1. 기획서의 개요

1) 기획서의 정의
기획서란 지금까지 회사에 도입되지 않았던 새로운 제도나 업무개선을 위한 제안, 신제품의 개발 및 판매를 위한 마케팅 계획, 인사 및 총무에 대한 개선책 등 기업에서 일어날 수 있는 다양한 일들에 대해 구체적으로 계획을 수립하여 제출하는 문서이다.

기획서는 크게 회사의 업무나 자사의 판매상품 등을 대상으로 기획하는 사내대상기획서와 거래처나 관계기관의 업무를 대상으로 하는 사외대상기획서가 있다.

① 사내대상기획서
- 인사 · 총무
교육 및 연수계획 / 사내개선안 / 행사계획서 등
- 경영
경영계획 / 신규사업계획 / 자금계획 등
② 사외대상기획서
- 마케팅
광고 및 CF 계획 / 신상품 판매계획 / 점포개발계획 등

2) 기획이란
기획이란 어떠한 문제점이나 과제에 대해 현황을 분석하고 문제점을 검증하여 해결방법을 제시하고 해결을 위한 구체적인 실행계획을 세우는 과정을 말한다. 기획은 크게 4단계의 과정을 거쳐 완성된다.

① 문제점 및 개선안 발생
② 문제 및 과제의 확인
③ 문제 및 과제의 검증 / 현황분석
④ 해결방안 도출
⑤ 해결을 위한 구체적인 실행 계획
⑥ 기획서 작성

3) 기획서의 종류
기획서는 상황에 따라 여러 가지 명칭으로 불리기도 한다.

① 사업제안서 / 사업요약서
정부 및 관공서 등에서 입찰 공모를 할 경우 기업에서는 사업의 성향에 따라 프로젝트 그룹을 결성하여 공모의 평가를 위한 사업제안서 및 입찰의 확립을 위한 사업요약서 등을 기획하여 제출해야 한다.
사업제안서와 사업요약서는 특정기간 내에 기획 작업을 실시해야 하며 평가항목에 맞추어 컨셉을 정하고 좋은 점수를 받기위해 전문적이고 구체적인 기획서를 작성해야 한다.

② 프로젝트 제안서 / 사업기획서
프로젝트 추진 및 기업 간 사업수주 등을 위한 기획서로 제출용과 발표용 등 용도를 따로 구분하여 작성하며 프로젝트 및 사업의 성격의 맞춘 검증된 자료를 통해 시장 분석 및 제안 목적 등을 명확히 밝혀야 한다.

③ 투자유치서 / IR
기업을 소개하고 투자를 유치하기 위해 투자자들을 대상으로 사업설명회를 통해 기업의 주요정보나 앞으로의 방향성 등을 정확하게 제시하고 전달하기 위한 기획서의 일종이다.
투자자들이 관심을 갖고 볼 수 있도록 이미지와 도형 등의 효과적 표현의 사용을 통해 강한 인상을 심어 주어야 하며, 객관적 자료를 통해 기업의 신뢰성을 확보해야 한다.

④ 상품소개서 / 기업홍보
기업의 이미지 및 상품을 효과적으로 홍보하기 위한 기획서로 보통 프레젠테이션을 위한 파워포인트용 기획서로 제작된다.
홍보를 위한 자료임으로 발표용과 배포용을 구분하여 작성해야 하며 전달력을 높이기 위한 효과적인 표현 방법이 사용되어야 한다.

4) 기획서와 제안서의 차이점
제안서란 의견이나 원하는 바를 상대방에게 제안할 때 사용하는 문서로 제품이나 서비스 등을 제공하는 기업이 사업 제안을 의뢰한 기업으로부터 어떻게 제안을 수행할 것인지에 대해 정리한 사외대상 문서와 기업 내에서 어떠한 사안이나 진행 중인 사업을 보다 효율적으로 실현하기 위해 해결 방법을 제시하는 사내대상 문서로 나뉜다.

어떠한 안건에 대한 개선이나 문제점을 해결하기 위해 방향성을 제시한다는 점은 기획서와 동일하나 개선안에 대한 구체적인 방안을 모색하여 방법을 제시하는 기획서와 다르게 제안서는 일반적으로 제안 조건만 분명히 명시하면 되며, 작성 시 형식이나 규정에 구애받지 않으므로 작성하는 데 비교적 간단하다.


2. 기획서 사전준비

기획서를 작성하기에 앞서 다음과 같은 사전준비가 필요하다.

1) why
기획의 배경, 기획목표
왜 기획을 진행하며 그 목표는 무엇인가
기획을 통해 기대하는 것은 무엇인가?

2) what
기획의 내용
기획 내용을 무엇인가?

3) how
기획방법
기획은 어떠한 방법으로 진행되는 가?

4) who
담당자, 관계자
기획의 관계자 혹은 담당자는 누구인가?

5) when
기획시기, 기획기간
기획의 진행시기는 언제이며 기간은 얼마나 걸리는가?

6) where
기획장소
기획은 어디서 진행되는 가?

7) how much
기획예산
기획을 진행하기 위해선 어느 정도의 예산이 필요한가?

※ 기획서의 목적을 달성하기 위해선 다음과 같은 점을 유의해야 한다.
① 결론은 정확해야 하며 전체의 이해를 돕도록 한다.
② 내용이 과하거나 부족함이 없어야 한다.
③ 산만함 보다는 레이아웃이 세련되고 간결하도록 작성한다.
④ 도표나 이미지 등을 효율적으로 사용한다.
⑤ 전체적인 내용이 기획의 의도와 알맞아야 한다.
⑥ 기획의뢰자 또는 담당자의 입장에서 이해하기 쉽도록 작성해야 한다.


3. 기획서의 기본구성

기획서의 기본구성은 크게 4가지로 이루어진다.

1) 표지부
① 명칭
- 마케팅기획서 / 제안서 / 전략보고서 등
② 입안자
- 대표자 / 개인성명 / 팀명 / 팀원성명 등
③ 머리말
- 인사말 / 서문 / 기획의 경위 등을 간략하게 요약하여 작성
④ 목차
- 장, 절 등으로 기획서의 순서를 명시

2) 도입부
① 기획목적
- 경영방침 / 경영전략 / 경영정책 및 절차 등의 적절한 구성
② 기획배경
- 기획의 목적과 목표, 이유 등을 기술한다.
③ 기대효과
- 실행결과의 기대효과 및 예측효과, 미치는 영향 등을 기술
④ 기획의 개요
- 기획의 컨셉, 전체적인 내용의 포인트 구상
- 기획전체의 이미지 및 핵심아이디어 기술

3) 본론부
① 기획내용
- 해결방안 / 구상안 제시(구상안이 많을 경우 장단점 비교)
- 기획실행을 위한 전략 / 방법 / 수단제시
② 실시계획
- 실시를 위한 조직화 계획 / 세부작업계획 / 일정계획 등을 정리
③ 예산
- 기획예산 / 소요경비의 산출 / 자금조달 방법

4) 보조부
① 환경변수에 대한 대책
- 기획 추진 시의 문제점
- 문제에 대한 대책수립
② 관계자료
- 기획입안을 위한 조사자료 및 통계자료 / 참고문헌 등


4. 기획서의 표현

1) 문장기법
① 논리적으로 작성
- 선결후론, 혹은 기승전결 등의 논리적 구조를 가질 것
- 장, 절, 항 등이 적절하게 구분되어 있을 것
- 사실과 의견을 구분하여 정리할 것
② 간결하게 작성
- 문장을 길게 늘어트리지 말고 짧게 끊어서 쓸 것
- 접속사, 부사, 형용사의 사용을 최소화 할 것
③ 명확하게 작성
- 사실에 입각하여 작성하며 정서적 표현은 피할 것
- 문체나 용어를 통일
- 전문용어를 사용할 경우 주석을 덧붙일 것

2) 도형 및 이미지 효과
① 시각화의 효과
- 문서의 흐름이나 이미지의 가독성이 높아진다.
- 부분과 전체가 명확해진다.
- 핵심사항과 요점 등을 정확히 파악할 수 있다.
- 쓰고자 하는 생각이나 사실을 구조화 및 조직화 하는데 도움이 된다.
② 이미지 및 도형 작성법
- 개념도, 그래프, 레이아웃 등을 구상할 것
- 전문부분을 도형화 할 때에는 주석 등에 추가정보를 기입하여 내용을 보완할 것
- 시각화에 사용되는 기기나 공간에 따라 구상할 것
- 시각자료를 최대한 많이 활용하고 연구하여 가장 적합한 모델을 선정할 것


5. 기획서 완성 후 체크포인트

1) 오타 및 오류검증
기획서가 완성되면 전체적인 내용을 여러 번 검토하여 자신이 의도한 바와 내용이 일치하는 지, 자의적으로 데이터를 해석하지 않았는지, 숫자나 계산에 오류가 있지는 않은지 등을 살펴보아야 한다.

기획서 제출 시 내용 중 오타가 있을 경우, 상대방에게 신뢰성을 하락시키거나 목적을 관철시키는 데 어려움이 따를 수 있으므로 기획서를 제출하기 전에는 반드시 오타 검증을 해야 한다.

2) 논리의 일관성
기획서는 문제점에 대한 현황 파악 부분부터 기획목적, 기획전략, 구체적인 실행계획 까지 모든 부분에 걸쳐 논리의 일관성이 필요하다. 따라서 기획서를 검토할 때에는 기승전결이 명확한지, 강조할 부분이 강조되었는지, 글자체가 통일 되었는지 등을 고려해야 한다.

논리의 타당성을 위해 첨부자료가 있을 경우 첨부자료가 잘 구비되었으며 정리가 잘 되어있는지 확인해 보아야 한다.

3) 실현가능한 계획
아무리 잘된 기획서라도 실현가능성이 없거나 상대방에게 납득하기 어려운 내용이라면 기획서의 본질 자체가 흔들릴 수 있다. 따라서 기획서는 실행 가능한 계획인지, 기획을 실행하기 위한 스케줄에 무리가 없는지, 비용은 적절한지 등을 잘 유념해 두어야 한다.

기획서는 스스로 검토하는데 한계가 있으므로 모든 작업이 끝나면 직장 상사나 제3자에게 기획서 검토를 부탁하는 게 좋다. 3자의 검토가 끝나면 그 의견을 수렴하여 기획서의 내용이 충분히 실현가능한 것이며 쉽게 이해할 수 있는지 등을 파악하여 내용을 수정한다.


6. 기획서 작성 시 유의사항

1) 구성과 형식을 고려
① 수신인, 날짜, 제출자 이름은 형식에 맞게 작성하도록 한다.
② 타이틀은 폰트 사이즈를 일반 내용에 비해 크게 하거나 볼드처리를 하여 가독성이 좋도록 작성하며 특별히 중요한 내용이 아닐 경우 밑줄은 가능하면 사용하지 않는다.
③ 타이틀은 적절한 단어를 사용하며 간략하게 작성하며, 상대방이 어떠한 내용인지 쉽게 알 수 있도록 소제목을 사용하는 편이 좋다.
④ 스케줄과 커리큘럼 등은 표나 도형으로 만들어 작성하며 반드시 기재해야 한다.
⑤ 첨부자료가 있을 경우 내용 마지막 부분에 반드시 첨부한다.

2) 논리적으로 내용을 정리
① 기획서는 가능한 짧고 명료하게 작성한다.
② 자신의 생각을 구체적으로 명시하되 중복되는 내용은 피한다.
③ 문제점이 많을수록 긴장감이 커지고 기획이 승인될 확률이 커진다. 따라서 문제점을 여러 관점에서 검토하여 작성하면 도움이 된다.
④ 막연한 서술은 내용전달의 어려움이 따를 수 있으므로 표나 도형을 통해 내용을 전달한다.

3) 상대방이 이해하기 쉽도록 작성
① 자신의 생각을 타인에게 이해시킨다는 관점에서 기획서를 작성해야한다. 따라서 표현하기 어려운 내용이나 수치를 입력해야 할 경우 도형이나 표 등을 적절히 사용한다.
② 정리되지 않은 기획서는 자신의 인격이나 능력을 낮출 수 있으므로, 일정한 형식과 지면배정을 잘 구성하여 논리정연하게 작성한다.
③ 내용은 이해하기 쉽고 앞 뒤 내용에 모순이 없도록 작성한다.