1. 전표의 개요

전표란 일정한 거래를 유형별로 기록하고 관리하기 위하여 회계거래에 대한 계정과목, 거래내용, 금액 등을 기재할 수 있도록 만든 서식을 말한다. 거래에 알맞은 계정과목을 적용하여 분개하고, 다시 일정한 서식에 따라 기재해야 하는데 이때 작성하는 서식을 전표라고 한다. 이러한 전표가 모이면 장부의 역할을 하기 때문에 회사에서는 기본적으로 전표를 가장 기본적인 자료로 이용하고 있다. 일반적으로 사용하는 전표로는 입금전표, 출금전표, 대체전표, 분개전표 등이 있다.

1) 전표작성의 의의
전표는 장부기장이나 내부결재 목적으로 작성한다. 즉, 거래가 발생했을 경우 전표를 작성해서 품의서, 기안지 등을 함께 첨부하면 전표 한 장으로 거래에 관한 전반적인 사항을 모두 알 수 있다. 따라서 올바른 전표의 작성은 올바른 회계처리를 위한 기초자료가 될 뿐만 아니라 대표자나 경영진에게도 투명한 자금집행을 위한 가장 중요한 자료가 된다.

전표를 작성한다는 것은 사용할 전표를 선택해서 분개내용을 기재하고 전표 뒷면에 증빙서류(세금계산서, 카드전표, 간이영수증 등)를 붙여서 회사의 내부결제시스템에 따라 결제를 완료한 후, 월별 또는 종류별로 편철 하는 과정을 이행하는 것이다. 최근에는 회계 프로그램의 발달로 인해 전표를 작성한 후 그 전표에 작성된 내용(계정과목, 금액 등)을 프로그램에 입력하여 회사의 해당연도 재무제표까지 만들 수 있게 되었다.

2) 전표작성의 효과
전표는 거래를 보다 신속하고 효율적으로 관리하기 위하여 작성한다. 기업에 따라 사용하는 전표의 서식은 다소 다를 수 있으나 전표의 작성에는 다음과 같은 효과가 있다.

① 동시에 발생하는 많은 양의 거래를 거래의 각 담당부서별로 분담하여 처리할 수 있다.
② 책임소재를 명확히 하여 장부검사의 수단으로 이용할 수 있다.
③ 발생한 거래의 내용을 다른 부서에 쉽게 전달할 수 있다.
④ 전표를 분개장 대신에 사용할 수 있어 장부의 작성을 간소화 할 수 있다.
⑤ 전표의 집계표(일계표 또는 월계표)를 활용하여 전기(전표에서 장부로 옮겨 적는 것)의 횟수를 줄일 수 있다.


2. 전표의 종류

일반적인 전표에는 입금전표, 출금전표, 대체전표가 있다. 그러나 이러한 3전표는 전표의 크기가 작아 뒷면에 기안지, 품의서, 지출결의서 등의 증빙을 첨부하는 것이 어렵기 때문에 경영진이 결재를 할 때 불편함을 느낀다는 단점이 있다. 따라서 실무에서는 전표와 지출결의서를 혼합한 형태인 ‘분개전표’를 많이 사용하고 있다.

① 입금전표
현금이 들어오는 거래를 기입하는 전표(입금거래)
입금전표의 차변은 항상 현금이므로 입금전표상의 계정과목에는 대변 계정만 작성한다.
유의할 사항은 입금의 상대 계정과목이 두 개이면 두 장의 전표를 작성해야 한다.

② 출금전표
현금이 지급되는 거래를 기입하는 전표(출금거래)
출금전표의 대변은 항상 현금이므로 출금전표상의 계정과목에는 차변계정만 작성한다.

③ 대체전표
대체거래에 사용되는 전표
현금의 입금과 출금의 변동이 없는 거래(대체거래)와 두 개 이상의 거래가 복합된 경우(기타거래)에 사용하는 전표이다.
차변의 금액과 계정과목 항목에는 거래를 분개한 내용 중 차변계정과목과 금액을 기입한다.

④ 분개전표
거래 내용을 보통 분개장과 같은 형식으로 기입할 수 있도록 고안된 전표
차변의 계정과목과 금액란에는 거래를 분개한 내용 중 대변 차변 계정과목과 금액을 기입한다.
분개전표는 일정기간 동안의 거래 내용을 요약, 정리한 표이다.


3. 전표의 실무처리

1) 회계처리의 원칙
① 거래의 실무처리
모든 거래는 전표와 증빙서류에 의하여 처리해야 한다.

② 장표의 제정
장표는 회사소정의 서식과 규격에 의한다.

③ 계정과목
계정과목은 손익계산서계정과 대차대조표계정으로 구분하고, 중요성의 원칙에 따라 설정하여 명료성, 계속성, 비교성이 유지되어야 한다.
대차대조표 계정과목의 신설, 폐지, 배열은 경리담당 부서장이 결정하여 사장의 승인을 얻어야 한다.
계정과목은 회계연도 중에는 특별한 경우를 제외하고는 개정할 수 없다.

④ 일계표의 작성
매일 회계거래를 종료한 후에는 전표에 의하여 일계표를 작성하여야 한다.
매월 말일에는 총계정원장에 의하여 1개월 동안의 거래를 집계하는 예산실적대비표를 작성해야 한다.

⑤ 금전의 출납
금전의 출납은 담당 책임자의 날인이 있는 전표에 의하여 출납담당자가 이를 행해야 한다.
출납담당자는 금전출납 시에 수납인 또는 지급인을 전표에 날인해야 한다. 금전을 출납하였을 때에는 금전출납장에 기재하고 매일의 금전입출금을 일계표의 금전입출금액 및 잔액과 대조하여 그 과부족 여부를 확인해야 한다.

⑥ 금전 지급의 원칙
금전의 지급은 거래발생부서의 지출결의서와 지급처의 세금계산서, 입금표 등의 증빙서류에 따라 지급전표에 의하여 지급하도록 한다.
현금의 지급은 원칙적으로 출납창구를 통하여야 하며 지급전표에 담당 책임자의 날인이 없으면 이를 취급하지 못한다.

2) 전표의 처리
① 거래의 기록
회사의 모든 거래는 전표에 의하여 기표하고, 회계장부는 전표를 기초로 작성한다.

② 전표의 선택
전표의 서식은 법령 및 기타 승인 된 것을 사용한다.

③ 거래에 대한 증빙서류
회계전표에는 거래의 정당성, 계산의 정확을 증명하는 영수증, 계산서 등의 증빙서류를 첨부하여야 한다. 회계담당자 및 책임자는 필요하다고 인정되는 경우에 지급 상대방에게 전표에 대한 관련 부속서류의 제출을 요구할 수 있다.

④ 지급거절 및 관련서류의 반송
회계담당자 및 책임자는 증빙서류가 허위이거나 처리할 수 없는 경우에는 지급거절 또는 지급 대상자에게 관련서류를 반송할 수 있다.

⑤ 전표 작성의 기준
전표에는 계정과목을 표시하여야 하나 증빙서류로 전표를 갈음하는 경우에는 증빙서류의 제목으로 보아 쉽게 판단할 수 있을 때에는 계정과목을 표시하지 아니할 수 있다. 한 장의 전표는 한 계정과목에 대해서만 기표하여야 한다.

⑥ 취급자의 날인
전표에는 기표자, 기장자, 책임자, 수납 또는 지급자, 출납책임자 기타 관계자가 각각 날인해야 한다.

⑦ 전표금액의 정정
전표금액은 이를 정정하지 못한다.

⑧ 전표의 보관
전표는 그 보관자를 정하여 일자 순으로 보관정리하며 보관자는 보관의 책임을 갖는다.

⑨ 전표의 대용
전표의 기능이 인정되는 증빙서류는 전표로 대용할 수 있다.

⑩ 감사
전표는 감사규정에 정한 바에 따라 감사한다.


3. 전표 작성요령

1) 입금전표
입금전표는 현금이 들어오는 거래를 기재하는 전표이다. 따라서 입금전표에는 항상 차변의 현금 계정에 대응하는 대변의 계정과목을 적어야 한다. (즉, 차변의 ‘현금’이 생략된 전표). 만일 차변에 대응하는 대변의 계정과목이 하나 이상일 경우에는 각각의 계정과목별로 별도의 전표를 발행해야 한다. 입금전표는 다른 전표와 쉽게 구별할 수 있도록 붉은색으로 인쇄되어 있다.

※ 항목별 기재요령
- 일자 : 판매 등의 거래가 발생한 연월일을 기재한다.
- 과목 : 상대계정과목을 기재한다.
- 적요 : 거래내용을 정확히 알 수 있도록 상세하게 기재한다. (판매처의 상호 기재)
- 금액 : 거래금액(공급가액 등)을 기재한다.
- 합계 : 각 항목의 총 합계를 기재한다. 합계를 표시하고 빈칸이 있을 경우에는 분식회계를 방지하기 위하여 사선을 긋는다.

2) 출금전표
출금전표는 현금이 나가는 거래를 기재하는 전표이다. 따라서 출금전표에는 항상 대변의 현금 계정에 대응하는 차변의 계정과목을 적어야 한다. 만일 대변에 대응하는 차변의 계정과목이 하나 이상일 경우에는 각각의 계정과목별로 별도의 전표를 발행해야 한다. 출금전표는 다른 전표와 쉽게 구분할 수 있도록 청색으로 인쇄되어 있다.

※ 항목별 기재요령
- 일자 : 거래가 발생한 연월일을 기재한다.
- 과목 : 상대계정과목을 기재한다.
- 적요 : 거래내용을 정확히 알 수 있도록 상세하게 기재한다. (매입처의 상호 기재)
- 금액 : 거래금액(구입가액 등)을 기재한다.
- 합계 : 각 항목의 총 합계를 기재한다. 합계를 표시하고 빈칸이 있을 경우에는 분식회계를 방지하기 위하여 사선을 긋는다.

3) 대체전표
대체전표는 대체거래에 사용되는 전표로 현금거래와 비 현금거래가 동시에 발생하거나 현금의 입출금이 전혀 발생하지 않는 비 현금거래를 기재하는 전표이다. 예를 들어 전화요금이나 급여, 거래처 외상대금 등이 회사 보통예금통장에서 바로 빠져나갔을(이체된) 경우에도 대체전표를 작성한다.

※ 항목별 기재요령
- 계정과목 : 거래를 분개한 내용 중 차변 및 대변의 계정과목을 기재한다.
- 금액 : 거래를 분개한 내용 중 차변 및 대변의 금액을 기재한다.
- 일자 : 거래가 발생한 연월일을 기재한다.
- 적요 : 거래내용을 간단하게 기재한다.
- 합계 : 각 항목의 총 합계를 기재한다. 빈칸이 있을 경우에는 분식회계를 방지하기 위하여 사선을 긋는다.

4) 분개전표
‘분개전표’는 대체전표를 개량한 전표이다. 분개전표는 거래를 이중적으로 파악하는 방식으로 되어 있어서 ‘분개(分介)’를 명확하게 이해하는데 큰 도움이 된다. 분개전표에는 거래가 발생할 때마다 일정한 서식에 따라 거래내역을 기재한다. 적요란에는 거래내용을 간결하게 기재하고 차변과 대변란에 적절한 계정과목을 기입한 후, 금액란에 해당 금액을 기재하면 된다.

※ 항목별 기재요령
- 계정과목 및 금액 : 거래를 분개한 내용 중 차변 및 대변의 계정과목과 금액을 기재한다.
- 적요 : 거래내용을 간략하게 기재한다.
- 합계 : 합계를 표시하고 빈칸이 있을 경우에는 분식회계를 방지하기 위하여 사선을 긋는다.
- 회계기표일 : 거래증빙 문서(세금계산서, 영수증 등)의 날짜를 기재한다.
- 영수일 : 거래를 위하여 대금을 지출하고 회사로부터 지급받은 날짜를 기재한다.


4. 전표 작성 시 유의사항

1) 입금전표
입금전표는 현금이 들어오는 거래를 기재하는 전표이다. 입금전표의 차변은 항상 현금이므로 입금전표상의 계정에는 대변계정만 기재해야 한다. 이 때 주의해야 할 사항은 입금의 상대계정과목이 두 개 이면 두 장의 전표를 작성해야 한다는 점이다.

2) 출금전표
출금전표는 입금전표와는 반대로 현금이 지출되는 거래를 기재하는 전표이다. 출금전표의 대변은 항상 현금이므로 출금전표상의 계정과목에는 차변계정만 기재한다. 이때 만일 출금에 대응하는 차변의 계정과목이 두 개가 나온다면 두 장의 출금전표를 발행해야 하며, 계정과목이 세 개인 경우에는 세 장의 출금전표를 발행해야 한다. 여러 계정과목을 한 장으로 전부처리하지 않도록 주의한다.

3) 대체전표
대체전표는 현금의 수입과 지출의 변동이 없는 거래(대체거래)를 기입하는 전표이다. 대체거래는 전부대체거래(전부 비현금거래)와 일부대체거래(일부 현금거래)로 분류된다. 상품을 판매하고 일부는 현금으로 받고 일부는 외상으로 하는 등의 복합된 거래(일부 현금거래)를 기록하기도 한다.

대체전표는 검정색으로 인쇄되어 있으며, 거래에 있어 일부 현금의 입출금을 수반하는 경우에도 사용된다. 대체전표는 차변과 대변의 기입 내용을 사전에 잘 숙지하고 거래내역을 쉽게 파악할 수 있도록 작성해야 한다. 대체전표 차변에 입금거래, 대변에 출금거래를 기입한다. 따라서 차변은 입금전표, 대변은 출금전표에 해당한다. 일부 대체거래에 대해서는 현금수지를 표시하기 위하여 차변에 차감현금 지불란을, 대변에 차감현금 수입란을 설정하고 있다. 경우에 따라서 회사의 모든 거래를 대체전표로 작성할 수도 있는데 이러한 경우에는 거래 전체를 한눈에 파악할 수 있고, 분개의 의미를 쉽게 이해할 수 있는 장점이 있으며, 이를 날짜순으로 정리해 두면 분개장으로 활용할 수 있다.

4) 분개전표
분개전표란 거래의 내용을 분개장과 같은 형식으로 기재할 수 있도록 만든 전표로 하나의 전표에 모든 거래내역을 기록하게 된다. 이러한 분개전표를 순서대로 철할 경우 분개장과 같은 역할을 하게 된다. 분개전표를 작성하는 목적은 거래 담당자가 거래 처리에 관한 책임을 명확히 하기 위함이다. 따라서 분개전표에는 발생한 모든 거래들을 발생 순서에 따라서 내용을 요약하여 보기 쉽게 정리해야 한다. 분개전표를 작성할 때에는 거래에 대한 자세한 내역이 필요하지는 않다. 즉, 거래를 집계하여 장부를 작성할 때는 거래일자, 적요, 계정과목, 금액만이 의미를 갖고 나머지 내용은 중요도가 떨어진다. 따라서 거래의 내용을 요약하여 보기 쉽게 정리하는 것이 중요하다.