행사계획서는 전시, 공연 등 각종 행사 운영에 대한 전반적인 계획을 명시한 문서라 할 수 있다.
따라서 행사 계획서에는 프로그램 계획과 운영 계획, 예산 편성 계획 등이 구체적으로 기술되어야 한다.
행사 계획서에는 행사 운영의 목적과 취지가 명확히 드러나야 한다.
또 행사 계획서 작성 시 실행 가능한 계획인지, 계획을 실행에 옮기는 데 스케줄 상 무리가 없는지, 행사 비용은 적절한지 등을 유념해야 한다.
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