1. 실적보고서의 개요

1) 실적보고서의 정의
실적보고서란 근로자가 자신이 맡은 책임, 연구, 업무와 같은 성과에 대한 내용을 타인이나 상사에게 보고하기 위하여 작성한 문서를 말한다. 실적보고서를 제출함으로써 업무의 진행상황을 상사에게 알리고 상사는 그것을 통해 적절한 지시나 조언을 해줄 수 있으며 나아가 인사평가시 중요한 참고자료로 사용할 수 있다. 실적보고서를 작성할 때 특별히 정해진 규칙이나 양식은 없으나, 기업에 따라 사내 규정에 의거하여 항목이나 레이아웃 등을 표준화하여 사용하는 것이 바람직하다.

2) 실적보고서의 목적
실적보고서는 기타 보고서와 마찬가지로 자신의 업무를 타인에게 알리는 것이 주요 목적이라 할 수 있다. 기업은 실적보고서를 통해 근로자의 현재 업무상황을 파악할 수 있고, 효율적으로 조정 및 통제할 수 있으며, 나아가 기업의 정책이나 방침을 설정하기 위한 좋은 참고자료로 활용할 수 있다.

① 근로자의 현재 업무상황을 파악할 수 있다.
② 근로자의 합리적인 통제, 조언, 조정에 중요한 자료로 쓰인다.
③ 기업의 정책이나 방침을 설정하기 위한 참고자료가 된다.
④ 보고서를 통해 공정한 인사평가를 진행하기 용이하다.
⑤ 근로자를 독려하고 업무를 촉구할 수 있다.
⑥ 전체적인 사업 결과를 평가 할 수 있다.
⑦ 단순한 업무자료의 참고문서로 활용할 수 있다.

3) 실적보고서의 기본원칙
실적보고서를 보고할 때에는 받는 사람이 정확하게 판단할 수 있도록 객관적인 근거자료를 통해 내용을 완벽히 작성하여 전달해야 한다.

① 필요성의 원칙
용도를 분명하게 제시하여 불필요한 보고를 억제하고, 이용목적에 적합한 보고를 해야 한다.

② 완전성의 원칙
철저한 자료 수집을 통하여 관련된 사실을 완전하게 정리하고 보고 작성자 책임한계를 명확히 해야 한다.

③ 적시성의 원칙
보고시기의 합리적인 선택, 외부정보의 신속한 수집, 사실발생 후의 신속한 보고를 해야 한다.

④ 정확성의 원칙
공정한 판단에 의하여 정확하게 작성(독단과 편견 배제)해야 한다.

⑤ 경제성의 원칙
보고서로 인한 효과ㆍ이익이 보고서 작성에 소요되는 시간ㆍ인력ㆍ비용보다 커야한다.

⑥ 유효성의 원칙
업무의 통제나 방침결정 등에 가치 있는 보고 자료가 되어야 하며, 보고를 받는 사람이 어떤 행동조치를 취하는데 곧바로 활용될 수 있도록 작성한다.

⑦ 간결성의 원칙
보고는 그 내용을 간결한 형식으로 요약하고 이해하기 쉬운 방법으로 표현하고, 꾸밈 또는 어려운 용어나 불필요한 사항을 배제하도록 한다.

※ 보고서 작성의 포인트
- 상사의 요망이나 기대에 초점을 맞춘 보고서가 되어야 한다.
- 결론을 먼저 알 수 있도록 하는 것이 좋다.
- 사실과 의견을 명확히 구분한다.
- 읽기 용이하고 간결하게 정리한다.
- 최후에 자신의 의견을 쓴다.
- 장문의 경우 요약문을 붙인다.


2. 실적보고서의 종류

실적보고서는 해당 업무가 종료되었을 때 보고하는 게 일반적이나 기간에 따라 일일보고서나 주간보고서, 월간보고서, 연간보고서 등으로 나눌 수 있으며 업무형태에 따라 출장이나 파견, 영업에 의한 성과 등을 보고하는 출장보고서, 영업실적보고서 등으로 쓰이기도 한다.

1) 기간에 따른 실적보고
① 일일보고서 : 일일업무, 매입매출, 영업활동, 영업실적
② 주간실적보고서 : 주간업무, 실적목표, 제품판매, 영업실적, MD실적
③ 월간실적보고서 : 월간업무, 월말실적, 영업활동, 품질관리, 월간통계
④ 연간실적보고서 : 연간업무, 연간수입지출, 연간매출, 연간경영실적

2) 형태에 따른 실적보고
① 출장보고서 : 단기출장, 장기출장, 국내출장, 해외출장, 거래처
② 파견근무보고서 : 협력업체 파견, 현장파견, 해외파견, 근무자파견
③ 영업실적보고서 : 개인영업, 담당별 영업, 영업사원, 대리점영업
④ 사업실적보고서 : 전년대비 사업실적, 주요사업실적, 연간사업실적
⑤ 경영실적보고서 : 경영계획, 경영방침, 경영현황, 목표대비실적
⑥ 생산실적보고서 : 일일생산, 월별생산, 생산라인가동
⑦ 납품실적보고서 : 거래처납품, 물품납품, 제품납품, 발주
⑧ 계약실적보고서 : 재계약, 납품계약, 상품계약, 수출계약


3. 실적보고서의 작성절차

실적보고서는 자신의 업무 상황이나 결과를 상사에게 전달하는 시각적 의사소통 수단이므로 보고 받는 사람의 다양한 요소를 충분히 반영하여야만 효과적인 의사전달이 가능하다. 그러므로 보고서는 일목요연하고 논리적으로 작성하여야 한다.

1) 방향수립
실적보고서를 작성하기 전 보고서의 작성 목적과 이유, 기대효과 및 결재권자의 의도 등을 정확히 파악하여 방향을 수립한다.
① 보고서 작성의 최종 목적은 무엇인가
② 보고서를 통해 결재권자가 요구하는 바가 무엇인가
③ 중요도를 따졌을 때 우선적으로 검토해야 할 사항은 무엇인가
④ 해당내용과 관련된 목표 및 의미는 무엇인가

2) 업무자료수집
업무를 수행하기 위한 준비과정, 필요물품, 필요경비, 진행소요시간, 장소, 거래처, 구체적인 통계자료, 결과물, 해당 업무 관련자 등을 정확히 파악할 수 있도록 객관적이고 정확한 자료를 수집해야 한다.

3) 문제점 및 개선안
수집된 업무자료를 바탕으로 실적보고서를 작성하되 현재의 상황과 작성하고 있는 보고서의 문제점을 파악할 수 있도록 사실적이며 다각적으로 보고서를 작성한다. 올바른 보고를 위해서는 현재 상황에 대한 정확한 인식이 필요하며 문제점의 해결을 통해 결재자가 보고서에 대해 얼마나 이해할 수 있으며 자신의 의도는 충분히 제시되었는지 예측해 본다.

4) 최종확인
보고서를 제출하기 전 마지막으로 검토하여 잘못된 부분이나 불필요한 내용, 자신의 주관적인 추측이나 부정확한 자료가 들어가진 않았는지 꼼꼼히 확인해야 한다.


4. 실적보고서 작성요령

실적보고서는 결재자가 보고서의 내용을 자연스럽게 수긍할 수 있도록 적절한 형식과 구조를 갖추고 내용을 전개해야 한다. 보고서 유형에 따라 다를 수는 있지만, 제목ㆍ개요ㆍ본론ㆍ말미의 형식을 갖추는 것이 일반적이다.

① 문서제목
문서제목을 입력할 때에는 보고서를 받는 사람(결재권자)이 해당 문서가 무엇을 보고하고자 하는지 이해하기 쉽도록 간단명료하게 입력한다.

② 문서번호
문서의 체계적인 관리를 위하여 실적보고서도 문서의 고유번호 내지는 문서의 코드 등을 정해놓고 일관성 있게 분류하여 관리하는 것이 좋다.

③ 결재란
결재란 작성은 결재권자의 인원수에 맞추어 작성해야 한다.

④ 처리기간
업무가 종료된 시점과 업무를 마치기까지의 걸린 시간 등을 입력하여 해당 업무에 어느 정도의 시간이 소요 되었는지 알 수 있도록 한다.

⑤ 주관 및 협력부서
업무를 진행함에 있어서 주관한 부서와 업무진행시 협력자 또는 협력부서, 거래처 등을 입력한다.

⑥ 예측량 및 실제량
업무를 진행하기 전 예측된 목표치를 입력하고 실제결과를 입력하여 어느 정도의 성과가 있었는지 실행율, 달성율 등을 기입한다.

⑦ 본문내용
본문의 내용에서는 현재까지의 업무진행 사항과 완료된 업무내용, 향후 계획하고 있는 업무에 대해 구체적으로 기술한다.


5. 실적보고서 작성 시 유의사항

실적보고서는 기간이나 형태에 따라 전개 방법이 다를 수는 있으나 일반적으로 보고받는 사람의 입장에서 이해하기 쉽도록 작성하는 것이 중요하다.

1) 보고서의 요점을 정확히 파악
실적보고서는 자신의 업무에 대한 특징, 진행상황, 결과 및 실적 등을 상대방에게 보고하는 문서이다. 따라서 실적보고서는 보고의 요점을 명확하게 하여 보고를 받는 사람의 관점에서 이해하기 쉽게 작성하여, 결재자가 정확히 판단하기 용이해야 한다.

실적보고서는 업무의 결과와 실적에 요점을 맞추고 사실적으로 작성하여 보고하고자 하는 내용이 무엇인지를 한 눈에 쉽게 알 수 있도록 해야 하며, 그러기 위해서는 각 업무별로 항목을 나누어 일목요연하고, 명료하게 기재하되 이해하기 쉬운 문구를 사용하여 전하고자 하는 내용의 취지를 충분히 전달될 수 있도록 작성해야 한다.

2) 완결성 있게 작성
보고서는 그 자체로 완전한 형식과 내용을 갖추어야 하며, 다른 자료가 없어도 완벽하게 이해가 되도록 작성해야한다.

① 보고서는 그 자체로 완전한 형식과 내용을 갖추어야 한다.(문서의 완결성)
② 결재자가 보고서를 보고 추가적인 질문사항이 발생하지 않도록 명확히 서술
③ 하나의 보고서에 몇 개의 주제를 혼합하여 혼동을 일으키지 않도록 항목을 설정
④ 보고서 분량은 가능한 심플할수록 좋으며 필요 시 별첨 참고자료 활용

3) 표준화된 서식으로 작성
① 간결하면서도 명료한 문체를 사용하여 기재한다.
② 능동적인 문장으로 표현한다.
③ 표준어를 사용해야 하며 은어나 속어는 배제한다.
④ 업무를 담당할 근로자들이 사용하는 친숙한 용어를 사용하도록 한다.
⑤ 현재형의 시제를 사용하여 작성한다.