1. 조직도의 개요

1) 조직도의 정의
조직도란 사전적인 의미로 조직의 부문편성, 직위의 상호관계, 책임과 권한의 분담, 명령의 계통 등을 한 눈에 볼 수 있도록 나타낸 표를 말한다. 기업은 주어진 업무에 따라 조직을 여러 개로 나누어 체계적으로 구성하고 있는데 이를 조직구조의 분화라고 하며, 이는 회사의 규모에 따라 조직의 크기와 형태가 달라진다.

조직구조의 분화는 수평적/수직적 분화로 나눌 수 있으며, 특히 수직적 분화는 의사결정 권한을 하부조직에게 할당하는 것으로 보고체계를 명시화 할 수 있기 때문에 많은 기업에서 도입하였다. 최근에는 조직구조가 전문화되고 기능별로 세분화됨에 따라 수평적 기능조직(팀제 등)으로 변하고 있으며 이에 따라 조직도가 점차적으로 다양화되고 슬림화 및 네트워크화 되고 있다.

2) 조직도의 종류
① 조직구조에 따른 분류
- 기구도
부 · 과 · 계 등의 구성을 도시한 것으로 가장 단순하며 또한 가장 오래 전부터 사용되어온 조직도이다.
- 기능도
기구도에 각 부, 과, 계 등 조직기관의 분장사항도 함께 기입한 조직도이다.
- 지휘계통도
모든 직위를 지휘계통관계로 나타낸 것으로 명령관계는 실선, 기능적인 지시, 조언 관계는 점선 등으로 지휘계통의 내용에 따라 표시방법을 달리한다.

② 조직형태에 따른 분류
- 기능조직도
전통적인 조직도로 소규모 조직에 적합하며 기능적 목표를 강조한다.
과업별로 업무가 분할되며, 해당 부서의 장들이 상위부서에 보고하는 형태이다.
- 제품조직도
대규모 조직에 적합하며 적응성과 고객만족을 목표로 한다.
책임을 명확하게 분류하여 고객만족도 향상을 중요시 한다.
- 매트릭스조직도
혁신적이고 전문적인 특성을 지닌 조직에 적합하며 복잡한 환경에 쉽게 적응할 수 있으며 구성원들의 놓은 상호의존성을 보인다.


2. 조직관리규정

1) 조직의 정의
조직이란 어떠한 공동의 목표를 달성하기 위한 집단의 시스템(체계)을 말한다. 한 집단이 일정한 목적 또는 목표달성을 위하여 관리 및 역할 분담이 정해져 지속적으로 결합이 유지되고 있을 때, 그 집단을 조직이라고 부른다. 집단의 활동을 조직화하기 위해서는 관리를 통하여 이를 통제하여야 한다. 관리는 소수의 관리자들에 의한 강력한 리더십에 의한 경우와, 집단의 합의에 의한 경우도 있다.

2) 조직의 구분 및 업무분담
① 정규조직단위
회사의 기구는 팀(과)을 단위로 하며, 부(실)은 팀(과)를 집합하여 구성함을 원칙으로 한다. 단, 조직운영 성격에 따라 그 규모 및 명칭을 달리할 수 있으며, 임원단위 조직으로서 사장산하에 본부, 담당을 운영할 수 있다.

② 지역조직
국내외 사업활동을 위하여 본사 이외의 지역에 그 규모에 따라 지사, 사무소, 영업소, 출장소를 운영할 수 있다.

③ 비정규조직
회사는 특정한 목적달성을 위하여 복수의 직능을 집결한 전담팀, 및 위원회 조직을 운영한다.

④ 업무분담
각 조직은 회사의 업무를 분담 수행하며 수행할 업무내역은 업무분장규정에서 정한다.

3) 직무수행 원칙
각 조직에서는 분장업무에 관하여 업무규정에 정하여진 바에 따르며, 타부서와의 관련 업무는 미리 부서의 장과 협의하고 그 부분에 대해서 부서 상호간 최대한의 업무협조를 하여 업무활동이 효율적으로 이루어지도록 노력해야 한다.


3. 조직도의 작성방법

1) 조직의 신설 및 변경
① 조직변경 초안작성
조직의 신설, 통합, 폐지의 필요가 있는 부서는 조직변경 초안을 작성, 관련부서의 합의를 거쳐 총괄부서에 제출한다. 매년 사업계획 수립과 관련하여 조직변경 초안이 필요하거나 회사방침에 의한 조직변경안은 총괄부서에서 작성한다.

② 사전검토사항
조직변경이 필요한 부서(부문)는 다음의 사항을 사전에 검토, 문서를 작성하여 총괄부서에 제출하여야 한다.

- 조직변경사유
- 현행조직과의 대비
- 업무분장 변경사항
- 인원운영계획(직위, 직급별)
- 해당부문 동종업체 조직운영현황

③ 유의사항
정규 조직의 변경, 특히 신설 시에는 다음사항에 유의하여야 한다.

- 업무량 증대 또는 업무의 성격상 기존조직에서의 직무수행이 곤란하여 특화할 필요성이 있을 것
- 조직의 변경 시 변경조직 업무수행 요건을 갖춘 인원의 충원이 단 기간 내 가능할 것
- 조직변경의 결과가 업무처리 단계의 추가 (유사기능, 중복기능)을 초래, 신속한 업무수행에 지장을 주지 않을 것
- 신설하여 행하고자 하는 업무가 한시적 수행업무가 아닌 지속성을 지닌 업무일 것
- 각 부서의 조직변경은 분장업무에 기초한 효율적인 업무수행에 관할 것
- 장기적 안목에서 신중히 고려되어 직무불안요소의 발생을 최대한 억제토록 할 것
- 조직의 변경은 조직의 간편화, 경량화 추구, 타부문과의 일관성측면에서 충분한 검토가 있을 것

④ 조정
총괄부서는 작성, 제출된 조직변경 초안에 대하여 조직변경의 타당성을 검토, 적절히 조정하여야 하며 필요시 입안부서와 관련 부서로 구성된 심의회를 소집, 운영할 수 있다.

⑤ 확정
총괄부서는 조정된 안을 품의하고 관련규정에 의거 심의, 확정한다.

⑥ 통보
조직의 영문명칭 변경 및 약호는 총괄부서에서 부여하고 통보한다.

2) 조직도 작성 절차
① 조직도 작성 전
조직도는 총괄부서에서 담당하고 업무의 기능에 따라 조직도를 작성하며, 보통 조직도를 만들기 전 다음 3단계를 거친다.

- 1단계 : 업무를 나누고 연결하는 업무분류
- 2단계 : 업무방식을 결정하여 부서단위 통합 또는 차별화
- 3단계 : 해당부서에 업무를 통제, 위임하여 의사결정 유도

회사의 각 부서는 이 과정을 통해 배치되고 기능적인 팀 단위로 탄력성 있게 조정된다. 조직도를 작성할 때에는 경영자를 중심으로 각 부문과 부서의 기능별 업무를 효율적으로 수행할 수 있도록 구조화하면 된다.

② 조직도 작성 후
인쇄 및 배부 : 조직도의 인쇄 및 배부는 총괄부서에서 담당한다. 배부는 부단위를 원칙으로 하며 필요에 따라 그 배부처를 증감할 수 있다. 총괄부서는 배부대상 부서의 성격에 따라 부단위 조직도 또는 과단위 조직도로 배부를 달리할 수 있다.

보관 및 책임 : 배부된 조직도의 관리책임은 각 부서장이 진다. 조직도는 대외비로 취급하여야 한다. 조직도의 외부대여가 필요한 경우에는 총괄부서장의 사전 허가를 받아야 한다.


4. 조직도 작성요령

1) 기능조직
① 적합한 상황
- 조직구조 : 기능조직
- 조직규모 : 소기업 / 중기업
- 조직목표 : 기술 전문성 / 내적효율성
- 환경 : 안정적 / 불확실성
- 기술 : 의존성 낮음

② 내부체계
- 운영적 목표 : 기능적인 면 강조
- 공식적 권한 : 기능관리자

③ 장점
- 규모의 경제 획득
- 기술개발의 용이
- 중기업 정도 규모의 회사에 적합

④ 단점
- 유동적인 환경변화에 대한 늣은 대응
- CEO의 의사결정이 결정적인 영향을 미침
- 혁신적인 기업에 맞지 않음
- 전체 조직목표에 대한 제한된 시각

2) 사업부조직
① 적합한 상황
- 조직구조 : 사업부조직
- 조직규모 : 중기업 / 대기업
- 조직목표 : 기업성장 / 제품 다각화
- 환경 : 자주적 경영활동 / 통제기능강화

② 내부체계
- 운영적 목표 : 기업의 성장과 다각화
- 공식적 권한 : 사업부관리자

③ 장점
- 재무적 / 전략적 통제의 강화
- 성장촉진
- 내부효율성증진
- 수평적 / 수직적 분화를 동시에 증대

④ 단점
- 사업부간의 권한 배분문제
- 정보의 왜곡과 과열경쟁
- 단기 연구개발 초점
- 관리비용증가

3) 매트릭스조직
① 적합한 상황
- 조직구조 : 사업부조직
- 조직규모 : 중기업 / 대기업
- 조직목표 : 기업성장 / 제품 다각화
- 환경 : 자주적 경영활동 / 통제기능강화

② 내부체계
- 운영적 목표 : 기업의 성장과 다각화
- 공식적 권한 : 사업부관리자

③ 장점
- 재무적 / 전략적 통제의 강화
- 성장촉진
- 내부효율성증진
- 수평적 / 수직적 분화를 동시에 증대

④ 단점
- 사업부간의 권한 배분문제
- 정보의 왜곡과 과열경쟁
- 단기 연구개발 초점
- 관리비용증가


5. 조직도 작성 시 유의사항

1) 유기적인 업무가 가능하도록 조직을 구성한다.
회사에서 업무를 처리할 때 상호교류 없이 독립적으로 일을 수행하는 부서는 없다. 따라서 회사는 각 부서가 서로간의 업무를 이해하고 유기적으로 업무를 교환할 수 있도록 상호보완적인 조직을 구성해야 한다.

2) 업무의 성격을 고려하여 조직도를 만든다.
어느 조직이든 업무 특성과 환경에 따라 조직을 구성해야 일처리가 원활하고 조직원들의 업무 능력이 향상된다. 조직도를 만들기 전 '일 중심으로 조직도를 만들 것인가', '사람 중심으로 조직도를 만들 것인가'를 결정한 후 업무의 성격에 따라 조직도를 구성하는 것이 좋다.

예를 들어 고객과 관계가 잦은 부서는 사람 중심의 관계를 바탕으로 업무를 처리할 수 있도록 조직을 구성하고, 기획이나 감사부서는 과업을 중심으로 업무를 수행할 수 있도록 조직을 구성하면 된다.