단위별 효율 향상을 위한 필수 서식
체크리스트
1. 체크리스트의 개요
1) 체크리스트란
평소에 어떤 업무나 일을 지속함에 있어 일을 하였는지 하지 않았는지의 여부를 확인하기 위해 이런저런 목록을 작성하게 됩니다. 예를 들어, A, B, C, D라는 과업을 수행해야 한다면 ㅁA, ㅁB, ㅁC, ㅁD 와 같은 방법으로 표시를 해놓은 다음 이 사각형에 체크를 하는 형식으로 과업 수행 여부를 확인하게 됩니다. 이런 방법처럼 과업이 완료되었음을 가시적으로 표시하는 서식을 ‘체크리스트’라고 합니다. 이는 업무 결과를 점검하기 위하여 작성하는 서식으로 일반적으로 일일 업무진행 체크리스트를 작성할 때에는 작성일, 작성자, 일일 업무현황, 관련 업무 달성도 표시 등과 같은 항목으로 서식을 만들어 작성하게 됩니다. 진행하는 일과 업무의 속성에 따라 체크리스트를 다양한 방식으로 활용할 수 있습니다.2) 체크리스트 작성 목적
앞서 언급한 것처럼 체크리스트는 일상생활과 업무에서 무언가를 ‘점검’하기 위한 목적으로 사용됩니다. 예를 들어 여러 가지 기준에 대한 질문을 늘어놓고 현황을 체크하는 방법으로 진행하는 일이 복잡하고 다분화되어 있을수록 이런 체크리스트는 필수불가결로 필요합니다. 실제로 이런 형식은 경영현장의 업무 환경에서도, 개인의 매일의 과업 달성도를 직접 체크하기 위한 자기계발 형식으로도 활용하게 됩니다. 체크리스트는 실질적으로 다음과 같은 기능을 가집니다.첫째, 지속적인 관리를 위한 방법으로 활용됩니다. 어떤 프로젝트나 과업, 그리고 개인의 관심분야에 따라 정해놓은 과업을 잊기보다는 기억하고 관리하는 습관을 가지기 위한 방법입니다.
둘째, 관리 극대화 방법으로 활용됩니다. 앞서 기억하기 위한 방법의 일환으로, 이를 기억하고 관리함으로써 시간을 효율적으로 분배하고 관리할 수 있는 툴이 됩니다.
셋째, 연이어 같은 과업을 수행할 때에 있어서 과거의 기록을 참고하여 실수를 반복하지 않을 수 있습니다. 특정한 일을 처리함에 있어 조금 더 완벽한 처리가 가능합니다.
넷째, 확인을 하면서 느낄 수 있는 동기부여가 확실하다는 점입니다. 지속적으로 작성된 체크리스트는 실질적으로 강한 동기부여의 기재가 될 수 있습니다.
2. 체크리스트의 작성방법 및 속성
1) 체크리스트 작성방법 및 사례
체크리스트를 작성할 때에는 다음과 같은 방법으로 진행하면 조금 더 수월하게 작성할 수 있습니다.
A. 주제나 내용에 대해 간략하게 작성한다.
B. 주제나 내용에 대해 각각의 세부항목을 기재하여 세분화한다.
C. 각각의 항목에 체크할 수 있는 요소를 배치한 후, 완료 시 체크한다.
B. 주제나 내용에 대해 각각의 세부항목을 기재하여 세분화한다.
C. 각각의 항목에 체크할 수 있는 요소를 배치한 후, 완료 시 체크한다.
간단한 일상에서 흔히 사용하는 체크리스트 사례를 확인해 보겠습니다.
* 여행 준비물
□ 생수
□ 노트
□ 휴대폰
□ 화장품
□ 세면도구
□ 충전기(카메라, 노트북, 휴대전화)
□ 생수
□ 노트
□ 휴대폰
□ 화장품
□ 세면도구
□ 충전기(카메라, 노트북, 휴대전화)
기본적으론 이와 같이 간단한 요소들을 기억하고 체크하는 요소로 활용됩니다. 작성법은 매우 간단합니다. 체크를 할 수 있는 요소(네모 박스)와 뒤에 필요한 요소를 기록하면, 이후 준비를 하는 과정에서 완료된 항목은 네모 박스에 체크를 하면 되는 방식입니다.
이런 체크리스트가 간단해 보이지만 여러 번의 확인을 통해 보완하고 이후 경험을 통해 필요한 물품을 지속적으로 업데이트하다 보면 해당 리스트의 ‘완성도’를 높일 수 있습니다. 이러한 체크리스트는 비상상황에서도 잊는 물품이 없도록 도와줄 수 있습니다.
또한 지속적으로 이루어야 하는 과업을 관리할 수 있습니다. 이는 최근 자기계발 툴로 다양하게 소개되어온 서비스들을 활용하면 더욱 유용합니다. 예를 들어 IT 기업에서 기획 ? 디자인 ? 개발 ? 운영 등 각각의 포지션에서 필요한 업무들을 할당하고 서로 크로스체크를 해야 하는 상황이 발생할 경우, 이런 체크리스트가 유용할 수 있습니다.
-
기획
□ 스케줄 분석
□ 와이어 프레임 기획
□ 서비스 정책
□ 이용약관
□ 개인정보취급방침 분석 -
디자인
□ 로고 디자인
□ 메인 디자인
□ 사용자 프로필 개선 -
개발
□ 메인화면 구현
□ 관리자 페이지 구성
□ 사용자 모바일 화면 개선
이런 유형의 체크리스트를 공유함으로써 각 팀 별로 서로 필요한 과업을 요청하고 진행 여부를 확인할 수 있습니다. 체크리스트는 이와 같이 일반적인 과업 체크부터 세부 프로젝트 진행에 효과적입니다.
2) 체크리스트의 장단점
체크리스트의 기법이 가진 장단점을 확인해보면 다음과 같습니다.● 체크리스트의 장점
- 개선점을 찾는 것이 용이한 기법입니다.
- 중요한 부분을 빠뜨리지 않고 확인할 수 있습니다
- 반복되는 작업이 많은 경우, 보완을 통해 개선된 체크리스트를 활용함으로써 편리한 작업이 가능합니다.
● 체크리스트의 단점
- 기존 체크리스트의 틀과 형식에 얽매여 아이디어를 한정 짓거나 체크리스트에 없는 다른 부분에 대해서 새롭게 생각해내기 어려운 점이 있습니다.
3. 체크리스트 서식을 통한 활용법 탐구
1) 체크리스트 확장성
최근 체크리스트 기법이 각광받으면서 많은 IT기업들이 다양한 앱 서비스를 내놓았습니다. 체크리스트를 체크리스트를 기반으로 한 몇 가지 툴을 확인해보겠습니다.● 할 일 관리 서비스
이 서비스는 체크리스트를 각 카테고리 별로 만들어 관리할 수 있는 서비스입니다. 자연어 인식을 통해 다양한 편리한 단축키를 활용할 수 있습니다. 개별 알림을 설정할 수 있을 뿐 아니라 단순하지만, 체계적인 관리 및 필터기능을 가지고 있다는 점이 투두이스트의 장점입니다.
할 일을 관리할 수 있는 서비스로 웹 ? 모바일 사용성이 좋고 각각 멤버를 추가해 서로 의견을 공유하는 등의 리스트 공유가 편리한 서비스입니다. 기본적으로 손꼽히는 장점은 복잡하지 않고, 기본적인 기능만을 가지고 있음에도, 최상의 효율을 올릴 수 있는 앱이라는 점입니다.
● 업무 분화 협업 프로젝트 관리 툴
전반적인 프로젝트를 관리하는 툴로, 각각의 업무별 세분화된 테스크를 분류하고 공유하기에 유용한 툴입니다. 개별 테스크에 댓글을 달고 완료 표시 및 카테고리화 할 수 있는 보드로 사용가능하다는 점에서 창업팀, 사내 협업 툴 등으로 활용됩니다. 트렐로는 직관적인 인터페이스뿐 아니라, 추가 확장 앱 및 기능이 다양하다는 점이 장점입니다..
이처럼 체크리스트는 한정된 영역이 아닌 다양한 방법으로 활용이 가능하다는 것을 알 수 있습니다.
2) 체크리스트의 일반적 서식
● 기본적인 일일 체크리스트
● 업무 체크리스트를 통해 과업 수행여부 확인 및 관리
일자, 제목, 세부내용으로 업무일지를 작성하고 수행여부를 기록하면 관리자가 조직을 관리함에 있어서도 효율적일 수 있습니다. 다양한 업무에 활용이 가능한 체크리스트 서식을 예스폼에서 확인해보세요!
글 예스폼(www.yesform.com)
예스폼은 900만명 회원이 이용하고 있는 대한민국 대표 문서서식 사이트입니다. 회사서식, 법률서식, 생활서식, 교육서식, 행정서식, 영문서식, 디자인서식, 엑셀서식, 파워포인트 서식을 비롯하여 회원 상호간 문서자료를 공유하고 거래할 수 있는 씽크존 서비스 등 다양한 분야의 문서서식 자료를 손쉽게 이용하실 수 있습니다.
예스폼은 900만명 회원이 이용하고 있는 대한민국 대표 문서서식 사이트입니다. 회사서식, 법률서식, 생활서식, 교육서식, 행정서식, 영문서식, 디자인서식, 엑셀서식, 파워포인트 서식을 비롯하여 회원 상호간 문서자료를 공유하고 거래할 수 있는 씽크존 서비스 등 다양한 분야의 문서서식 자료를 손쉽게 이용하실 수 있습니다.
- 도움이 되셨나요? 좋아요 6
