보고서는 특성한 일에 관한 현황이나 그 진행사항 또는 연구, 검토결과 등을 보고하거나 건의하고자 할 때 작성하는 문서이다.
보고는 법규, 지시, 명령 등에 의하여 구두·전화·서면 등의 방법으로 일정한 의사 또는 자료를 전달하는 것으로 일반적으로 상향적 정보흐름의 형태를 갖는다.
보고서 작성자는 상대방에게 보고 내용을 정확히 전달해야 하며, 정확한 보고를 위해서는 불필요한 내용의 보고는 억제하고 주관적인 생각을 적기보다는 사실에 입각하여 공정하게 사실을 작성해야한다.
보고서를 제출함으로써 진행상황을 파악할 수 있고, 보고자에게 적절한 지시나 조언을 해줄 수 있다.
또한 문서화된 보고서는 업무 진행에 있어 지속적인 자료로 활용할 수 있다.
보고서의 용도는 작성하는 문서의 목적과 기능에 따라 분류된다.
매일의 업무를 보고하는 일일업무보고서, 한주간 동안 진행된 업무를 보고하는 주간업무보고서, 영업실적을 보고하는 영업보고서, 진행되었던 사안의 결과를 보고하는 결산보고서, 회사업무로 인해 외부에 다녀와서 보고하는 출장보고서, 회의의 결과를 정리하는 회의보고서 등 다양한 용도의 보고서를 작성할 수 있다.
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