모임이나 행사의 초대 문구를 작성하는 문서
초대장에 대해 알아보자
1. 초대장의 개요
초대장이란 받는 사람으로 하여금 모임이나 행사 등에 초대를 목적으로 작성한 글로써, 각종 전시회나 기념식, 결혼식 또는 공식적인 행사 등에 초대한다는 의례서이다.
초대장은 어떠한 사실을 상대방에게 알리기 위해 작성한다는 점에선 안내문과 성격이 비슷하나 보편적으로 자신이 주관하는 특정한 행사나 모임에 참석해 주도록 요청하는 의례문의 성격이 강하다.
초대장은 상대방의 참여를 요청하는 글이므로 예의나 격식을 어느 정도 갖추어 작성하는 것이 좋으며 감사의 의미가 전달되도록 작성하는 것이 좋다.
또한 일종의 정보를 제공하는 글이므로 객관적이고 사실적인 정보를 기재해야 하며 상대방에게 요청할 때 강요하는 어투를 사용하면 상대방에게 좋지 않은 인상을 줄 수 있으므로 주의하여 작성해야 한다.
초대장은 어떠한 사실을 상대방에게 알리기 위해 작성한다는 점에선 안내문과 성격이 비슷하나 보편적으로 자신이 주관하는 특정한 행사나 모임에 참석해 주도록 요청하는 의례문의 성격이 강하다.
초대장은 상대방의 참여를 요청하는 글이므로 예의나 격식을 어느 정도 갖추어 작성하는 것이 좋으며 감사의 의미가 전달되도록 작성하는 것이 좋다.
또한 일종의 정보를 제공하는 글이므로 객관적이고 사실적인 정보를 기재해야 하며 상대방에게 요청할 때 강요하는 어투를 사용하면 상대방에게 좋지 않은 인상을 줄 수 있으므로 주의하여 작성해야 한다.
2. 초대장 작성순서
초대장을 작성하기 위해서는 먼저 행사나 모임의 성격을 분명히 인식한 후, 어떤 방식으로 작성할 것인가를 생각해야 한다. 초대장 서식은 통상적으로 상황에 따라 형식을 다르게 작성 할 수 있다.
초대장은 어떠한 서식과 디자인을 사용했느냐에 따라 상대방이 문서를 작성한 작성자의 능력이나 성격 등을 판단할 수 있으므로, 서식을 작성할 때는 경어(敬語)를 사용하여 예의를 갖추고 상황에 알맞은 서식을 작성하는 게 중요하다.
초대장의 본문 내용은 상대방의 초대를 위해 정보를 제공해주는 부문으로서 사실적인 정보가 요구되며, 객관적이고 효율적인 정보전달을 위해 일정한 형식과 내용을 잘 갖추어 작성해야 한다. 또한 어려운 문장이나 단어의 사용을 자제하고, 많이 사용하고 있는 문구를 적절하게 사용하며, 상황에 따라 본문에 이미지를 넣어 상대방이 해당 정보에 대해 관심을 가지고 이해하기 쉽도록 작성하기도 한다.
또한, 핵심내용을 구성하는 행사장소와 일자 및 시간을 명확하게 기재하고, 행사장의 교통사항이나 대중교통 이용수단 및 약도와 안내 전화 등을 정확하게 기재한다.
행사에 따른 비용(회비 등)부담이 있을 경우 그에 관한 사항 역시 명확히 기재해야 한다.
참고로 옥외행사의 경우 우천 시나 기타 기상조건에 따라 행사방법이 바뀔 수 있으므로 이에 대한 안내나 장소의 변경 등에 대해서도 빠짐없이 기재한다. 특히, 상대(수신자)가 행사기일 이전에 어느 정도의 여유를 두고 초대장을 받을 수 있게 하여 참석의 여부 등 상대(수신자)의 스케줄에도 지장이 없도록 배려를 할 필요가 있다.
초대장은 어떠한 서식과 디자인을 사용했느냐에 따라 상대방이 문서를 작성한 작성자의 능력이나 성격 등을 판단할 수 있으므로, 서식을 작성할 때는 경어(敬語)를 사용하여 예의를 갖추고 상황에 알맞은 서식을 작성하는 게 중요하다.
초대장의 본문 내용은 상대방의 초대를 위해 정보를 제공해주는 부문으로서 사실적인 정보가 요구되며, 객관적이고 효율적인 정보전달을 위해 일정한 형식과 내용을 잘 갖추어 작성해야 한다. 또한 어려운 문장이나 단어의 사용을 자제하고, 많이 사용하고 있는 문구를 적절하게 사용하며, 상황에 따라 본문에 이미지를 넣어 상대방이 해당 정보에 대해 관심을 가지고 이해하기 쉽도록 작성하기도 한다.
또한, 핵심내용을 구성하는 행사장소와 일자 및 시간을 명확하게 기재하고, 행사장의 교통사항이나 대중교통 이용수단 및 약도와 안내 전화 등을 정확하게 기재한다.
행사에 따른 비용(회비 등)부담이 있을 경우 그에 관한 사항 역시 명확히 기재해야 한다.
참고로 옥외행사의 경우 우천 시나 기타 기상조건에 따라 행사방법이 바뀔 수 있으므로 이에 대한 안내나 장소의 변경 등에 대해서도 빠짐없이 기재한다. 특히, 상대(수신자)가 행사기일 이전에 어느 정도의 여유를 두고 초대장을 받을 수 있게 하여 참석의 여부 등 상대(수신자)의 스케줄에도 지장이 없도록 배려를 할 필요가 있다.
3. 초대장의 내용구성
초대장은 행사나 모임 등에 대한 정보를, 타인의 초대를 목적으로 제공하는 글로써 다음과 같은 내용으로 구성할 수 있다.
① 사실성 : 사실적, 객관적인 내용
초대장은 초대를 목적으로 사실적 정보를 제공하는 글로써 객관적인 내용구성이 매우 중요하다.
어떠한 행사 등을 안내하는 글이 잘못 전달되거나 거짓 정보를 담고 있을 경우, 상대방에게 그 정보의 뜻이 상실되어 오히려 혼란을 줄 수 있기 때문이다.
그러므로 글을 통해 전달되는 정보는 주관적인 해석이 담긴 정보가 아닌 사실적인 정보여야 한다.
② 목적성 : 목적지향적 내용구성
초대장은 어떠한 정보를 전달하여 상대방으로부터 특정행사에 참석하도록 유도하는 기능이 있다.
예를 들어 초등학교 운동회에 초청하는 학부모 초대장이나 결혼식 참가를 위한 청첩장 등은 단지 정보의 내용을 알리는 기능을 넘어서 타인에게 특정한 행동을 바라는 목적을 가지고 작성된다.
그러므로 각각 목적에 맞도록 초대장을 구성하는 것이 중요하다고 할 수 있다.
③ 형식성 : 형식에 따른 내용구성
초대장 작성 시 구조나 형식이 정해져 있는 건 아니지만 효율적인 정보제공을 위해 초대장도 일정한 형식에 따라 작성되면 좋다.
행사를 위한 초대장을 작성하는 경우 제목과 작성목적, 수신자 및 발신자, 본문내용, 장소 및 시간 등을 기입하여 작성하면 좀 더 효율적으로 정보를 제공할 수 있으며 타인으로 하여금 좀 더 신뢰감을 줄 수 있게 된다.
④ 주제성 : 핵심적 내용구성
초대장은 목적지향성 특성을 가지고 있기 때문에 정보를 효율적으로 신속히 전달해야 한다.
그러므로 내용을 길게 나열해서 쓰기보다는 요점이 되는 부분을 주제로 하여 간략하게 기재하고 상대방이 한 눈에 어떤 내용인지 알 수 있도록 해야 한다.
초대장은 초대를 목적으로 사실적 정보를 제공하는 글로써 객관적인 내용구성이 매우 중요하다.
어떠한 행사 등을 안내하는 글이 잘못 전달되거나 거짓 정보를 담고 있을 경우, 상대방에게 그 정보의 뜻이 상실되어 오히려 혼란을 줄 수 있기 때문이다.
그러므로 글을 통해 전달되는 정보는 주관적인 해석이 담긴 정보가 아닌 사실적인 정보여야 한다.
② 목적성 : 목적지향적 내용구성
초대장은 어떠한 정보를 전달하여 상대방으로부터 특정행사에 참석하도록 유도하는 기능이 있다.
예를 들어 초등학교 운동회에 초청하는 학부모 초대장이나 결혼식 참가를 위한 청첩장 등은 단지 정보의 내용을 알리는 기능을 넘어서 타인에게 특정한 행동을 바라는 목적을 가지고 작성된다.
그러므로 각각 목적에 맞도록 초대장을 구성하는 것이 중요하다고 할 수 있다.
③ 형식성 : 형식에 따른 내용구성
초대장 작성 시 구조나 형식이 정해져 있는 건 아니지만 효율적인 정보제공을 위해 초대장도 일정한 형식에 따라 작성되면 좋다.
행사를 위한 초대장을 작성하는 경우 제목과 작성목적, 수신자 및 발신자, 본문내용, 장소 및 시간 등을 기입하여 작성하면 좀 더 효율적으로 정보를 제공할 수 있으며 타인으로 하여금 좀 더 신뢰감을 줄 수 있게 된다.
④ 주제성 : 핵심적 내용구성
초대장은 목적지향성 특성을 가지고 있기 때문에 정보를 효율적으로 신속히 전달해야 한다.
그러므로 내용을 길게 나열해서 쓰기보다는 요점이 되는 부분을 주제로 하여 간략하게 기재하고 상대방이 한 눈에 어떤 내용인지 알 수 있도록 해야 한다.
4. 초대장의 종류
1) 텍스트 형태 초대장
주로 기업에서 많이 사용하는 초대장으로 문서제목, 수신 및 참조, 본문내용, 발신자 등을 기입하여 작성하며 기업의 특성에 따라 조금씩 수정하여 작성할 수 있다. 비즈니스 문서의 성격을 가지고 있는 문서라 할 수 있다.
2) 이미지 형태 초대장
주로 결혼식 청첩장이나 행사 등에 많이 사용하는 초대장으로 상황에 따라 특성 있게 작성 할 수 있으며 초대목적과 본문내용, 일시, 장소, 발신자 등을 기입하여 작성하며 장소를 알릴 경우 지도 같은 이미지를 많이 사용하기도 한다.① 결혼식 청첩장
② 돌잔치 초대장
5. 초대장 작성 시 주의사항
1) 명료한 내용구성
초대장을 작성할 때에는 육하원칙에 의거하여 명확하게 기재하되 간결하게 작성해야 한다.예컨대, 운동회에 어떤 인사를 초대하고자 할 경우, 운동회를 개최하는 주체(초등학교)와 행사의 일시와 장소 및 행사의 목적(성격), 우천 시에 따른 행사의 진행관계 등을 간단 · 명료하게 작성하여 상대방이 행사에 관한 내용과 초청 하는 바를 명확하게 알 수 있도록 작성해야 한다.
2) 예절을 갖춘 정중성
초대장은 말 그대로 상대를 초대하는 것이므로 정중하게 행사에 참석하여 주기를 바란다는 뜻이 포함될 수 있도록 예의를 갖추어 정중하게 작성해야 한다.문구마다 정성을 다하여 기재하되, 상대의 입장에서 검토하는 과정을 거친 후 수정 및 보완하여 발송하는 것이 좋다.
3) 시행일정 표기
초대장은 어떤 행사에 초대하는 것이므로 늦어도 행사 1주일 전에 상대에게 도달할 수 있어야 한다.초대장을 여유 있게 받아야 상대방이 참석여부와 스케줄 등을 조절할 수 있으며 그에 따른 문제를 해결하고, 불참 시 초대에 응하지 못하는 답신을 받아 볼 수 있다. 또한 행사 주최 측에서도 참석여부에 따른 대처수단의 방안 등 시간적 여유가 필요하기 때문이다.
※ 초대장 작성 시 유의할 점
① 행사명과 행사목적 등을 정확하게 기재한다.
② 행사 일시와 장소 등을 정확하게 기재하며 일시의 경우 오전과 오후를 분명하게 구분할 수 있도록 작성하고 장소 또한 전화번호, 교통편 등을 기재하고 필요하면 지도와 같은 이미지를 첨부하여 알기 쉽도록 작성한다.
③ 행사에 따른 비용이 청구될 경우 정확하게 기재하여 혼란이 없도록 한다.
④ 야외행사로 진행될 경우 우천 시 행사개최에 관한 사항과, 옷차림, 준비물, 주차장 유무 등을 상세히 기재하도록 한다.
⑤ 적어도 일주일 전까지는 수신자가 초대장을 받을 수 있도록 발송을 하는 것이 예의이다.
② 행사 일시와 장소 등을 정확하게 기재하며 일시의 경우 오전과 오후를 분명하게 구분할 수 있도록 작성하고 장소 또한 전화번호, 교통편 등을 기재하고 필요하면 지도와 같은 이미지를 첨부하여 알기 쉽도록 작성한다.
③ 행사에 따른 비용이 청구될 경우 정확하게 기재하여 혼란이 없도록 한다.
④ 야외행사로 진행될 경우 우천 시 행사개최에 관한 사항과, 옷차림, 준비물, 주차장 유무 등을 상세히 기재하도록 한다.
⑤ 적어도 일주일 전까지는 수신자가 초대장을 받을 수 있도록 발송을 하는 것이 예의이다.
6. 초대장 샘플 및 작성요령
1) 초대장(사업설명회)
2) 초대장(학원오픈)
※ 작성요령
① 초대장의 구성
초대장은 정해진 틀이 아닌 행사의 성격, 기업의 특성에 따라 다르게 작성할 수 있다.
초대장 작성 시 상단 부분에 문서제목, 수신 및 참조 등을 기입하고, 본문에는 본문내용 및 장소, 시간, 전화번호 등 사실적인 정보를 정확히 기입하며, 하단 부분에는 보내는 날짜와 발신자 등을 기입한다.
② 초대장의 제목
결혼식초대장, 운동회초대장, 박람회초대장 등 여러 상황에 따라 초대장의 성격이 드러날 수 있는 제목을 적는다.
③ 수신 및 참조
기업에서 사용하는 초대장일 경우 수신자 및 참조란 부분을 작성하여 내용을 기재한다.
④ 내용
행사나 모임에 초대하는 취지를 간략하게 적는다. 간결한 문장으로 전달하고자 하는 내용을 정확하게 기재하도록 하며, 알아듣기 어려운 단어의 사용을 피하고, 경어(敬語) 등을 사용하여 상대방이 좋은 의미로 받아들일 수 있도록 한다.
⑤ 일시, 장소 및 안내
초대받은 사람들이 명확하게 알 수 있도록 육하원칙에 따라 간단명료하게 적도록 하고 필요하면 간략한 지도나 약도 등을 넣어 상대방이 보기 쉽게 작성하는 것이 좋다. 내용을 모두 작성한 후 그 내용에 관하여 충분히 검토·확인하여 오류나 누락이 없는지 체크하도록 한다.
⑥ 작성일시 및 발신자
문서를 발송한 날짜와 보내는 사람의 인적사항 등을 기재하여 상대방이 누구에게 온 것인지 정확하게 확인 할 수 있도록 한다.
초대장은 정해진 틀이 아닌 행사의 성격, 기업의 특성에 따라 다르게 작성할 수 있다.
초대장 작성 시 상단 부분에 문서제목, 수신 및 참조 등을 기입하고, 본문에는 본문내용 및 장소, 시간, 전화번호 등 사실적인 정보를 정확히 기입하며, 하단 부분에는 보내는 날짜와 발신자 등을 기입한다.
② 초대장의 제목
결혼식초대장, 운동회초대장, 박람회초대장 등 여러 상황에 따라 초대장의 성격이 드러날 수 있는 제목을 적는다.
③ 수신 및 참조
기업에서 사용하는 초대장일 경우 수신자 및 참조란 부분을 작성하여 내용을 기재한다.
④ 내용
행사나 모임에 초대하는 취지를 간략하게 적는다. 간결한 문장으로 전달하고자 하는 내용을 정확하게 기재하도록 하며, 알아듣기 어려운 단어의 사용을 피하고, 경어(敬語) 등을 사용하여 상대방이 좋은 의미로 받아들일 수 있도록 한다.
⑤ 일시, 장소 및 안내
초대받은 사람들이 명확하게 알 수 있도록 육하원칙에 따라 간단명료하게 적도록 하고 필요하면 간략한 지도나 약도 등을 넣어 상대방이 보기 쉽게 작성하는 것이 좋다. 내용을 모두 작성한 후 그 내용에 관하여 충분히 검토·확인하여 오류나 누락이 없는지 체크하도록 한다.
⑥ 작성일시 및 발신자
문서를 발송한 날짜와 보내는 사람의 인적사항 등을 기재하여 상대방이 누구에게 온 것인지 정확하게 확인 할 수 있도록 한다.
글 예스폼(www.yesform.com)
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