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신상조사서란 개인의 신상 정보를 구체적으로 기록한 표 형식의 문서를 말한다.
신상조사서 작성 시에는 해당인의 소속과 성명을 비롯하여 주소, 연락처 등을 정확하게 기재해야 한다.
또 학력 사항과 경력 사항, 가족사항 등을 항목에 따라 빠짐없이 기록하고, 해당인의 사진을 함께 첨부하도록 한다.
그 밖에 자기 소개 내용을 약술하여 덧붙이도록 한다.
신상조사서를 작성하면 단체나 기관 등에서 효율적으로 개인의 신상 정보를 관리할 수 있고, 필요에 따라 신속하게 해당 정보를 찾아볼 수 있다는 장점이 있다.
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