1. 진정서의 개요

1) 진정의 정의
진정은 국가 또는 지방공공단체에 본인의 사정을 진술하고 어떤 조치를 희망하는 일이라고 규정하고 있다.
즉 개인이나 주민 또는 단체가 구두 또는 서면에 의하여 공식 · 비공식으로 어떤 유리한 조치를 취해줄 것을 희망하는 의사표시를 진정이라 한다.

민의를 정치나 행정에 반영하는 방법이므로 민주국가에서는 진정이 민원사항으로 존중되며 이러한 진정을 문서화 한 것이 진정서이다. 진정서는 크게 진정요지, 진정내용, 진정인 인적사항 등의 항목으로 구성되어 있다.

한편 대한민국 헌법은 ‘모든 국민은 법률이 정하는 바에 의하여 국가기관에 문서로 청원할 권리를 가진다.
국가는 청원에 대하여 심사할 의무를 진다’고 규정하여 청원권을 보장하였다. 이에 따라 청원법과 국회 규정으로 진정서 등 처리에 관한 규정이 제정되어 있으며, 청원법에 의하면 국가 또는 공공단체의 기관에 아래 사항에 대하여 누구나 청원할 수 있다.

※ 청원이 가능한 사항
- 피해의 구제
- 공무원의 비위의 시정 또는 공무원에 대한 징계나 처벌의 요구
- 법률 · 명령 · 규칙의 제정 · 개정 또는 폐지
- 공공의 제도 또는 시설의 운영
- 기타 공공기관의 권한에 속하는 사항에 한정

따라서 이러한 청원사항에 해당되지 아니하는 진정 등은 청원과 구별하여 단순한 민원사항으로 처리된다.

2) 진정서의 형식
진정서에는 특별히 정해진 형식은 없으며, 자신의 주장 내용만 담고 있으면 된다. 그러나 형식에 제한이 없다고 하여도 필수적으로 기재해야 할 부분이 있을 뿐만 아니라 진정의 원인 사실과 진정이유 등에 관하여는 빠짐없이 상세하게 기재해야 하며 또한 그 주장을 뒷받침할 증거자료나 목격자의 확인서 등이 있어야 효과를 기대할 수 있다.

3) 청원과 진정의 차이점
정치적 · 사회적으로는 청원과 진정이 쉽게 구별되지 않으며, 진정은 광의의 청원에 포함된다. 그러나 법적으로는 협의의 청원과 단순한 진정이 구별된다. 청원은 헌법상 기본권(수익권)으로서 국민이 국가 또는 공공단체의 기관에 문서(文書)로써 청원할 수 있는 권리이고, 국가는 청원에 대하여 심사 · 처리할 의무와 그 처리결과를 청원인에게 통지할 의무를 지고 있다. 그러나 단순한 진정은 청원법의 적용을 받지 못하여, 단순한 민원사항으로 처리된다.

4) 진정서로 해결할 수 없는 문제들
누구든지 청원을 하였다는 이유로 차별대우를 받거나 불이익을 강요당하지 않으며, 타인을 모해할 목적으로 허위의 사실을 적시한 청원을 해서는 안 된다.

① 행정기관과 사법상의 계약관계에 있는 자가 사법적 효과를 얻기 위하여 행정기관에 특정한 행위를 요구하는 경우
② 익명, 가명, 허위주소 등 민원인 정보가 불분명한 자가 행정기관에 특정한 행위를 요구하는 경우
③ 행정기관이나 공공단체 또는 소속직원이 공무와 관련하여 행정기관에 특정한 행위를 요구 하는 경우

5) 민원사무처리
민원사무처리에 관한 법률에서 민원사무는 민원인이 행정기관에 대하여 처분 등 특정한 행위를 요구하는 사항에 관한 사무로 규정하고 처분의 신청뿐만 아니라 단순한 설명요구와 같은 사실행위의 신청 등까지도 민원사무로 폭넓게 정의하고 있으나, 단순 질의 등의 경우 법령 · 제도 · 절차 등 행정업무에 관한 것이어야 한다. 현재 정부는 국민신문고제도를 운영하고 있는데 여기에 다음과 같은 내용을 민원으로 제출할 수 있다.

※ 민원신청 가능사항
- 법령, 제도, 절차 등 행정업무에 관한 질의 또는 상담형식을 통한 설명이나 해석 요구
- 정부시책이나 행정제도 및 운영의 개선에 관한 건의
- 행정기관의 위법 · 부당하거나 소극적인 처분 및 불합리한 행정제도로 인하여 국민의 권리를 침해하거나 국민에게 불편 또는 부담을 주는 사항의 해결 요구
- 그 밖의 행정 기관에 대하여 특정한 행위를 요구하는 사항


2. 진정서 처리절차

1) 진정서 작성
성명, 주민등록번호, 연락처, 주소, 민원내용 공개여부, 결과통보방식, 민원제목, 민원내용 등이 들어가도록 작성한다. 신청서 작성 시 청원방법은 다음과 같다.

① 청원은 청원인의 성명과 주소 등을 기재하고 서명한 문서로 해야 한다.
② 다수인이 공동으로 청원을 하는 때에는 그 처리결과를 통지받을 3인 이하의 대표자를 선임하여 이를 청원서에 표시해야 한다.
③ 청원서에는 청원의 이유와 취지를 밝히고, 필요한 때에는 참고자료를 첨부할 수 있다.

2) 민원처리기관 선택
청원은 국가기관, 지방자치단체와 그 소속기관, 법령에 의하여 행정권한을 가지고 있거나 행정권한을 위임 또는 위탁받은 법인 · 단체 또는 그 기관이나 개인에게 할 수 있다. 만일 처리기관을 선택하지 않으면 국민권익위원회에서 접수 후 적정한 기관으로 분류한다. 동일인이 동일한 내용의 청원서를 동일한 기관에 2건 이상 제출하거나 2 이상의 기관에 제출한 때에는 나중에 접수된 청원서는 이를 반려할 수 있다.

3) 진정서 접수
신청완료, 접수여부 등을 이메일, 휴대전화 문자 메시지 등을 통하여 알려준다. 청원서는 청원사항을 관장하는 기관에 제출해야 한며 청원서를 접수한 기관은 청원사항이 그 기관이 관장하는 사항이 아니라고 인정되는 때에는 그 청원사항을 관장하는 기관에 청원서를 이송하고 이를 청원인에게 통지해야 한다고 각 규정하고 있다.

4) 진정서 처리
관련법령에 따라 민원처리기관에서 처리한다.

① 청원을 수리한 기관은 성실하고 공정하게 청원을 심사·처리해야 한다.
② 청원을 관장하는 기관이 청원을 접수한 때에는 특별한 사유가 없는 한 90일 이내에 그 처리결과를 청원인에게 통지해야 한다.
③ 청원을 관장하는 기관은 부득이한 사유로 제2항의 처리기간 내에 청원을 처리하기 곤란하다고 인정하는 경우에는 60일의 범위 내에서 1회에 한하여 그 처리기간을 연장할 수 있다. 이 경우 그 사유와 처리예정기한을 지체 없이 청원인에게 통지해야 한다.

5) 진정/청원의 불수리
청원이 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 때에는 이를 수리하지 아니한다.

① 감사 · 수사 · 재판 · 행정심판 · 조정 · 중재 등 다른 법령에 의한 조사·불복 또는 구제절차가 진행 중인 때
② 허위의 사실로 타인으로 하여금 형사처분 또는 징계처분을 받게 하거나 국가기관 등을 중상 모략하는 사항인 때
③ 사인간의 권리관계 또는 개인의 사생활에 관한 사항인 때
④ 청원인의 성명·주소 등이 불분명하거나 청원내용이 불명확한 때 등이다.

청원서를 접수한 기관은 각 호의 어느 하나에 해당하는 사유로 청원을 수리하지 아니하는 때에는 그 사유를 명시하여 청원인에게 통지해야 한다.

6) 완료
민원처리가 완료되었을 때 민원신청인이 선택한 방식으로 결과를 통보하게 된다. 통보방식 (서신, 이메일, 휴대전화 문자 메시지)로 통보


3. 국민고충처리위원회의 설치 및 운영

1) 국민고충처리위원회의 정의
국민고충처리위원회는 고충민원의 처리와 행정제도의 개선을 위하여 대통령 소속하에 설치된 기관이다.
위원회는 위원장을 포함한 10인 이내의 위원으로 구성한다. 고충민원은 누구든지 본인이 직접 또는 대리인을 통하여 신청할 수 있다.

① 위원회의 업무
- 고충민원의 조사와 처리
- 고충민원과 관련된 시정권고 또는 의견표명
- 고충민원 처리과정에서 관련 행정제도 및 운영의 개선이 필요한 경우 이에 대한 권고 또는 의견표명
- 처리한 고충민원의 결과 및 행정제도 개선에 관한 실태조사와 평가
- 민원사항에 관한 안내 및 상담
- 시민고충처리위원회의 협력 · 지원 및 교육 등이다(고충처리법 제6조 제②항).

② 고충민원은 신청인의 이름과 주소, 신청의 취지, 이유와 고충민원신청의 원인이 된 사실내용 등을 기재한 서면으로 신청하는 것이 원칙이다. 다수인 관련 민원 신청 시 관련 법률에 의해 다수인(5인 이상) 관련 민원의 명부 사본 제출은 그 폐해를 방지하기 위해 원본을 원칙으로 하고 있다.

③ 고충처리위원회는 접수한 고충민원을 조사해야 하나 그 민원이 고도의 정치적 판단을 요하거나 국가기밀 또는 공무상 비밀에 관한 사항, 국회 · 법원 · 헌법재판소 · 선거관리위원회 · 감사원 · 지방의회에 관한 사항, 수사 및 형 집행에 관한 사항으로서 그 관장기관에서 처리하는 것이 적당하다고 판단되면 관계 기관에 이송할 수 있다.

2) 고충민원의 의의
고충민원이라 함은 민원사항 중 행정기관의 위법 · 부당하거나 소극적인 처분 및 불합리한 행정제도로 인하여 국민의 권리를 침해하거나 국민에게 불편 · 부담을 주는 사항에 관한 민원을 말한다. 민원사무는 민원인이 행정기관에 대하여 처분 등 특정한 행위를 요구하는 사항에 관한사무를 말한다.

3) 고충민원의 성질
민원사무처리와 그에 따른 국민의 권익구제에 있어 가장 중요한 기능을 수행하는 것은, 국민권익위원회라 할 것이다. 이 위원회는 부패방지 및 국민권익위원회의 설치와 운영에 관한 법률에 의하여 설치된 것이다. 다만 국민권익위원회는 고충민원의 접수에 의하여 비로소 조사를 시작한다.

4) 고충민원의 처리기관
고충민원처리기관으로는 국민권익위원회와 시민고충처리위원회가 있다.

① 고충민원의 처리기관으로서 국무총리소속하에 설치된 국민권익위원회가 되며, 위원회는 위원장 1인을 포함한 15명의 위원으로 구성한다.
② 지방자치단체 및 그 소속기관에 관한 고충민원의 처리와 행정제도의 개선 등을 위하여 각 지방자치단체에 시민고충처리위원회를 둘 수 있는데, 이를 둘 것인지 여부는 지방자치단체가 결정한다.

5) 국민권익위원회의 권한
부패방지 및 국민권익위원회의 설치와 운영에 관한 법률 제12조는 국민권익위원회의 권한을 규정하고 있다. 이에 따르면 권한범위에 속하는 것으로서 국민권익위원회는 다음의 업무를 수행한다.

① 국민의 권리보호 · 권익구제 및 부패방지를 위한 정책의 수립 및 시행고충민원의 조사와 처리 및 이와 관련된 시정권고 또는 의견표명 고충민원을 유발하는 관련 행정제도 및 그 제도의 운영에 개선이 필요하다고 판단되는 경우 이에 대한 권고 또는 의견표명
② 위원회가 처리한 고충민원의 결과 및 행정제도의 개선에 관한 실태조사와 평가
③ 공공기관의 부패방지를 위한 시책 및 제도개선 사항의 수립 · 권고와 이를 위한 공공기관에 실태조사
④ 공공기관의 부패방지시책 추진상황에 대한 실태조사 · 평가
⑤ 부패방지 및 권익구제 교육 · 홍보 계획의 수립 · 시행
⑥ 비영리민간단체의 부패방지활동 지원 등, 위원회의 활동과 관련된 개인·법인, 단체와의 협력 및 지원
⑦ 위원회의 활동과 관련된 국제협력
⑧ 부패행위 신고 안내 · 상담 및 접수 등
⑨ 신고자의 보호 및 보상
⑩ 법령 등에 대한 부패유발요인 검토
⑪ 부패방지 및 권익구제와 관련된 자료의 수집 · 관리 및 분석
⑫ 공직자 행동강령의 시행 · 운영 및 그 위반행위에 대한 신고의 접수 · 처리 및 신고자의 보호
⑬ 민원사항에 관한 안내 · 상담 및 민원사항 처리실태 확인 · 지도
⑭ 온라인 국민참여포털의 통합 운영과 정부민원 안내콜센터의 설치·운영
⑮ 시민고충처리위원회의 활동과 관련한 협력 · 지원 및 교육
⑯ 다수인 관련 갈등 사항에 대한 중재 · 조정 및 기업애로 해소를 위한 기업고충민원의 조사 · 처리
⑰ 행정심판법 에 따른 국무총리행정심판위원회의 운영에 관한 사항
⑱ 다른 법령에 따라 위원회의 소관으로 규정된 사항
⑲ 그 밖에 국민권익 향상을 위하여 국무총리가 위원회에 부의하는 사항

6) 고충민원의 처리절차
① 고충민원의 신청 및 접수
누구든지 국민권익위원회 또는 시민고충처리위원회에 고충민원을 신청할 수 있으며, 고충민원을 신청 시 관련 법률에 의해 행정기관에 특정한 행위를 요구하기 위해서는 주소와 성명이 분명해야 한다. 권익위원회는 고충민원의 신청이 있는 경우에는 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 그 접수를 보류하거나 거부할 수 없으며, 접수된 고충민원서류를 부당하게 되돌려 보내서는 안 된다.

② 권익위원회의 조사
권익위원회는 고충민원을 접수한 경우에는 지체 없이 그 내용에 관하여 필요한 조사를 해야 한다. 조사의 방법으로서 권익위원회는 제41조의 규정에 따라 조사를 함에 있어서 필요하다고 인정하는 경우에는 다음 각 호의 조치를 할 수 있다.

- 관계 행정기관 등에 대한 설명요구 또는 관련 자료 · 서류 등의 제출요구
- 관계 행정기관 등의 직원 · 신청인 · 이해관계인이나 참고인의 출석 및 의견진술 등의 요구
- 조사사항과 관계있다고 인정되는 장소 · 시설 등에 대한 실지조사
- 감정의 의뢰

③ 합의의 권고 및 조정
권익위원회는 조사 중이거나 조사가 끝난 고충민원에 대한 공정한 해결을 위하여 필요한 조치를 당사자에게 제시하고 합의를 권고할 수 있다. 권익위원회는 다수인이 관련되거나 사회적 파급효과가 크다고 인정되는 고충민원의 신속하고 공정한 해결을 위하여 필요하다고 인정하는 경우에는 당사자의 신청 또는 직권에 의하여 조정을 할 수 있다. 조정은 당사자가 합의한 사항을 조정서에 기재한 후 당사자가 기명날인하고 권익위원회가 이를 확인함으로써 성립하며, 성립된 조정은 민법상의 화해와 같은 효력이 있다.

④ 시정·제도개선의 권고 및 의견표명
권익위원회는 고충민원에 대한 조사결과 처분 등이 위법 · 부당하다고 인정할만한 상당한 이유가 있는 경우에는 관계 행정기관 등의 장에게 적절한 시정을 권고할 수 있으며, 신청인의 주장이 상당한 이유가 있다고 인정되는 사안에 대하여는 관계 행정기관 등의 장에게 의견을 표명할 수 있다. 권익위원회는 고충민원을 조사·처리하는 과정에서 법령 그 밖의 제도나 정책 등의 개선이 필요하다고 인정되는 경우에는 관계 행정기관의 장에게 이에 대한합리적인 개선을 권고하거나 의견을 표명할 수 있다. 권익위원회는 관계 행정기관 등의 장에게 시정 또는 제도개선의 고를 하기 전에 그 행정기관 등과 신청인 또는 이해관계인에게 미리 의견을 제출할 기회를 주어야 한다.

⑤ 처리결과의 통보 등
권고 또는 의견을 받은 관계 행정기관 등의 장은 이를 존중해야 하며, 그 권고 또는 의견을 받은 날부터 30일 이내에 그 처리결과를 위원회에 통보해야 한다. 권고를 받은 관계 행정기관 등의 장이 그 권고내용을 이행하지 아니하는 경우에는 그 이유를 권익위원회에 문서로 통보해야 한다. 권익위원회는 권고 또는 의견표명의 내용, 처리결과, 권고내용의 불이행사유를 공표할 수 있다.

⑥ 감사의 의뢰
고충민원의 조사 · 처리과정에서 관계 행정기관 등의 직원이 고의 또는 중대한 과실로 위법·부당하게 업무를 처리한 사실을 발견한 경우 국민권익위원회는 감사원에, 시민고충처리위원회는 당해 지방자치단체에 감사를 의뢰할 수 있다.

⑦ 제도개선에 대한 제안 등
국민권익위원회는 고충민원의 처리과정에서 불합리한 제도를 발견하거나 그 밖에 개선이 필요하다고 인정되는 사항이 있는 경우에는 대통령 또는 국회에 그에 대한 의견을 제출할 수 있다.
국민권익위원회 또는 시민고충처리위원회는 고충민원의 처리과정에서 관련 법률 또는 조례가 현저히 불합리하다고 인정하는 경우에는 그 법률 또는 조례의 개정 또는 폐지 등에 관한 의견을 국회 또는 지방의회에 제출할 수 있다.


4. 진정서 작성요령

1) 진정인 / 질의인의 인적사항을 정확하게 기재한다. 담당기관의 민원업무 담당자가 진정인 / 질의인이 기재한 진정서 / 질의서의 내용을 이해하지 못할 경우, 상시 연락 가능한 전화, 휴대폰, 이메일 기타 통신수단을 기재할 필요가 있다. 후일 문서로 진정내용 / 유권해석 내용을 통보받게 되므로 반드시 우편물을 수령할 수 있는 주소를 정확히 기재해야 한다. 법인이나 기관인 경우, 진정인/질의인의 직위도 기재하고 법인이나 기관의 주소도 정확히 기재하도록 한다.

2) 만일 진정인 / 질의인 본인이 아니라 대리인이 진정서 / 질의서를 작성하여 제출하는 경우, 대리인의 자격을 설명하고 대리인을 기재하도록 한다.

3) 진정서/질의서의 제목은 전체내용을 대신할 수 있도록 간략한 구절을 기재하면 된다.

4) 진정성의 경우 진정취지는 “피진정인은 진정인에게 무엇을 해 달라”고 명확하게 기재해야 한다. 질의서의 질문취지는 질문하는 내용이 어떤 의미인지, 또는 질의하는 사람이나 기관이 어떤 사항에 해당하는지 여부를 알려달라고 기재하면 된다.

5) 진정하는 이유나 질문하는 이유는 진정인 혹은 질의인의 현재 상황을 기재하고 육하원칙(누가, 언제, 어디서, 무엇을, 어떻게, 왜)에 따라 사실관계를 명확히 기재하도록 한다.

6) 첨부서류는 피진정기관이나 유권해석 기관이 사실관계를 파악하는데 도움이 되도록 제출할 필요가 있다. 가능하다면 사진이나 도면 기타 자료도 첨부할 수 있다. 제출하는 서류 등이 여럿인 경우 일련번호를 붙이면서 기재하도록 한다.

7) 진정서/질의서를 작성하는 날짜를 기재하고 진정인 / 질의인의 서명 혹은 날인을 한다.

8) 피진정기관 혹은 유권해석기관 귀중이라고 작성한 다음 모든 문서작성을 끝낸다.


5. 진정서 작성 시 유의사항

1) 예의를 갖추어 문서를 작성한다.
진정서는 공문서가 아니기 때문에 규정된 양식이 필요 없으므로 편지지에 일정한 격식(진정인 및 피진정인의 이름과 주소, 진정하고자 하는 내용)만 갖추면 해당 관서에 접수가 된다.

2) 간단명료하게 의사전달을 한다.
진정하고자 하는 내용을 분명하고, 명확하게 기재하여 상대가 이를 충분히 이해하고 그 뜻을 정확하게 알 수 있도록 기재해야 한다. 누가, 누구에게, 어떠한 사항을, 어떻게 선처하기를 바란다는 등의 진정 내용을 육하원칙에 맞추어 간단명료하게 기재하면 된다.

3) 진정서를 작성 후 해당 관서 및 법원에 접수를 한다.
만약 근로기준법에 관련된 사항으로 진정서를 제출하고자 하면 회사 관할 노동부 사무소에 접수하면 된다. 만약 공장이 여러 군데인 경우에는 자신이 근무하는 공장의 관할 노동부에 제출하면 된다. 이렇듯 진정서는 해당 관서 및 법원에 접수하면 된다. 접수할 때에는 접수처에 접수하는 것보다는 직접 담당 수사관으로부터 자문을 얻은 후 행동을 취하는 것이 더 유리하다. 우편으로 접수하는 것 보다 직접 제출하는 것이 신속하게 처리된다.

4) 서류 접수 후 2주 내외로 결과가 전달된다.
진정서를 접수하고 나면 약 2주정도 후에 전화가 온다. 이때 진정서 접수 때 미처 준비하지 못한 서류 등을 가지고 추가접수하면 나가면 담당수사관으로부터 질문을 받고 그때 피진정인도 출두되어 조사를 받게 된다.
2주 정도 후 처리 결과가 진정인에게, 행정명령이 피진정인 측에 전달되어 진다. 피해금액인 경우 몇 월 며칠까지 지급하도록 명령하고 진정인 에게도 언제까지 지급하도록 조치했으니 임금을 받으라는 내용으로 오고 각종 조건의 불이익처분에 대해서는 시정명령이 나간다.