1. 영업문서의 개요

1) 영업문서의 정의
영업문서란 이익창출을 목적으로 기업이나 고객을 대상으로 하여 상호간의 거래내용을 효율적으로 관리하기 위해 작성하는 문서이다. 영업문서는 거래계약 체결에 따른 거래계약서의 작성 및 거래관계를 유지하는데 필요한 물품의 주문과 대금의 지급 등에 따른 견적서, 주문서, 대금지급청구서, 작업의뢰서, 구입신청서, 반품요구서와 승낙서 등 영업전반의 다양한 관련문서를 통칭한다.

통상적으로 영업 관련 문서들은 회사가 나름대로 일정 규정에 의하여 양식을 마련해 놓고 이를 사용하고 있는 것이 전반적인 추세이다. 그러므로 통일된 양식보다는 각 회사 등의 업무의 종류와 형태에 따라 각 회사의 실정에 맞게 문서를 만들어 사용하는 것이 더 편리하다.

① 넓은 범위에서 영업은 기업의 이익을 창출하는 모든 활동을 말하며, 여기서 말하는 이익은 금전적인 이윤과 고객만족을 통한 기업의 이미지와 가치 상승 등을 포괄한다.

② 기업은 자사의 상품이나 서비스를 필요로 하는 대상에게 지불하고 그에 대한 대가를 얻음으로써 회사의 목표달성 및 이익을 창출한다.

2) 영업문서의 필요성
영업문서를 체계적으로 정리해 놓을 경우, 영업의 전반적인 업무를 이해하기 쉽고, 영업활동의 관리가 수월해져 기업에서 좀 더 효율적으로 영업 관리를 할 수 있는 기반이 된다.

영업문서를 정리함으로서 신입직원을 신속하고 체계적으로 교육시킬 수 있으며, 이러한 관리를 통해 신입직원의 능력 또한 숙련된 베테랑 직원의 능력만큼 신속하게 끌어올릴 수 있다. 모든 사업은 이윤을 추구하고 있으며, 영업력은 그 기업의 핵심역량이라 할 수 있기 때문에 매출의 극대화를 위해서 영업문서를 활용한 효율적인 영업 관리는 매우 중요하다.

3) 영업업무 관련 문서양식
영업과 관련된 업무 및 관련문서는 기업의 특성에 따라 조금씩 다를 수 있으나 일반적으로 전반적인 영업활동에 사용하는 문서는 다음과 같다.

① 영업방침 및 계획
영업계획서, 영업관리규정, 영업제안서, 영업부전략표, 영업계약서

② 판매예산 편성
예산명세서, 예산규정, 예산요구서, 예산관리규정, 실행예산서

③ 영업실적분석 및 관리
영업실적보고서, 영업일지, 판매일지, 영업활동보고서, 실적현황표

④ 시장정보조사 및 분석, 평가
시장조사표, 시장조사보고서, 시장조사의뢰서, 분석보고서, 평가보고서

⑤ 제품 및 가격전략 수립과 책정
가격산출내역서, 가격제안서, 가격표, 제품기술서, 제품평가서

⑥ 유통전략 및 정책수립
유통제안서, 유통제휴계약서, 유통계약서, 물류제안서, 물류계약서

⑦ 광고, 판촉 및 홍보
홍보기획서, 홍보제안서, 마케팅기획서, 판촉기획서, 광고제안서

⑧ 기타 영업관리
고객 관리대장, A/S처리대장, 재고관리대장, 고객 설문조사서, 고객 불만접수대장


2. 효율적인 영업관리

1) 영업관리의 의의
영업관리란 기본적인 영업 관련 활동의 운영절차 및 계획수립 등 영업에 관한 사항을 정해 놓음으로써, 효율적인 영업활동 수행과 회사의 경영목표 달성 및 이익창출의 극대화를 도모하고자 하는 목적을 가지고 있다.

이윤을 창출하기 위한 많은 활동들이 기업에서 이루어지고 있지만 급변하는 시장상황에 적절히 대응하기 위해선 기업의 영업력이 매우 중요하다고 말할 수 있다.
즉 변화하는 경영환경에 효율적인 대응을 위해서는 기업의 자금 활동을 중요한 사항으로 다루어야 한다.

업무수행이 제대로 진행 될 수 있도록 담당직원의 영업활동 지원하며 목표달성을 위한 제반관리활동과 계획실행을 위한 조정 및 통제의 역할을 수행한다. 이러한 영업관리는 기업에서 나가는 비용을 최소화하는 반면 수익을 극대화하기 위해 반드시 필요하고 할 수 있다.

2) 단계별 영업관리
① 영업현장 분석
현장의 시장조사 및 고객만족도 조사를 통한 영업정보 습득

② 영업전략 수립
시장 상황에 따라 브랜드전략, 영업지역전략, 판촉 및 홍보전략, 인사교육전략, 고객 서비스 전략 등 다방면의 전략 기획 및 대안수립

③ 영업전략에 따른 계획 수립
회사전략에 따른 영업계획의 구체화(큰 틀인 회사의 기본전략을 토대로 전체적인 영업계획, 팀별영업계획, 개인의 영업계획 수립 등 조금씩 구체적으로 세부계획을 수립

④ 현장에 대한 실질적 목표 수립 및 체계관리
실질적 목표달성을 위해 전년대비 목표를 세운 후, 전략의 적합성과 시장상황 등을 고려하여 구체적인 목표 관리 시스템 도입

⑤ 영업활동 내용의 표준화
급변하는 시장상황에 효율적이고 신속히 대응하기 위해 영업활동관리 및 영업절차 등을 표준화

⑥ 영업정보력의 강화
영업활동을 통해 얻은 고객정보 및 마케팅정보와 사내업무인 기획, 생산, 개발, 서비스 등 영업 관련 업무데이터를 수집 및 분류하여 실질적인 시장변화에 신속히 대응

⑦ 피드백을 통한 정책 수정 및 보완
지속적인 피드백을 통해 문제점 보완 및 거래처의 클레임에 대한 신속한 대응, 제품 및 서비스의 개선 등을 위해 노력

3) 영업관리의 기능 및 역할

영업관리는 영업활동의 효율성 증진과 원활한 업무수행을 위해 관리 및 지원활동 등을 통해 수익의 극대화를 이룰 수 있도록 수행하는 업무를 말한다.

① 영업지원
- 담당영업부서와 거래처 간의 효율적인 거래를 위한 영업활동지원
- 영업담당자와 스태프간의 유기적인 관계형성을 위한 지원활동
- 영업현장의 애로사항에 대한 해결 및 지원
- 사업부 예산과 실질적 실천을 위한 조정 및 통제활동

② 물류, 유통관리
- 물류비용의 효율적 절감을 위한 부서간의 조정 및 통제활동
- 영업부서와 관련 부서와의 원활한 협력관계 유지를 위한 지원
- 전반적인 유통관리를 위한 효과적인 기획관리 활동
- 물류시스템과 창고관리의 전산화를 통한 효율적인 재고관리

③ 광고, 마케팅
- 가격, 제품, 광고, 장소 등 4P요소와 관련된 마케팅 전략 기획
- 판촉계획 활동 및 판매촉진 교육활동
- 시장조사 및 상권관리 활동
- 판매 전략 계획의 수립(광고전략) 및 영업정책 기획

④ 고객관리
- 소비자 불만사항의 조속한 처리를 위한 서비스 조직 관리
- 제품에 대한 제반교육을 통한 신속한 클레임 처리 및 정확한 제품소개
- 품질개선을 위한 고객의 만족도 조사 및 향 후 서비스 방향 모색
- 클레임에 대한 분석 및 검토 후 개선안 제안


3. 영업업무의 진행절차

다음은 고객에 대한 견적사양서, 견적서의 제출, 계약의 체결 및 납품 등 영업업무 전반에 대한 절차이다.

① 수주활동
영업담당자는 발주정보를 수집하여 영업팀장에게 보고한다.

② 고객요구접수 및 제안(견적)서 제출
고객의 요구사항을 확인한 후 고객의뢰접수대장이나 검토의뢰서에 기록하고 관련 자료로 제안(견적)서를 준비한다.
영업담당자는 고객요구에 대한 문제점이나 의문점을 고객과 토의 및 조정하여 해결하고 해결된 사항을 검토의뢰서에 수정하여 기록한다.

③ 영업계약체결
영업담당자는 고객으로부터 계약체결 요청이 접수되면 계약서류를 준비하여 계약을 체결하고 영업계약서를 영업팀장에게 보고한 후 계약서 관리대장에 기록 및 관리한다.

④ 승인사양서 및 생산요구서 발송
영업담당자는 계약 변경이나 고객의 요구에 의해 수정 보안 조건으로 승인되었을 경우에 고객의 변경내용을 즉시 검토하여 수정하고 수정내용을 고객에게 재승인 받거나 납품 시 수정 제출한다.

⑤ 생산의뢰
영업담당자는 주문서 또는 발주서에 근거하여 생산요구서를 작성하여 영업팀장에게 승인 받은 후 승인사양서 및 관련 자료를 첨부하여 생산팀에 제출한다.

⑥ 검사요청 및 검사
고객으로부터 입회검사 요구가 있을시 영업담당자는 생산이 완료되었음을 확인하고 고객에게 입회검사요청서(고객양식)를 송부하고 영업담당자는 그 사본을 보관한다.

⑦ 출고요청
영업담당자는 납품일정에 맞게 제품출고요청서를 작성하여 검토한 후 영업팀장의 승인을 득한 후 생산팀 및 관리팀에게 각각 송부한다.

⑧ 납품
영업담당자는 생산팀으로 부터 제품을 인수받아 운송수단을 이용하여 고객이 지정한 납품장소까지 운반하여 고객에게 인수인계하고 납품확인서(고객양식)를 받는다.


4. 영업문서 작성 시 유의사항

영업문서는 금전문제와 직결되기 때문에 문구마다 신중을 기하고 명확하게 작성해야 한다. 특히, 오자나 탈자가 없도록 주의하여 기재해야 하며, 금액의 기재 등에는 날인을 하는 등 명확하게 작성해야 한다. 주문서에 수량을 잘못 기재한다거나, 제품의 가격이나 납기일 또는 기타 중요사항을 잘못 기재할 경우 중대한 문제가 발생하여 예기치 않은 손실을 야기할 수도 있다. 이를 방지하고 예방하기 위해 세심한 배려와 확인이 필요하다. 이 문서는 어떠한 행위사실을 입증하는 중요한 입증자료로 후일 분쟁 등이 발생할 경우, 증빙자료로 활용되기도 하므로 사실에 근거하여 명확하게 작성하고 기명날인해야 한다.

1) 간결하고 명료한 내용
영업문서는 기업 상호간의 거래내역 등에 관한 사항을 작성하는 것이므로 간결하고 명확하게 작성해야 한다.
영업문서는 일반적으로 육하원칙을 바탕으로 거래내용에 따른 요점을 간략하게 기재하면 된다.

2) 확실한 의사표현
영업문서는 그 의사표현을 확실하게 하여야 한다.
예를 들어 「갑」이 「을」에게 지정 날짜와 장소에 특정물품을 납품하여 주기를 원할 경우, 을은 그 지정일자와 장소에 원하는 물품을 납품하여 주겠다는 내용을 정확히 알려주어야 한다.

3) 작업일정의 고려
작업의뢰와 주문 등 생산이나 작업에 관한 영업문서는 자사의 작업능력과 진행정도와 같은 제반사항을 고려하여 문서를 작성해야 한다. 하루에 10개의 제작능력이 있는 공급처에서 100개의 물량을 1주일 이내에 완성하여 공급한다고 할 경우 그 약속은 지키기 어렵고 이를 지키지 못하면, 신뢰할 수 없게 되며, 경우에 따라 손해배상을 해야 하는 요인도 발생할 수 있다. 따라서 작업능력이나 진행정도 등 자사의 제반사항을 참작하여 신중히 거래문서를 작성해야 한다.

4) 신중하고 명확한 금전관계
영업문서는 금전관계와 직결되는 경우가 대부분이며 회사의 주된 목적이 되는 것이므로 가장 신중히 고려해야 할 문제이다. 따라서 영업담당자는 이익창출을 위해 어느 선에서 물품을 구입하고 판매할 것인가를 책정하여 그에 맞게 문서를 작성해야 한다. 그러기 위해서는 어떤 종류의 물품을 구입 납품하여야 할 것인가를 신중하게 고려하고 그에 맞는 가액을 설정하여 작업의뢰나 주문 및 견적서를 작성해야 한다.

5) 확인 및 점검
초안을 먼저 작성하면서 주된 목적과 내용 및 날짜와 금액 등에 관한 사항이 누락되거나 잘못된 부분이 없는지를 확인하고, 자사의 작업진행 등에 이상 여부를 점검 확인한 후 문서를 작성하고 오탈자 여부를 확인하여 수정/보완한 후 발송해야 한다.