1. 추천서의 개요

1) 추천서의 정의
추천서란 입시, 채용, 포상, 각종 모집 등에서 선발에 적합하다고 생각되는 대상자를 선별하여 그 대상에 대한 추천의 글을 작성한 문서이다. 즉, 유능한 사람이 있으니 검토하여 선발해 달라고 대상자를 추천하는 글이라 볼 수 있다.

추천서의 핵심은 대상자를 표현하는 데 있어서, 추천하는 사람이 이렇게 훌륭하다는 것을 어떻게 효과적이고 신뢰성 있게 작성하는지가 관건이라 할 수 있다. 일반적으로 추천서를 보면 미사여구와 추상적인 칭찬 내지는 자랑 일변도의 글이 많다. 이러한 추천서는 설득력 있는 좋은 추천서가 될 수 없다.

2) 추천서의 내용
추천서는 추천인과 추천 대상자 사이의 관계, 추천경위, 추천사유, 특기사항 등의 항목으로 구성한다. 추천서는 공고를 낸 곳의 지정한 서식을 사용하는 경우도 있는데, 정형화된 추천서는 일반적으로 단답형이나 평가형으로 형식에 맞추어 작성할 수 있도록 구성되어 있다.

3) 좋은 추천서의 조건
좋은 추천서 구비 조건은 관찰이나 경험한 구체적 사례, 구체적 증거, 일화 등을 제시하여 객관적 신뢰성을 얻는 것이 제일 중요하다.

① 추천자
학교장 추천, 목회자 추천, 담임 추천 등처럼 추천인이 지정되어 있을 때는 그 지정자들이 추천을 해주면 되지만 그렇지 않은 경우 좋은 추천서가 되기 위해서는 좋은 추천인을 구하는 것이 일차적인 과제이다.
가장 좋은 추천인은 추천하는 사람을 가장 잘 아는 사람이 좋다. 지망자의 인품과 성격, 잠재력을 가장 잘 아는 주변 인물이 가장 적당하다. 단순히 안면만 있는 경우의 추천서는 일반적이고 추상적인 칭찬 일변도로 머무르기 쉽기 때문에 평소에 지속적인 관계가 유지되는 사람이어야 한다.

② 신뢰성(증거자료)
좋은 추천서의 핵심은 신뢰성에 있다. 아무리 추천자에 대해 훌륭한 점을 나열하더라도 신뢰감을 주지 못하면 추천서로서의 자격은 상실된 것이나 마찬가지이다. 추천자에 대한 평가를 항목별로 구체화 시켜서 서술하고 최상위 평가의 경우 반드시 그 평가의 구체적인 증거나 사례를 제시하는 것이 좋다. 구체적인 증거도 없이 훌륭한 사람으로 아무리 서술한다 하더라도 좋은 평가를 받을 수는 없다.


2. 추천서의 종류

추천서는 사건 · 사고의 내용과 목적에 따라 다양하게 작성할 수 있는데, 일반적으로 많이 작성하는 추천서에는 다음과 같은 종류가 있다.

① 채용 추천서
구직자의 능력이나 실적을 보다 상세하게 판단하기 위해 작성되며, 추천인과의 관계, 추천경위, 추천사유, 특기사항 등의 항목으로 구성된다.

② 포상 추천서
회사 내 정해진 인사기구의 심의에 의해 대상자의 공적을 검토하여 대상자를 선별하는데 근거 자료로 활용된다. 직원이 직접 포상자를 개별 추천할 수 있도록 하는 경우에는 포상자 선정에 대한 객관성을 높이고 사원 상호간의 관심과 친목제고를 도모할 수 있다.

③ 유학 추천서
유학을 준비하는 사람이 직장 상사나 교수님 등에게 의뢰하여 제출하는 서류이다. 서류만으로는 가름 할 수 없는 지원자의 능력이나 실적을 판단하기 위해 추천서를 제출하도록 요구한다. 지정된 유학추천서 서식이 있을 경우에는 해당 서식으로 사용하면 되고 만약 자유 형식으로 제출하게 되어 있다면 추천인과 추천 대상자 사이의 관계, 추천경위, 추천사유, 특기사항 등을 구체적인 근거자료를 바탕으로 작성하면 된다.

④ 입학 추천서(학교장 등)
입학 추천서는 신입생을 모집하는 대학이 지원자에 대해 생활기록부와 같은 서류나 시험성적 등으로 적성이나 능력을 판단할 수 없는 부분에 대한 정보를 얻기 위해 요구하는 문서이다. 입학 추천서는 추천자가 추천하려는 사람에 대해 정확한 관찰과 기록을 바탕으로 사실대로 작성해야 한다. 추천 대상자가 해당 학과의 수학에 적합하다는 것을 일목요연하게 기술함으로써 객관적인 신뢰감을 주는 것이 무엇보다 중요하다. 왜 해당 분야를 공부하고 싶어 하는지, 기본적인 소양과 적성, 수상경력, 지원하는 대학의 커리큘럼이나 교수진, 전통과는 어떤 관계가 있는지 등을 언급한다면 좋은 효과를 볼 수 있다.


3. 각종 추천서 작성요령

1) 입학추천서(담임선생님 ⋅ 학교장 등)
추천인으로는 지원자에 대해 책임감을 가지고 구체적으로 기술할 수 있는 분이 좋다. 대학이 제시하는 추천인은 지원자를 상당기간 동안 가까이에서 지켜보아 지원자의 품성, 학업능력, 장단점, 가정환경, 열정과 포부 등을 알고 있는 분이다. 대학에서 추천서의 내용 확인을 요청할 경우 협조해 주실 수 있는 분이어야 한다.

추천서는 일반적으로 두 개의 항목으로 구성되어 있다. 첫 번째 항목에는 지원자의 학업과 특기 능력을, 두 번째 항목에는 교내외 활동에 나타난 지원자의 품성을 중심으로 기술한다. 지원자를 추천함에 있어 구체적인 내용에 근거하여 지원자의 장단점과 다른 학생과는 다른 차별성을 진솔하게 기술하는 것이 좋다. 지원자에 대한 상세한 정보 없이 과도한 미사여구나 칭찬 일변도의 추천서는 피해야 한다. 추천서의 분량과 서식은 자유로운 경우가 많지만 지정된 사항이 있다면 그에 따르도록 한다.

2) 입학추천서(자기추천자 전형)
자기추천자 전형 추천서는 사실에 기초하여 본인이 직접 작성해야 한다. 자기추천자 전형 추천서는 일반적으로 다음과 같은 항목으로 구성되어 있다.

① 지원 동기가 무엇이고 왜 지원자를 선발해야 하는가?
지원자의 학업능력, 지원동기, 모집단위 관련 활동 등의 내용을 중심으로 자유롭게 기술한다. 특기자전형 지원자와 지역균형선발전형 지원자 간에 내용이 달라야 하는 것은 아니지만, 특기자전형 지원자의 경우에는 특기능력과 관련한 내용을, 지역균형선발전형지원자의 경우에는 성장과정, 학업여건 등을 포함할 수 있다. 간결한 문체로 작성하는 것이 좋으며, 제한된 분량을 준수해야 한다.

② 교내외 활동의 기술
특히 기억에 남는 봉사활동, 교내외에서 수행했던 임원활동, 동아리활동, 연구 활동 등을 통해 구체적으로 무슨 일을 했는지 간결하게 작성한다. 특히, 이러한 활동이 지원자에게 어떤 의미가 있었는지 기술하는 것이 좋다.

③ 감명 깊게 읽은 책
감명 깊게 읽은 책이 있는 경우 내용 및 느낀 점을 기술하면 된다. 읽은 책 중에서 지원자의 가치관 형성과 지원 모집단위에 대한 관심을 불러일으키는데 영향을 끼친 책을 선정하여 서평을 작성한다. 기술된 내용은 면접 참고자료로 활용될 수 있다.

④ 지원자의 특기, 수상 경력, 교내외 활동 등
지원자의 특기, 수상 경력, 교내외 활동 등 자신을 소개할 수 있는 내용들 가운데 학교생활기록부에 기재되지 않은 사항만 기재하고 증빙서류를 첨부한다. 증빙서류가 없는 경우에는 평가에 반영되지 않는다. 자신을 표현하는데 있어 다양한 경험 및 사건들을 같이 제시하여 사실성을 더하는 자기 추천서는 평가자에게 호소력이 있다. 평가만을 염두에 두어 필요 이상으로 과장하거나 산만하게 나열된 추천서는 평가에 도움이 되지 않는다.

3) 우수사원 추천서(포상)
① 우수사원 추천의 개요
우수사원 추천제도는 회사 내 정해진 인사기구의 심의에 의해 우수사원을 선정하거나 직원이 직접 우수사원을 개별 추천하는 함으로써 우수사원 선정에 대한 객관성을 높이고 사원 상호간의 관심과 친목제고를 도모할 수 있다.

② 추천인 자격 및 추천방법(예시)
추천인 자격 : 당해 연도 ○○개월 이상 근무한 사원 등으로 정한다.
추천방법 : 추천인 1명이 최고 3명의 우수사원을 1, 2, 3등급 순위로 추천한다.

③ 추천기준 및 사유
근면성실한 자세로 회사업무를 수행하며 업무개선 제안 등 회사발전에 기여한 것을 추천기준으로 하며, 추천사유 란에 추천인의 의견을 객관성 있도록 간략하게 기술하면 된다.

④ 선정방법(예시)
개별 득점한 점수를 합산하여 최고점수 순으로 3명을 선정한다.
동일한 점수인 경우에는 당사 장기 근속자를 우선대상으로 한다.
점수집계 및 선정은 사장이 담당하며 개인별 득점 결과는 공개하지 않는다.

⑤ 제출시한 및 방법
제출시기와 방법을 정하여 공지해야 한다.

⑥ 발표 및 시상(포상)
우수사원 선정 결과를 발표하는 일시와 시상 및 포상에 관한 내용 정하여 사전에 공지한다.

4) 추천서 표준서식
① 추천서의 제목
추천서는 서류 등으로는 가름 할 수 없는 지원자의 능력이나 실적을 판단하기 위해 활용하게 된다. 위 추천서는 추천인과 추천 대상자 사이의 관계, 추천경위, 추천사유, 특기사항 등을 기록하는 일반적인 추천서 서식이다.

② 추천경위
추천인이 피 추천인을 어떻게 알게 되었는지, 얼마만큼 잘 알고 있는지를 기재하고 추천하게 된 경로를 일목요연하게 작성한다.

③ 추천사유
추상적인 형용사들을 나열하는 것보다 구체적인 사실을 열거하며 추천 사유를 기재하는 것이 좋다. 피 추천인의 상벌기록, 평가가 가능한 업적 등을 언급하는 것이 구체적인 추천의 방법이다.

④ 추천자의 지원사유
추천자가 지원하게 된 동기를 기재하는 항목이다. 서류 전형의 변별력이 약할 때 추천서는 지원자에 대한 중요한 판단 자료가 된다. 추천서의 핵심은 신뢰감에 있다. 지원자 역시 객관화된 입장에서 설득력 있게 지원 사유를 기재하도록 한다.

⑤ 특기사항
추천자가 회사에 특히 요망하는 사항이나 인사 부서에서 유의해야 할 사항을 기재한다.


4. 추천서 작성 시 유의사항

추천서는 합리적인 것보다 인정에 미화되는 부분이 생길 수 있다는 한계가 있다. 따라서 추천자가 추천인을 추천할 때에는 추천하는 목적을 명백하게 알아야 한다. 추천 대상자를 가장 잘 알 수 있는 사람이 추천하는 이유가 바로 '객관적'으로 명백히 나타날 수 있도록 알기 쉽고 간략하게 쓰도록 하기 위한 것이다. 칭찬 일변도로 중언부언하면서 미사여구만으로 구성된 장문은 설득력이 떨어지므로 다음과 같은 점에 유의할 필요가 있다.

1) 추천인의 결정
제일 먼저 추천인이 결정되어야 한다. 추천 종류에는 학교장 추천, 담임 추천, 교과 담당 교사 추천, 단체장 추천, 종교 지도자 추천, 자기 추천 등이 있다. 추천서는 추천인의 종류에 따라 내용이 약간씩 다를 수 있기 때문에 먼저 추천인이 결정되어야 한다.

2) 신뢰성 있는 증거자료
추천서는 무조건 잘 써 주는 경향이 있다. 추천서를 받는 곳에서도 이러한 사실을 잘 알고 있기 때문에 구체적 증거, 구체적 사례, 일화 등을 증거로 제시하도록 요구한다. 따라서 구체적인 증거자료를 제시하여 신뢰성을 얻는 것이 추천서에서 제일 중요하다. 추천서의 핵심은 신뢰감에 있다. 추상적인 칭찬을 나열하지 않도록 주의해야 한다. 과장된 칭찬은 오히려 신뢰성을 떨어뜨린다.

추천서의 내용이 제시된 자료의 내용과 불일치하거나 상충되면 탈락할 수 있다. 제출하기 전에 반드시 객관성과 타당성 조사를 해 보아야 한다. 추천서에는 미화된 내용이 너무 많아서도 안 된다. 주관적 느낌으로 미화하지 말고, 그는 어떤 성적이나 상장, 특히 우수한 일처리 등을 예로 들면서 객관적인 자료를 바탕으로 추천의 근거를 작성해야 한다.

3) 구체적인 내용
미사여구와 추상적인 칭찬이나 자랑 일변도의 추천서는 신빙성을 얻기가 어렵다. 따라서 구체적 증거, 구체적 사례, 일화 등의 구체적 증거자료를 제시하고 내용도 구체적으로 서술해야 한다. 가장 좋은 추천인은 추천 대상자를 가깝게 관찰한 사람으로서 관련된 일화를 중심으로 서술하면 좋은 효과를 줄 수 있다. 추상적인 서술보다 구체적인 서술이 중심이 되는 글이 좋은데 추천 대상자의 사건을 구체적으로 제시하면 효과를 거둘 수 있다.

4) 지원 분야와의 연관성
지원 학과와 연관이 있는 추천 내용이 좋다. 추천 내용은 지원 학과와 연관관계가 있어야 한다. 지원 학과를 확인하고 지원 학과에 필요한 소양이나 적성, 잠재능력 등에 초점을 맞추어 기술해야 좋은 추천서이다. 추천하는 학생의 지원분야가 생명공학이라고 하면 추천인이 보기에 이 학생이 왜 생명공학 분야를 공부하고 싶어 하는지, 지원하는 대학의 커리큘럼이나 교수진, 전통과는 어떤 관계가 있는지 등을 언급하게 된다면 플러스 효과를 볼 수 있다.

이 학생이 하고 싶어 하는 것이 이런 것인데 이 사람의 자질이 이렇고, 해당 대학의 커리큘럼이 이렇고 하니 추천을 한다는 논리에 근거하는 것이다. 물론 이 경우에는 해당 대학의 커리큘럼, 교수진, 업적 등을 반드시 분석해야 한다.

5) 객관성의 유지
지원자를 선발시키기 위해 추천하다 보면 주관적으로 흐르기 쉽다. 객관성을 유지하는 방법은 객관적인 자료를 구체적으로 제시하는 것이다. 따라서 객관성을 유지하여 신뢰성을 확보하는데 주력해야 한다. 모든 평가와 서술에서 가장 중요한 태도는 객관성을 유지하는 것이다. 추천대상에 대해 합격이나 기타 관련 상황을 간절하게 작성하다 보면 자기도 모르게 주관적으로 흐르게 된다. 객관성을 유지하기 위해서는 추천자의 견해가 드러나는 곳마다 객관적인 자료를 제시하는 것이 효과적이다.

6) 단점에 관한 사항
추천을 받는 학생의 장점은 물론 단점을 언급하는 것도 고려를 해야 한다. 물론 심각한 단점을 언급하게 되면 곤란하지만, 단점 같으면서도 장점인 것은 언급하는 것은 좋다. 예를 들어, 모든 교과목의 성적이 고르지는 않으나 흥미를 갖는 생물이나 수학에 대한 집중력은 교과 성적에서 보듯이 매우 뛰어나다고 평가하는 것이다. 이와 같은 단점이 아닌 단점을 같이 써주는 이유는 추천서의 신뢰도를 높여주고 추천하는 학생을 잘 알고 있다는 반증이 될 수 있기 때문이다. 단점을 언급할 경우에는 단점을 극복 할 방법을 모색하도록 한다.