회의는 한 장소에 여러 사람이 모여서 의견을 나누고, 가장 좋다고 판단되는 의견에 따라 실시사항을 결정하는 절차로 다수의 사람이 모여 의견을 교환하는 활동이므로 단독으로 의견을 발표하거나 지시사항만을 전달하기 위한 것은 목적이라고 할 수 없다.
회의록은 회의의 내용을 정형화 시켜 정리함으로써 회사 내 정보 교환과 문제해결을 위한 자료가 된다.
회의록은 정보교류를 위한 회의록과 문제 해결을 위하여 의견을 제기하면서 해결책을 모색하는 회의록으로 구분할 수 있다.
회의록은 회의에서 토의된 중요한 내용과 결정된 사항 등을 적절한 형식을 갖추어 정확하게 기록해야 한다.
또한 회의결과를 작성된 회의록을 통하여 주요 결정사항 및 진행사항 등을 정리하여 관련 부서에 전달하거나 상부에 보고할 수 있도록 체계적인 작성과 관리가 필요하다.
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