문서보관규정 제 1 장 총 칙 제 1 조【 목 적 】 본 규정은 문서처리규정에 의하여 처리된 문서의 편철, 보관의 방법과 절차를 정하여 문서처리의 신속과정확을 기하는데 있다. 제 2 조【 용어의 정의 】 본 규정에서 사용하는 용어정의는 아래와 같다. 1.보관 : 문서의 처리 완결부터 보존 전까지의 관리를 말한다. 2.보존 : 보관이 끝난 문서를 소정의 일정한 기간에 따라 관리하는 것을 말한다. 3.이관 : 보관중인 문서를 처리하여 보존의 필요가 있는 것을 소정의 보존 주관 부서에 인계하는 것을 말한다. 4.문서보관 주관과 : 문서보관을 담당하는 부서는 재단은 ○○과, 병원은 총무과가 담당한다.다만, 특정한 문서로서 지정된 것은 특정부서에서 보관할 수 있다.
제 3 조【 보존기간 】 1.문서 보존기간은 아래 7종으로 구분한다. 1) 영구 보존 (이하 생략)
문서보관규정은 문서를 취급하거나 보관하여 관리할 때 필요한 규칙을 정하는 것을 목적으로 하는 문서로, 규정의 대상이 되는 문서는 업무 수행에 사용되는 서류와 장부, 전표, 통계, 도면 등의 모든 기록이 해당하며, 대내 문서와 대외 문서로 분류하여 관리하도록 한다.
문서보관규정은 회사의 모든 문서의 처리에 적용하나 해당 규정과 별도로 기타 특별한 규정이 있거나 해당 규정으로 처리할 수 없을 시에는 적용하지 않는다.
또한 외국어로 작성된 문서는 이 규정의 적용을 받거나 국제관례에 따라 관리한다.
문서보관규정에 따라 회사 내에서 문서를 어떻게 보관하고 취급할지 결정되기 때문에 누구나 이해하기 쉽게 작성하여 엄격하게 적용하는 것이 필요하다.
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