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결근의 종류에는 사전에 회사의 허가를 받은 유계결근과 허가를 받지 않고 결근하는 무계결근이 있는데 결근의 사유를 구체적으로 밝혀 보고해야 할 때 결근사유서를 사용한다.
결근사유서를 제출하는 본인의 부서와 직위, 성명을 정확하게 기재하고, 결근 사유가 발생하는 기간도 명시해야 한다.
병가, 결혼식, 장례식, 예비군훈련 등으로 부득이하게 결근하게 되면 사유 발생 이유를 일목요연하게 정리하여 기재한다.
특히 결근 사유는 개인적인 볼 일 이외에도 공식적 공무도 포함하므로 구체적인 내용을 작성하여 개인에게 돌아올 인사관리에 불이익이나 피해를 받는 일이 없도록 하고, 사후 비등한 업무 진행에 참조할 수 있도록 한다.
