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기업에서는 특정 사유로 제품에 대한 반품을 의뢰하고자 할 시, 해당 사항을 기재하여 거래업체에 발송할 수 있다.
이때 작성하는 문서를 반품의뢰서라 하며, 반품의뢰서를 수신한 업체는 내부 검토를 거친 후 해당 제품에 대한 반품을 결정하게 된다.
반품의뢰서를 작성할 시에는 사업 부서와 거래 일자, 작성 일자를 비롯하여 제품의 품명, 수량 등의 사항을 상세히 기재해야 한다.
또 불만 사유, 불만 공장, 반품 사유 등의 내용을 항목에 따라 빠짐없이 작성하도록 한다.
그 밖에 연락처, 거래선 등을 정확하게 표기하도록 한다.
