1. 경력증명서의 개요

1) 경력증명서의 정의
경력증명서는 재직 중 또는 퇴직 후 재직한 회사에서 신청인의 경력을 증명하여 발급하는 문서이다. 퇴직자의 경우에는 퇴직사유를 명확히 기재하는 것이 좋으며, 퇴직사유에는 정년퇴직, 명예퇴직, 이직, 권고사직, 이민 등의 내용으로 기재할 수 있다.

근로기준법에 의하여 사용자는 근로자가 퇴직 후에도 사용기간, 업무종류, 지위와 임금 기타 필요한 사항에 관한 증명서를 청구한 때에는 사실대로 기입하여 즉시 교부하여야 할 의무가 있다.

2) 경력증명서의 용도
경력증명서는 주로 퇴사 후 근로자의 재직사실과 업무내용, 직책 등을 회사가 증명하여 주는 내용으로 구성된다. 경력증명서는 법적으로 표준화된 서식이 있는 것은 아니므로 경력증명서를 요구하는 기관의 요구에 충실히 따르면 된다.

경력증명서의 내용은 회사마다 다를 수 있지만 기본적으로 근무기간과 직책, 수행한 업무 등에 관하여 기재한다.


- 관공서 및 업체 제출용(비자발급, 업무제휴, 신분확인 등)
- 회사 제출용(이직, 전직, 파견 등)
- 재취업, 창업, 이민 등으로 재직사실과 함께 경력 사항 증명이 필요한 경우

2. 경력증명서의 발급

경력증명서는 재직 회사에 발급요청을 하면 해당 회사가 발급하여 주도록 하고 있다. 회사에 따라 전 직장의 업무 내용에 대해 크게 신경을 쓰지 않는다면 전 직장 재직 당시의 근로소득원천징수영수증, 4대 보험 가입내용 등으로도 경력 증명을 할 수 있다.

그러나 통상 경력증명서는 당해 근로자의 재직기간 뿐만 아니라 맡은 바, 업무에 대해서도 증명을 하는 성격이 있으므로 위와 같은 대체 서류의 제출은 이를 인정하는 회사만 허용되므로 회사의 사정에 따라 조절할 필요가 있다.

근로기준법에 의하면 30일 이상 근무한 근로자가 재직 중 또는 퇴사 후라도 경력증명서 발급을 요청하면 사용자는 문서로 발급해 줄 의무가 있다. 경력증명서는 신청자의 재직기간과 업무내용 등을 확인하여 발급하게 된다.

1) 회사
회사(사용자)는 근로자가 신청하는 경우 재직기간, 업무종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항 등 필요한 사항을 기재한 증명서를 즉시 발급해 주어야 할 의무가 있다.

2) 근로자
경력증명서를 발급받을 수 있는 근로자는 계속하여 30일 이상 근무한 자로, 청구할 수 있는 기한은 퇴직 후 3년 이내로 하고 있다. 단, 퇴직 후 3년이 초과하더라도 근무한 회사에서 경력증명서를 발급받을 수 있는 것이 일반적이다.

※ 경력증명서의 발급은 근로기준법에 의하여 규정된 회사(사용자)의 의무사항으로 근로자가 재직(경력)사항에 대하여 증명서 발급을 요청하였는데도 불구하고 회사(사용자)가 발급해 주지 않을 경우에는 500만원 이하의 과태료를 부과 받을 수 있다.

3. 경력증명서와 재직증명서의 차이점

경력증명서는 주로 퇴사 후 이전 회사에서의 근무경력을 증명하는 용도로 사용되며, 재직증명서는 증명서를 제출하는 현재 시점에 해당 회사에서 근무를 하고 있음을 증명함을 목적으로 작성한다.

1) 경력증명서
경력증명서는 퇴사 후 다른 회사에 경력직으로 입사할 때 이전 회사의 근무 경력을 증명하기 위해서 사용하거나 근로자의 경력을 확인하기 위한 용도로 제출한다. 현재 회사에 재직 중인 근로자라도 이직, 전직, 유학, 창업 등의 목적으로 경력증명서 발급이 필요한 경우가 있다.

2) 재직증명서
재직증명서는 일반적으로 현재 근로자 본인이 회사에 재직하고 있음을 증명하는 용도로 사용되며 주로 금융기관이나 관공서 제출용으로 신청한다.

4. 경력증명서 작성 시 유의사항
경력증명서는 재직했던 회사에서 근무한 경력을 증명하는 서류이며, 재직증명서는 회사에 현재 근무하고 있다는 사실을 증명하는 문서이다. 근로자의 재직사실을 확인하는 경우에는 4대 보험(고용보험ㆍ건강보험ㆍ산재보험ㆍ국민연금) 가입내역, 근로소득원천징수영수증 등의 사항도 재직사실에 대한 증거자료가 될 수 있다.

1) 필수항목에 대한 내용
재직하고 있는 회사의 기본 서식이 있을 경우 지정된 서식을 사용하고, 없을 경우에는 자유롭게 작성해도 무방하다. 단, 자유서식일 경우라도 반드시 들어가야 할 항목들이 있다. 인적사항에 들어가야 할 내용은 성명, 생년월일(주민번호), 주소, 연락처 등이며 경력사항에는 근무기간, 직급, 직책, 근무부서 등을 포함하며 발급용도를 함께 기재하도록 한다.

경력증명서를 제출하는 기관에서 특별히 요구하는 정보가 있을 경우, 이를 확인하여 기재하도록 한다.

2) 경력증명서의 구성순서
경력증명서는 증명하고자 하는 목적과 내용이 무엇인지를 명확하게 작성하되 누락되는 항목이 없어야 한다.
작성하는 순서가 정해져 있지 않더라도 일반적으로 본인의 인적사항을 상단에 작성하는 것이 좋으며 다음 항목으로 근무기간, 부서, 직급, 직책 등의 경력사항을 해당 항목에 맞추어 깔끔하게 작성한다.

총 근무기간은 입사일로부터 현재(또는 퇴직)까지의 기간을 기재하며, 마지막으로 경력증명서의 발급용도를 명확하게 밝힌다.

3) 담당부서의 확인
담당부서(총무부, 인사부, 관리부 등)를 확인한 후 증명서 발급을 요청하면 대부분의 경우 신청과 동시에 증명서를 발급 받을 수 있다.

발급받은 경력증명서의 내용을 검토한 후 필요한 항목 중에 빠진 부분이 없는지 꼼꼼하게 체크한 후 해당 기업, 기관, 관공서 등에 서류를 제출하면 된다.

4) 경력증명서 발급의무
근로기준법 제39조에 의하면 사용자는 근로자가 퇴직한 후라도 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금, 그밖에 필요한 사항에 관한 증명서를 청구하면 사실대로 작성한 증명서를 즉시 발급해 주어야 한다고 규정하고 있다.

5. 엑셀 경력증명서 정의

엑셀 경력증명서는 엑셀을 기반으로 제작한 증명서이다.

경력증명서는 기업에 재직하고 있거나 퇴직한 후 해당 근로자의 경력사항을 증명해 주는 서식을 말한다.

엑셀 프로그램으로 제작한 경력증명서는 개별적 기본 시트를 제작하여 해당 기본 값에 근로자의 정보를 입력하고 경력증명서 양식에서 해당자의 성명을 불러와 나머지 소속, 직위, 근무기간, 담당업무 등을 자동으로 확인할 수 있게 제작할 수 있다.

경력증명서 이외에도 재직증명서 퇴직 증명서를 같이 엑셀로 관리하면 직원의 증명서 관리를 더 효율적으로 진행할 수 있다.