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업무상 진행해야할 안건에 관하여 관계부서의 의견을 물은 다음 상사에게 제출하여 결재를 받게 되는데 이때 품의서를 작성하여 일정한 절차를 거쳐 업무를 진행하게 된다.
품의서는 어떠한 양식이 정해져 있는 것은 아니며 상황에 따라 여러 형태로 작성하여 사용할 수 있다.
품의서 작성이 필요한 경우로는 업무를 진행하기 위한 결제서류 작성, 접수한 문서를 처리하기 위한 경우, 상급자의 지시사항을 처리하기 위한 경우, 법령이나 각종규정 등의 근거에 의하여 필요한 경우이다.
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