1. 사유서의 개요

1) 사유서의 정의
사유서(事由書)란 본인의 잘못 여부를 떠나서 어떤 사건이나 사고가 발생하였을 경우, 사건에 대한 내용을 처음부터 끝까지 상세하게 기록하여 보고하는 문서이다.

즉 사유서는 사건이 발생한 현황과 그 원인을 기재하여 소명할 수 있는 자료로 주로 원인과 과정, 그리고 현재 상황을 순으로 기재하여야 한다.

2) 사유서의 양식 및 제목
일반적으로 사용하는 사유서에 관하여 법률에 의하여 규정된 양식이 있는 것은 아니므로 작성하는 목적에 따라 사유서의 항목을 적절하게 구성한다. 여러 상황에 따라 다양한 사유서가 있으므로 아래 사유서의 종류를 참고하여 사유서의 제목을 달리하여 기재한다.

3) 사유서의 종류
- 지각사유서
- 조퇴사유서
- 결석사유서
- 분실사유서
- 취업불이행사유서
- 휴학사유서
- 증거거부사유서
- 장비사고사유서
- 휴학연장사유서
- 융자금신청사유서
- 학칙변경사유서
- 결강사유서

2. 사유서의 구성내용

1) 사유서의 구성
사유서는 주로 발생한 사건에 대한 원인과 과정, 현재의 상황, 경우에 따라 대책수립 등의 내용으로 구성된다. 사유서의 내용은 회사마다 다를 수 있지만 기본적으로 작성자의 인적사항과, 사건의 발생일시, 사건명, 사건발생 이유 등의 항목으로 구성된다. 사유서 작성의 시기와 내용, 작성목적은 다음과 같다.

① 작성시기
사건, 사고, 문제 등이 발생하였을 경우
② 작성내용
사건, 사고, 문제 등이 발생하게 된 원인, 과정, 현재의 상황
③ 작성목적
사유하게 된 원인규명 및 대책이나 의견을 피력할 경우

2) 사유서 제출 시 첨부서류
사유서 제출 시에 사유내용을 증빙할 수 있는 아래 서류 등을 첨부하는 것이 좋다.
- 병원진단서
- 청첩장
- 부고장
- 예비군 훈련 통지서

3. 사유서, 경위서, 시말서의 차이

사유서는 중립적인 입장에서 발생한 사건의 경과를 설명하는 문서라는 점에서 경위서와 유사하며, 시말서는 본인의 과실에 대한 책임을 반성하고, 재발방지에 관하여 기술하는 문서로 용어 순화에 따라 경위서로 대체하여 사용하는 것이 좋다.

1) 사유서
사유서는 일의 발생한 이유를 작성한 문서로 일반적으로 본인의 잘못이 아닌 어떤 다른 일, 예를 들어 부모님께서 위독하셔서 병원에 갔거나 하는 일이 있어서 약속된 일을 수행하지 못했을 때 소명하는 자료로 작성한다.

2) 경위서
경위서는 어떤 일이 발생하였을 때 그 시작에서부터 끝까지 기술한 글을 경위서(전말서)라고 한다. 즉, 본인 과실에 대해 그 정황의 앞뒤를 자세히 작성하여 보고하는 문서가 경위서이다. 경위서는 어떤 일이 발생하였을 때 객관적이고 중립적인 입장에서 발생한 사건의 경과를 설명하는 것이므로, 개인적이고 주관적인 의견이나 변명보다는 잘못을 인정하고 어떻게 처리하고 극복할 것인 지에 관하여 기재하는 것이 좋다.

3) 시말서
시말서는 잘못한 일에 대하여 발생한 일의 전말과 본인의 사죄의 내용을 상세하게 작성하는 문서이다. 자신의 과실임을 인정하고 앞으로는 두 번 다시 이와 똑같은 문제를 일으키지 않겠다.고 서약하는 것으로 잘못을 저지른 사람에게 압력을 행사하여 재발 방지를 꾀하는 효과적인 방법으로 시말서는 일종의 잘못을 반성하는 문서이다. 최근에는 용어의 순화에 따라 ‘경위서’로 대체되고 있는 추세이다.

4. 사유서 작성 시 유의사항

회사의 직원으로서 결근이나 조퇴 시에는 결근과 조퇴의 원인에 대한 정당한 사유를 적어야 하며, 맡은 업무에 대해 사유서를 제출해야 할 경우 그 원인을 정확하게 기술하여 제출해야 한다.

사규에 의한 정식 규정이 없어도 결재권자 또는 해당 업무의 담당자가 있다면 그에 해당하는 사유를 정확히 밝혀야 하며, 개인적인 볼 일 이외에도 공식적 공무도 사유에 포함됨으로 구체적인 내용을 일목요연하게 정리하여 개인에게 돌아올 인사관리에 불이익이나 피해를 받는 일이 없도록 하고, 사후 비등한 업무 진행에 참조할 수 있도록 한다.

1) 육하원칙에 따라 간단명료하게 작성해야 한다.
사유서는 일정한 형식이나 분량이 정해져 있는 것은 아니지만 지나치게 긴 글은 핵심을 벗어날 수 있기 때문에 미사여구나 문장의 반복을 피하고 육하원칙에 따라 논리 정연하게 글을 작성하도록 한다.

2) 귀납법보다는 연역법으로 작성하는 것이 좋다.
사유서를 작성하게 된 이유를 가급적 문장의 맨 앞에 기재하여야 한다. 어떠한 이유로 어떤 결과를 초래하게 되었다는 내용의 글을 먼저 작성하면 사유서의 목적성을 분명하게 나타낼 수 있을 것이다. 이와 같이 작성하면 불필요하게 내용이 길어질 필요가 없게 되고 일관된 내용으로 본인의 의견을 피력할 수 있다.

3) 깔끔하게 정리한 문서로 전달해야 한다.
사유서는 맡겨진 업무나 해야 할 일 등이 어떠한 원인으로 인하여 계획대로 시행되지 않았을 경우 작성하는 것이 대부분이다. 그러므로 해당 사유를 제출할 때에는 자필로 작성하는 것 보다는 깔끔한 양식에 보기 좋게 내용을 작성한다면 보는 이로 하여금 사유서 문서 자체만으로 깨끗한 이미지를 전달할 수 있을 것이다.

4) 사실과 의견을 구분하여 기재한다.
경위서를 작성할 때에는 사실과 의견을 구분하여 쓰는 것이 좋다. 먼저 객관적인 정보와 사실을 작성하고 필요에 따라 전망과 의견을 첨부할 수 있다. 의견을 작성할 경우에는 감정에 치우쳐 작성할 경우 설득력이 떨어질 수 있으므로 주의해야 한다.

5) 객관적인 입장에서 작성한다.
사유서는 어떤 사건ㆍ사고가 발생하였을 때 객관적이고 중립적인 입장에서 발생한 사태의 경과를 설명하는 것이므로 개인적이고 주관적인 의견이나 변명이 아닌 정확한 사실의 내용과 경과를 객관적으로 기술해야 한다.