업무적으로 작성하여 발송하는 공식문서

공문서에 대해 알아보자

1. 공문서의 의의

1) 공문의 정의

공문이란 회사, 단체, 공공기관 등에서 내부 또는 대외적으로 업무상 작성하여 발송하고 수신하는 공식문서를 의미한다.

회사에서는 주로 업무협조의 목적으로 작성하는 경우가 일반적이다. 공문은 작성한 기관을 대표하는 공식적인 문서이므로 외부로부터 접수받는 공문과 대외적으로 발송하는 공문 모두 체계적인 관리가 필요하다.

2) 공문의 목적

일반적으로 작성하는 공문의 목적은 다음과 같다.
① 업무상 지시, 협조
② 고시, 공고, 회람 등의 업무연락
③ 보고, 건의, 제안 등의 업무진행
④ 법령이나 각종 규정 등의 근거에 의하여 필요한 경우

3) 공문의 구성요소

공문서의 대표적인 형태인 기안문과 시행문은 크게 두문, 본문, 결문으로 구성된다.

공문의 구성요소
두 문 • 발신기관명 - 우편번호 및 주소, 전화번호, 팩스 번호
• 분류기호 및 문서번호
• 시행일자 - 보존기간
• 수신란 - 경유, 수신, 참조
본 문 • 제목
• 내용
• 붙임(첨부물 표시)
결 문 • 발신명의
• 수신처란

2. 공문의 작성 순서

공문의 작성 순서는 다음과 같은 형태로 진행된다.

공문의 작성 순서 이미지

1) 목적파악

작성하는 목적, 즉 작성이유, 기대효과 결재권자의 의도 및 지시내용, 그리고 접수문서의 내용 등을 정확히 파악한다.

2) 정보수집과 선택

관계법령, 행정관례, 참고문헌 등을 찾아보고 작성목적에 따라 필요한 내용을 선택한다.

3) 초안작성

수집, 선택한 정보를 가지고 기안 목적에 맞게 초안한다.

4) 본안작성

기안문의 중점 내용을 분명히 하여 문장을 구성하고, 상대방의 입장에서 이해하기 쉽게 표현하여 본안을 작성한다.

5) 최종확인

작성 후 반드시 검토하여 잘못된 부분이나 불필요한 부분이 없나 확인한다.

3. 공문의 작성원칙과 처리방법

1) 공문의 작성원칙

공문서는 정확하고 간결하며 내용을 알기 쉽게 기술하여 공문을 받아보는 상대방이 쉽게 이해할 수 있도록 해야 한다. 규정된 절차에 따라 작성된 공문은 대외적인 신뢰와 품위를 높일 수 있다.

공문의 작성원칙
정확성 육하원칙(六何原則)에 의거하여 내용 작성과 문장부호 등을 검토
용이성 누구나 알기 쉽도록 간단명료하게 작성하며 전문용어나 어려운 한자는 피하도록 함
논리성 작성한 내용의 주제가 산만하지 않고 일관성이 유지되어야 함
간결성 문장을 서술하고 나열하기 보다는 꼭 필요한 항목을 구분하여 작성
경제성 용지와 서식을 통일하여 쓰고, 소속 기관에서 자주 쓰이는 문장을 익힘

2) 공문의 처리방법

공문을 처리할 때에는 다음과 같은 원칙에 의해서 처리한다.

공문의 처리방법
구 분 내 용
행정계통 처리의 원칙 행정기관의 상하 지휘 계통에 따라 문서의 발송 및 접수 그리고 경유, 인계 등이 이루어져야 함
즉일 처리의 원칙 문서의 내용 또는 성질에 따라 그 처리 기간이나 방법이 다를 수 있으나, 효율적인 업무 수행을 위해 당일 또는 즉시 처리함
책임 처리의 원칙 규정된 사무 분장에 따른 각자의 직무 범위 안에서 책임을 지고, 관계 규정을 준수하여 신속 정확하게 처리함
법령 적합의 원칙 문서처리 직무 권한이 있는 자가 법령의 규정에 따라 적법하게 처리함

4. 공문 작성 시 주의사항

공문은 회사 및 거래처(또는 공기관)의 서명(날인)된 문서에 대하여 상호 보증을 함으로써 효력이 발생되는 문서이다. 공문이 유효하게 성립되기 위한 일반적인 요건은 다음과 같다.

1) 작성한 기관의 의사표시

공문은 작성한 목적이 명확하게 나타나야 한다. 문서는 내용 또는 성질에 따라 그 처리기간이나 방법이 다를 수 있으나 효율적인 업무수행을 위하여 그날로 처리하는 것이 바람직하다.

2) 위법·부당하거나 시행 불가능한 사항

공문의 내용에 의거하여 실행이 필요한 분야에서 시행이 불가능 하거나 위법한 사항이 없도록 해야 한다.

3) 권한 내의 사항 중에서 작성될 것

권한으로 시행할 수 있도록 해야 한다. 문서는 여러 단계를 거쳐 처리되므로 정해진 사무분장에 따라 각자가 직무의 범위 내에서 책임을 가지고 관계규정에 따라 신속·정확하게 처리해야 한다.
문서처리에 있어서 어느 선까지 결재를 받을 것인가 또는 내용에 따라 과와의 관련성 등을 고려하여 필요한 조치를 해야 하며, 문서시행 후 기관내부의 다른 과와 의사불일치로 인하여 행정업무 추진의 통일성 일관성 이 결여되지 않도록 해야 한다.

4) 규정된 절차에 의한 형식

공문은 규정에 따라 일정한 형식을 갖추고 있다. 형식에 따라 작성하는 것이 좋다. 공문은 관계법령 또는 규정에 따라 일정한 형식 및 요건을 갖추어야 함은 물론 권한 있는 담당자에 의해 작성되고 처리되어야 한다. 중요한 요건을 결함으로써 문서의 신뢰성을 저해하거나 법령위반 등의 문제가 발생하지 않도록 해야 한다.

5) 법인의 인감관리

공문 작성 후 법인인감을 날인하여 발송하는 과정이 공문발송대장에 의하여 체계적으로 관리되어야 한다. 공문을 대외적으로 발송할 때에는 기업의 법인인감을 날인하여 발송하게 되는데, 만일 법인인감이 부당하게 사용되었을 경우에는 해당 기업이 공문에 대한 책임을 부담해야 하기 때문에 법인인감의 날인과 공문 발송대장의 작성은 투명하고 체계적으로 처리되어야 한다.

5. 공문 작성에 관한 FAQ

1) 대외적으로 발송하는 공문은 어떻게 관리해야 하나요?

사내에서 작성하여 내·외부로 발송하는 공문은 공문에 대한 발송대장을 작성하여 관리해야 한다. 대외공문은 발송대장을 통하여 기업의 각 부서에서 대외로 발송되는 공문과 관련된 업무사항에 대하여 일목요연하게 그 현황을 파악하고 회사 인감의 부당한 사항을 방지할 수 있으며, 대외공문 접수대장을 통하여 회사에 접수되는 각종 공문을 명확하게 파악하고 해당 기관에서 관련 업무를 정확하게 이행하는 지를 확인할 수도 있다. 해당 공문에 대한 법인인감의 날인은 법인인감도장을 관리하는 부서(총무부 등)에서 이를 담당하여 법인인감의 관리가 필요하다.

2) 대외공문의 작성과 발송과정은 어떻게 되나요?

대외공문의 작성과 발송과정 이미지

대외공문을 작성한 후 부서장 결재를 종료한 다음 최종적으로 임원의 결재를 받는다. 법인의 인감을 관리하는 부서(총무부 등)에서는 최종 승인을 확인하여 대외공문에 대한 검토 후 법인인감을 날인하고 공문발송대장에 기록하고 문서번호를 부여하게 된다.

3) 공문 작성 후 받아야 하는 결재의 종류에는 어떤 것들이 있나요?

결 재 규정에 의하여 소관사항에 대한 기관의 의사를 결정할 권한을 가진 자(부서장 등)가 직접 그 의사를 결정하는 것을 말한다.
전 결 회사 또는 단체의 장으로부터 사무의 내용에 따라 결재권을 위임받은 사람이 행하는 결재를 말하며, 전결사항은 사장 또는 단체의 장이 내부규정으로 정한다.
대 결 결재권자가 휴가·출장 기타의 사유로 상당기간 부재중이거나 긴급한 문서의 경우에 결재권자의 사정에 의하여 결재를 받을 수 없는 때에 그 직무를 대리하는 자가 행하는 결재를 말한다. 이 경우 내용이 중요한 문서에 대하여는 결재권자의 후열을 받아야 한다.

6. 공문 샘플 및 작성요령

공문 샘플


※ 공문작성 Tip!
① 발신기관명
해당문서를 생산한 기관의 명칭을 말하며, 내부결재문서, 대내문서, 대외문서에 상관없이 기안자가 소속된 기관의 명칭을 쓴다. 기관명은 용지 위에서 3cm, 글자길이는 최소한 6-8cm로, 글자간격은 고르게 하여 정중앙에 오도록 기재한다. 문서 하단의 발신기관명에는 회사의 직인을 날인하여 작성한 공문이 공신력을 가질 수 있도록 한다.

② 담당
문서를 수신한 기관이 문서 내용에 관해 발신기관에 문의 또는 협의할 때 활용할 수 있도록 하기 위해 기재하는 항목이다.

③ 문서번호
문서가 작성된 후 등록, 발송 시 부여하는 문서등록번호는 처리과별로 문서등록대장에 등록된 순서에 따라 연도별 일련번호를 부여한다. 그러나 일부 공기업, 사기업, 단체에서는 문서등록번호 대신 문서발송번호를 기입하기도 한다.

④ 시행일자
시행일자는 문서를 시행한 날짜, 즉 문서가 효력을 발생하는 날짜를 기입한다. 연월일은 마침표(.)를 찍어 표시하며, 연도는 반드시 네 자리로 표기한다.

⑤ 수신
수신기관이 한 기관인 경우는 그대로 수신기관명을 기재하고, 수신기관이 둘 이상일 경우에는 수신 란에 '수신처 참조'라고 쓴 뒤, 결문 발신명의 아래에 '수신처: 수신처 기호 또는 기관명'을 기입한다. 기관 내부의 기안문일 경우는, 수신하는 란에 '내부결재'라고 기재한다.

⑥ 문서처리인
기안문의 내용을 처리할 업무 담당자나 총괄책임자 등이 검토를 하고 서명을 하는 항목이다. 선결(선람)은 최고책임자가 모두 결재하는 것을 말한다. 지시는 최고 결재권자가 결재권을 일정한 자에게 위임하여 위임받은 자가 결재를 대신하는 것으로 사장이 과장이나 부장에게 결재권을 넘기는 것을 말한다.
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