등을 명확하게 기재하고(필요에 따라서는 매매계약서를 첨부) 청구금액을 확정하여 기재해야 한다.

청구금액 및 청구내용을 확정하여 기재한 후 청구금액을 언제까지 변제하여야 할 것인가를 특정하여 기재하고, 이 특정일자까지 변제치 않을 경우 법적 조치를 취할 수 있음을 명시하여 심리적 압박 및 변제의 지연, 소송에 따른 제반 비용의 추가로 금전적 손실이 있음을 알린다.

임대료 연체에 따른 청구 및 계약해제 내용증명 샘플
임대료 연체에 따른 청구 및 계약해제
해설
1. 연체와 관련한 계약의 해지는 건물 기타 공작물의 임대차에는 임차인의 차임연체액이 2기의 차임액에 달하는 때에는 임차인은 계약을 해지할 수 있고, 건물 기타 공작물의 소유 또는 식목, 채염, 목축을 목적으로 한 토지임대차의 경우에도 임차연체액이 2기에 달하는 때에는 임대인은 계약을 해지할 수 있다. 또한 연체된 임대료를 청구하는 경우 임대차계약서에 기재된 임대차의 목적물과 임대료의 내용 및 연체임대기간과 그 금액을 명확히 기재하고 연체임대료의 지불일자를 특정하여 명시해야 한다.

2. 임대료의 연체로 인하여 계약을 해제 할 경우 임대차계약서상 임대료의 연체가 몇 개월에 달하였을 때, 계약을 해제할 수 있다는 규정(통상 2회 연체할 경우 해제할 수 있도록 함)에 의하여 그 기한에 달하였을 경우 곧바로 계약을 해제할 수 있는 것이 아니라 상당한 기간을 정하여 연체된 임대료를 지불하여 줄 것을 최고한 후 이를 지불하지 않을 경우, 계약을 해제하는 것이 타당하다.
3. 따라서 연체임대료 청구 시 일정기간 내에 연체임대료를 지불하지 않으면 임대차 계약을 해제한다는 문구를 기재함으로써 추가로 임대차계약 해제를 위한 통지는 안 하여도 되는 이점이 있다. 아울러 상당한 기간이란 최소한 임차인이 연체임대료를 준비할 기간으로 너무 짧거나 길어도 좋지 않으며 통상 내용증명 통지서를 송달 받은 날로부터 1주일 또는 2주일의 기간을 많이 활용하고 있다.

전세보증금 반환 최고장 샘플
전세보증금 반환 최고장
해설
전세보증금반환 최고의 경우 먼저 전세보증금을 반환 받기 위해서는 전세기간이 만료하는 등 전세계약관계가 종료되어야 한다.
전세계약이 종료된 후에도 전대인이 전세보증금을 반환하지 않은 경우에 전세보증금 반환 청구의 소송을 제기하기 위한 전 단계라 할 수 있다. 따라서 전세보증금반환 최고는 전대인에게 전세보증금의 반환기회 및 그러한 사실을 알리기 위한 절차이다.

최고를 한 후 이행하지 않아 계약해제를 할 경우 내용증명 샘플
최고를 한 후 이행하지 않아 계약해제를 할 경우
해설
최고를 한 후 이를 이행하지 않아 계약을 해제하고자 하는 경우에는 먼저 상대방이 계약을 불이행한 계약해제 사유가 있어야 한다. 즉, 상대방에게 이행지체, 이행불능, 불완전이행 등의 사유가 있을 때 통지인은 상대방에게 그 계약을 이행할 것을 최고하여 기회를 준 후 그래도 이행이 되지 않을 경우 계약을 해제하겠다는 통지이다.

이 경우 이행일자는 계약내용과 달리 통지인이 임의로 정하여 기재할 수 있으나 그 기한이 너무 길거나 짧을 경우 이행의 불능이나 기타 손실을 초래할 수 있으므로 적당한 기간을 선택하여 이행일자를 기재함이 좋고 이 이행일자에 이행을 하지 않을 경우 계약이행 의사가 없음을 간주하여 동 계약을 해제하고자 한다는 취지의 내용을 기재하면 된다.

계약해제 통지서 도급계약 샘플
계약해제 통지서 · 도급계약
해설
도급이란 당사자 일방(수급인)이 어떠한 일을 완성할 것을 약정하고, 상대방(도급인)이 그 일의 결과에 대해 보수를 지급할 것을 약정하는 계약으로 건축공사 등에서 흔히 볼 수 있는 계약형태이다.
수급인은 도급계약의 성립으로 수급 받은 일을 완성하여 도급인에게 인도하여야 할 의무가 있으며, 도급인은 수급인에게 일의 완성에 대한 보수를 지급해야 한다.

그런데 위 규정의 계약에 위배하여 도급계약의 목적을 달성할 수 없거나 그럴 가능성이 있을 경우, 예를 들어 공사의 부실시공 등으로 인해 하자가 있을 경우에는 도급인은 부실시공을 진행한 수급인에게 도급계약을 해제할 수 있으며, 도급계약의 해제로 인한 손해배상도 청구할 수 있다.

도급계약해제 통지서는 당사자 일방이 도급계약을 위반한 상대방에게 계약해제의 통지를 하는 것으로 계약해제사유가 된 위반사항을 명확하게 기재하여 상대방으로 하여금 어떠한 사항을 계약내용에 위반하여 계약해제가 되는지를 상기시킬 필요가 있으므로 계약내용을 함께 명시하는 것도 좋은 방법이다.
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